電子文件管理系統的特點與開發模式

高宇

（黑龍江省建三江洪河農場辦公室，黑龍江 佳木斯 156332）

當前對于電子文件管理系統來說，國際上主要應用了兩種表述：第一種是電子文件保存系統，即是應用自動化程序來對于某機構的電子文件進行管理，電子文件的內容以及背景信息結構都會得到保存；其二則是電子文件管理系統，其是應用自動化程序管理來針對機構的電子文件進行管理，在管理對象上，其不僅僅可以實現對電子文件與紙質文件的管理，同時也包括縮微膠片等等。

一、電子文件管理的系統

（一）完善的元數據體系

從功能上來看，電子文件管理系統一方面需要針對電子文件進行保存，同時也要及時地識別電子文件信息。所形成和捕獲的背景信息可以在電子文件的整個流程上都發揮作用，從而證實電子文件形成過程，這對于電子文件自身的真實性判斷來說極為關鍵。元數據可以用于標注與描述電子文件的定義、屬性、結構等等，可以有效地揭示電子文件的形成過程、內容、排版等等信息，對于文件管理來說極為重要。在正常情況下，信息系統無法從根本上保證電子文件的真實性，但是元數據體系的引入可以大大提高電子文件的憑證價值與效力。

（二）網絡功能

電子文件管理系統當中，網絡技術的應用也是一大特點，其可以作為文件傳輸的媒介，也是實現電子文件傳遞與歸檔自動化的重要技術條件。電子文件產生于計算機設備上，存在于網絡空間中，而早期我國對于電子文件的應用方式也僅僅是將其打印成紙質文件之后再下發，因而其管理重點仍然在于紙質文件。而應用網絡來實現 電子文件的管理可以有效地提高管理效率，并實現電子文件全過程管理模式。

（三）捕獲功能

從電子文件管理系統自身的功能來看，捕獲的對象主要分為兩類，分別是電子文件本身以及背景信息。捕獲即是對于電子文件科學而準確地記錄的過程，可以經過跟蹤的方式來記錄需要保留的信息，而在具體的記錄目標方面，也由于預先制定的元數據體系決定。因而對于電子文件管理系統而言，元數據是極為重要的，其決定著電子文件信息取舍與選擇對象，要保證記錄的信息質量。

（四）全過程管控

對于電子文件的全過程管控，即是針對于電子文件全生命周期所采取的管理與跟蹤、監控過程，具體來說，包括著查看文件在所處的位置以及活動情況，同時也可以顯示文件下一步的流轉方向。具體來說，電子文件的全過程管控主要包括了四個方面，分別是版式管控、流程管控，保密性管控以及安全性管控，也即需要保證電子文件在全生命過程當中可以保持原貌。而通過加密處理來保證電子文件的真實與安全性，可以應用數字認識與電子印章實現。

二、電子文件管理系統的開發模式

（一）文件與檔案管理系統的開發模式

我國文件與檔案管理系統的開發模式可以劃分為三類：一是模仿 手工管理的模式。這種模式的特點是收發文登記與分類立卷仍然是分開的，實現的系統功能是有關的數據信息可以次輸人、多次輸出、重復使用。中國人民解放軍在軍隊系統實施的“軍檔工程”中《公文檔案信息網絡系統》就是其中的典型代表，它利用自動化手段模擬完成了以往手工文件管理和檔案管理過程，在一定程度上提高了工作效率。二是文檔 體化模式。這種模式的特點是改變傳統組卷方式，集文件登記、流轉、立卷、著錄、借閱、統計功能于一體，歸檔與組卷一次完成，組卷方式較傳統檔案管理更加靈活，例如同一年度、同一保管期限、同一類別內一事一卷。這種模式實現的系統功能是將計算機輔助檔案管理的功能延伸到文件處理階段，精簡以往的工作環節三是電子文件管理系統開發模式。這種模式的特點是不再停留在對傳統文件與檔案管理業務流程進行簡單的“模擬”上，而是根據電子文件信息和數據流向開發一整套新的管理方法。

（二）電子文件管理系統開發的基礎

電子文件管理系統的開發是以電子文件管理全程管理的流程設計為基礎的。由于我國業界對電子文件流程的理論研究整體上處于起步階段，甚至還沒有真正形成-個完整獨立的研究方向，電子文件管理系統的開發缺乏理論做指導。所以，當前的各類文件與檔案的計算機管理系統，多是對手工管理階段功能的模擬，沒有真正從電子文件全程管理方面進行考慮，因此，以往的文件與檔案管理系統建設往往停留在對已有各項技術的應用和系統集成層面上，其開發模式是：軟件開發商運用自己以前在某一領域的科研能力和產品優勢提出框架，然后對其他的技術成果和產品加以集成，最后形成系統。這樣的由技術啟動、廠商推動發展模式下形成的文件與檔案管理系統，仍舊因襲了紙質文件手工管理階段的流程，沒有引進前端控制等先進的管理思想來優化流程。文件與檔案管理系統所實現的電子文件管理的變化相較于傳統文件與檔案管理只是改良性質的變化而非革命性的變化，這樣的系統尚不能保證電子文件的檔案憑證價值的實現，不是符合電子文件自身特點和要求的、一體化的電子文件管理系統。為此，必須更新電子文件管理系統的開發模式。

三、總結

基于前文總結不難發現，基于流程的優化以及標準的引導，并做好基礎設計，這樣開發出的電子文質管理系統才能符合于電子文件的管理流程，更好地實現文件管理工作的要求。做好電子文件管理工作，也可以進一步與機構業務實現無縫對接，實現對于電子文件的全過程管理。因而需要相關部門可以將電子文件全程納入到檔案管理視野當中，這樣才能一方面滿足于檔案管理的需要，同時也給業務工作的開展帶來便利。