加強醫療衛生系統檔案管理工作的模式和方法

孫秀娜

（巴彥縣富江鄉衛生院，黑龍江 巴彥 151800）

近些年來，伴隨著信息化、數字化、智能化等多項社會科學技術的不斷飛速發展，就使得很多行業的發展均邁向新臺階，在提升產品質量的過程中，還有助于對產品的生產、維護等進行有效的數據記錄。在醫療衛生領域，很多的取藥用藥、器官手術、預約掛號等均在眾多科學技術的推動下獲得良性發展。但是在醫療系統的檔案管理過程中，由于受到人員配置、重視程度、部門分管等多方面現實因素的影響制約，使得其未能夠很好的應用當前的科學技術，從而使得其仍然存在很多不足之處，與發達國家相比較而言，我們國家在檔案管理以及檔案利用程度等方面均明顯落后。因此，面對當前互聯網技術以及國家相關政策法規的宏觀支持，就應該加強對醫療系統的檔案管理工作，從而更好的讓醫療資料服務于大眾。

一、當前醫療衛生領域檔案管理現狀及問題分析

（一）重視程度不夠

在調查中發現，在部分醫院由于為能夠意識到檔案管理的重要性，因此就不會投入相關的技術以及人員對其檔案管理系統進行優化，所以就一度沿用傳統的管理辦法以及意識，即采用手工的方式對檔案進行統計和歸類，如此一來不僅加大了人資資本的投入，并且整個過程耗時低效、不精確。

（二）醫療單位之間缺少互動

建立醫療衛生檔案管理制度，其最終的目的就在于方便各個地區的醫療機構之間交流互動的快捷性，但是在實際情況中，很多的醫療單位由于由于其檔案隸屬行政機構的不同，就很容易出現各自獨立管理、發展的現象，從而就會對設立不同標準制度下的要求與管理方式。

（三）檔案資源的浪費

在多方面影響因素的制約作用下，存在一些醫療衛生部門對于檔案的利用以及與其他部門之間交際為零的狀態，這就嚴重與檔案管理的初中相違背，自然而然就使得這些檔案資源只有管，而沒有充分被利用，進而導致在科學技術快速發展過程中信息化管理技術與檔案管理不相融的狀態，最終造成資源的極大浪費。

二、醫療衛生系統檔案管理的優化策略

（一）加強檔案管理制度化建設

檔案管理是醫院管理工作的重要組織部分，并在很大程度上反映出醫院的整體管理水平。加強檔案管理工作，有利于醫院的現代化、科學化管理；有利于醫療質量和服務水平的提高；有利于醫學科技的推廣應用。具體可以從以下幾方面著手：（1）建立網絡化組織管理，提高各級人員檔案意識：要 建立健全醫院檔案管理系統，搞好檔案管理工作，各級領導對檔案工作的重視和支持是關鍵。衛生廳要求各單位要成立由主管行政領導負責的檔案工作領導小組，建立健全檔案管理領導機構，在各科室設置兼職檔案員，實現了組織結構網絡化管理，使檔案工作處處有人具體負責。（2）建立健全檔案管理制度：根據《檔案法》及國家檔案局第 8 號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的要求，結合實際，制訂出適合本單位的檔案管理條例和各項管理制度，強化了廳直屬各單位檔案管理的可操作性和規范性，使檔案工作做到“有章可循，有據可依”。（3）改善檔案管理設施：為使檔案利用規范、方便、快捷，從長遠著想，改善檔案保管設施，豐富館藏。例如：陜西省婦幼保健院在業務用房非常緊缺的情況下，投入大量資金裝修固定了綜合檔案室，配備了檔案密集柜，更新計算機，做到了辦公、閱覽、庫房三分開，較以往有了全新的改變，徹底改善了檔案保管條件。

（二）加強檔案管理工作者相關培訓

在對檔案管理工作的培訓工作，應該首先從管理意識方面抓起，因為每個個體產生正確行為的前提是具備相關的意識，所以醫衛生系統的檔案管理工作亦是如此。即在此培訓過程中，要讓工作者認識到檔案管理的目的不在于對其信心進行相關的登記錄入、整理分類，更為重要的是對這些信息的有效利用，應當以加強醫療機構之間檔案管理的交互作用為最終目的。其次，管理培訓工作要抓住工作人員的素質培訓；一方面，每個地區的相關醫療系統的行政部門要加強對醫療機構內部的檔案管理工作，并且在特定條件下對其存在的檔案管理問題以及現狀進行糾正、優化等，務必要指導醫療機構將檔案管理的制度落實到位。另外一方面，就需要醫療機構自身加強自身的管理素質，通過融合使用系列創新設備、聘請相關檔案管理技術人員對內部的管理人員進行技術培訓、業務能力的提升，并且要將檔案管理的重要精神、責任、義務等進行及時的傳達與實施。

（三）信息化管理與檔案管理的協同發展

當前世界正在經歷一場革命性的變化，信息化時代就是依靠信息產生價值的時代，信息化是當今時代發展的大趨勢，信息即代表著先進生產力，因此檔案中的信息亦是如此，而在檔案信息利用的過程中，其傳輸的速度以及共享的覆蓋面無疑會影響到檔案的價值，與傳統的檔案形式相比，電子檔案則會很好的改善檔案信息的及時性及共享性。在實際應用過程中，正如我們需要將手機中的文件和電腦中的文件進行有效對接的時候，我們應該提供一個正確的標準接口一樣，想要實現電子檔案和紙質檔案的有效對接、整合利用，就必須建立一個通用的管理系統完成檔案生成、歸類、傳輸等工作。