新形勢下推進企業檔案信息化建設的路徑探析

于英輝

（中交一航局第三工程有限公司，遼寧 大連 116083）

引言：企業檔案是企業在運行過程中，會形成各種文件，對于國家以及社會具有重要價值，所以工作人員應加強對企業檔案的研究，并在此過程中積極運用信息化進行企業檔案建設，提高企業檔案工作的效率以及質量。

一、推進企業檔案信息化的重要性

在企業發展過程中。部分企業為節省成本，缺乏對企業檔案的重視，影響其信息化的發展，部分檔案管理人員所運用的管理方法較為落后，對于企業的發展具有不利影響，所以企業應加強對檔案信息化建設的重視，具體有以下幾個方面好處：

（一）促進企業的發展

企業檔案建設的信息化對于企業的發展具有重要作用，主要體現在以下幾個方面：第一，符合時代性的要求，創新在在企業的發展中始終是重要內容，在檔案管理過程中，運用信息化技術，樹立工作人員工作的創新觀念，并促使企業檔案工作盡快實現專業化和合作化。另外，檔案信息化建設是檔案工作融入現代生活、對接智慧城市的重要方式，有助于企業適應外部環境變化，從而促進其和諧發展。第二，提高工作效率。隨著社會經濟的發展，傳統的管理方法無法滿足企業的要求，所以工作人員應創新管理方法，即運用信息化技術，從而使檔案管理工作趨于科學化與效率化等方面的發展，工作人員通過運用計算機設備，對檔案文件進行掃描、數據化等方式進行處理，通過網絡進行資源共享，從而有效的提高工作效率[1]。

（二）減輕工作人員負擔

在進行企業檔案管理過程中，工作人員運用傳統的管理方法，具有工作量大、工作形式復雜且枯燥的特點，在組織文件、創建目錄等工作環節中，都需要員工進行手工處理，在此過程中會消耗其較長時間，容易出現錯誤，通過信息化建設，能夠將復雜的工作進行電子化處理，在減輕工作人員負擔的同時，具有降低由于人工出現錯誤的現象，從而提高企業檔案相關工作的效率。另外，為工作人員檢索提供了便利條件。運用傳統的企業檔案檢索方法，需要工作人員利用檔案文件管理者在以前工作過程中制定的目錄進行檢索，具有費時、費力的弊端，運用計算機技術進行檢索，具有便捷、快速的特點，方便員工進行隨時查閱。

二、在新形勢下推進企業檔案信息化建設的方法

（一）提高工作人員技術水平

在企業中，工作人員的水平對于企業檔案信息化建設質量具有直接影響。公司應積極引進高素質的管理人才。企業檔案信息化管理人才能夠為該項工作提供智力上的支持，所以企業在引進高水平人才的同時，應加強對現有工作人員的培訓，積極樹立檔案信息化管理的理念，幫助其提高對信息化重要性的認識，從而有效的培養具有檔案管理、信息技術等方面知識的復合型人才，從而在企業檔案建立過程中，高效的運用信息化設備。另外，管理人員應加強對工作人員質量意識的培養，企業檔案信息化建設的質量與員工的質量意識具有較為密切的聯系，所以，在培訓過程中，管理人員應著重強調質量的重要性，使其高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設[2]。以國網唐縣供電公司為例，該企業。為適應現代企業管理的需要，積極進行企業檔案信息化建設，使檔案工作趨于制度化、規范化、科學化，該公司管理人員針對企業檔案管理人員制定了相應的培訓計劃，使其全面掌握檔案管理的有關法規和知識，不斷豐富干部職工的檔案管理知識，增強干部職工檔案管理意識，提高干部職工的檔案管理水平，并給檔案室配備了電腦、打印機、復印機、高速掃描儀等先進設施設備，利用OA辦公系統平臺，使電子公文傳閱及歸檔更加方便快捷、電子公文更加規范。

（二）建立健全管理機制

為保證企業檔案工作能夠適應新形勢的發展，企業應建立規范統一的檔案信息化管理平臺，并制定相關的管理規定。第一，建立統一的管理平臺。管理人員需要根據企業的發展特點，對檔案信息進行標準化的采集，并對軟件標準進行明確的規定，保證企業檔案管理平臺與企業信息系統之間能夠實現一體化的數據采集，從而保證企業檔案信息化建設具有條理性以及真實、有效性。第二，責任制的建立。企業檔案管理具有需要全員參與的特點，需要各個崗位的工作人員進行密切的配合，從而進行公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作，需要管理人員明確責任。管理人員應將檔案的收集、整理、歸檔等方面的各個環節進行合理的分工，制定一系列規章制度及檔案管理工作細則，從而保證檔案管理具有規范化、制度化、科學化的特點，推動檔案管理各項工作得到有序開展、有效落實。第三，建立監管制度。監督管理人員通過建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案進行檢查，并對其中的各個環節進行抽取測試，禁止出現損毀、篡改、偽造的現象，從而確保企業檔案信息化建設的有效性。

（三）加強信息化的開發

在新形勢下，企業應加強對企業檔案信息化開發的重視，技術人員應樹立創新觀念。第一，積極運用云儲存方式。在部分企業中，工作人員需要對企業檔案中的歷史記錄進行存檔，便于以后查詢，隨著企業的發展，電子文檔數量會不斷增加，增強了儲存壓力，所以技術人員應在企業檔案信息化建設過程中，加強對云儲存的運用，從而有效的解決檔案文檔儲存的問題，并且為企業檔案的信息安全提供保障。第二，加強檔案目錄數據庫建設。一些企業在進行檔案信息建設過程中，缺乏對信息目錄的重視，沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，影響檔案信息儲存的規范性，并不利于后期的查閱，所以技術人員應加強檔案目錄的輸入、保存，從而開發標準化的檔案管理系統。第三，技術人員應加強自身協同信息化的理念，運用企業信息門戶和協同管理平臺的概念，將OA和ERP、PDM、CRM等系統進行整合，從而消除在企業檔案信息化建設過程中信息孤島的現象，實現對企業檔案進行全方位立體的統一管理，提升辦公效率，使檔案管理不受時間、空間的限制[3]。

（四）加強網絡安全性

在企業檔案建設過程中，信息安全面臨著嚴峻的挑戰，其中的影響因素較多，現階段電腦病毒肆虐，嚴重影響文件信息的安全性，所以技術人員在進行企業檔案信息建設過程中，應對其進行加密處理，并根據企業的需求，運用適合其的防火墻技術，從而有效的完善防護系統，加強對企業檔案信息的保護。另外，企業領導應加強對工作人員的管理，確保其嚴格履行檔案管理規定,避免出現在檔案網站上違規發布重要公司檔案文件信息的現象。以大唐福建分公司為例，為適應時代的發展，該公司建設覆蓋全公司各級單位多賬套多全宗模式的檔案信息化管理系統，建設了數字檔案室。配備必要的計算機系統、掃描儀、刻錄機、光盤庫和中轉服務器等信息技術設施設備。為保證信息安全，該公司在檔案系統的軟件中，配置了一個全文識別的功能模塊。該模塊可通過文字識別、標簽身份識別，將信息提取后綜合匯總，措施上除了要留存系統日志外，還要進行審計，一旦發生問題，就可以實現追蹤。數據的存儲和控制會有操作記錄，包括3W信息。

結語：綜上所述，企業檔案在企業中具有重要作用，工作人員應提高自身能力水平，積極了解相關材料，從而提高工作效率，技術人員應運用創新精神，加強信息軟件的開發，保證企業檔案信息化符合時代要求。