招標代理業務管控標準表單的應用機制與效益分析

曾東瑜

[摘 要]招標投標事業正站在新時代供給側改革的制高點，如何在業務劇增情況下，做到“多而不亂”，實現有效管控，是招標代理機構亟待解決的問題。基于此，本文分析了采購項目管控現狀，為采購項目標準化精益管控提出了一些應對措施，旨在為相關研究提供借鑒。

[關鍵詞]招標代理;管控表單;應用;效益

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.059

[中圖分類號]TP311.52[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

目前，招標管理改革不斷邁向深水區，由于不同類型采購項目的審核項及管控有所不同，目前未有統一的管控體系，容易出現紕漏和業務風險。招標代理業務各環節管控迫切得到標準表單體系的指引，以期通過標準化管控，實現招標代理業務的創新創效，擦亮招標代理公司的企業品牌，不斷提升企業競爭力，在招標代理行業市場化的大趨勢下取得發展的內核動力，迎來更新更好的發展與未來。如何做到“多而不亂”“全程留痕”，保證質量進度，提升招標代理業務整體效能是亟待解決的問題。為推進標準化管控，推行招標管理“較真”文化，實施招標領域“排雷”行動，有效防范招投標業務風險，本文借鑒項目管理、5S管理理論知識，研究并編制《招標代理業務管控標準表單體系》，投入實踐應用，全面提升全員工作質量，追求業務零失誤，促進招標管理改革工作持續、高效推進。

1 ? ? 招標業務面臨現狀

隨著招標管理改革不斷邁向深水區，大量項目采取招標方式進行規范采購，招標業務量面臨劇增的局面，招標代理機構如何“去存量，控增量”，穩步推進業務進度，規范有序穩步推進招標管理改革，是目前急待解決的問題。

1.1 ? 不同類型采購項目的管控審核項及管控要求有所不同

招標采購項目主要分為工程類、貨物類、服務類，不同類型采購項目過程管控要求及審核項有所不同，如果沒有一個系統的標準表單予以明確指引，容易出現審核紕漏，發生業務風險。

1.2 ? 招標代理業務各環節管控缺乏標準指引

招標代理業務是程序化、標準化要求非常高的一項技術工作，目前對采購項目整體管理雖有相關制度和規定，但對招標代理業務管控方面仍未有相關標準指引，有待建立一套科學、實用的招標代理業務管控標準表單體系，助推招標代理業務實現“穩定化、標準化、簡約化”三化目標。

1.3 ? 駐點服務精益管控有待提升

為提升服務質量，招標代理機構對大宗客戶往往開展駐點服務工作。在日常管控中，需要通過駐點服務飛行檢查及時發現駐點服務在標準執行、全程精益管控、用工成本整體控制水平，以便最大限度地提升駐點服務整體效能，促進招標代理業務品牌整體提升。

2 ? ? 招標代理業務管控標準表單體系的應用機制

管控標準表單體系的應用機制是倡導“第一次把事情做對”質量理念，貫徹“穩定化、標準化、簡約化”三化管理思路，結合招標采購工作實際，創建可復制應用、可標準執行、可推廣應用的招標代理業務管控標準表單體系并投入實踐應用，通過有形的“手”（標準表單）加強對無形的招標業務質量進度的全面統籌，實現對招標采購項目的各環節貼身管控和標準引導，有效防范業務紕漏，防范業務風險，提高采購效率，節約采購成本，從而實現招標采購項目創新創效的目標，助推招標代理公司不斷提升優質高效的良好企業品牌形象。

招標代理業務管控標準表單體系的主要內容包括以下幾點：①《招標代理業務十項規定動作》;②評標前管控標準表單，主要包括《招標方案審核表》《招標文件審核表》《開標記錄匯總表》;③評標過程管控標準表單，主要包括《評標過程重要事項一覽表》《合格供應商審核表》《物資配件權重審核表》《物資配件報價審核表》《評標報告審核表》;④評標后管控標準表單，主要包括《評標過程資料簽收表》《招標項目資料整理歸檔工作管控流程表》《招標檔案現場督導計劃表》《招標檔案整理工作檢查記錄表》;⑤駐點服務專項管控標準表單，主要包括《招標代理駐點服務人員主要工作確認表》《招標代理駐點服務項目飛行檢查工作流程表》《招標代理駐點服務飛行檢查記錄表》《招標代理機構服務質量評價意見表》《招標代理駐點服務項目飛行檢查結果表》《招標代理駐點服務開評標現場飛行檢查登記表》。所有表單均圍繞招標業務特質、流程需要及管控目標進行標準化、個性化設置，切合實際使用的同時兼顧應用的廣泛性及推廣的便捷性，以便取得更好的實踐效果。

3 ? ? 管控標準表單體系的應用效益

3.1 ? 填補招標代理業務標準管控表單體系應用上的空白

通過創建可標準執行、可推廣應用至廣東電網公司全省招標代理業務的管控標準表單體系，全面改善了招標代理業務管控無標準表單指引的舊局面，倡導“第一次把事情做對”質量理念，杜絕了大量常規、易發、多發業務紕漏，為防范大批量的質疑、異議及項目后期投訴事項奠定了較好的技術支持和專業支撐。項目管理效益、社會效益良好，預估經濟效益可達180萬元/年，從而有效降低服務成本，帶動企業招標代理業務利潤額整體提升，推廣應用前景十分廣闊。

3.2 ? 創新采購項目標準管控模式

擺脫采購項目傳統管控模式，轉向實行標準管控模式，盡可能地實質性減少人為因素對采購項目質量的影響，使各關鍵節點得到實時掌控，為實現招標業務“穩定化、標準化、簡化”三化目標打下堅實基礎。標準表單的應用，確保了項目重要事項、澄清、補遺及業主方個性化要求得到充分備案和記載，以便實現項目快速移交，防范業務紕漏。進一步通過評標前、評標過程、評標后及駐點服務專項管理4個模塊優化管控標準表單體系，兼顧考慮實用性和一體化，并延伸移交工作等末端管控中靈活應用，移交時只需將項目整套標準表單作為移交的指引文件，各環節的注意事項一目了然，保障移交工作有條不紊，方便快捷。

3.3 ? 促進采購效率提升，為招標專責減負

攻克了多項目同時負責、同步推進狀況下易出業務紕漏的問題，實現了采購項目AB角措施的全流程廣義實施，促進采購項目有序管控、標準實施，做到“多有不亂”，進而幫助減輕工作壓力;尤其在高峰期，可實時掌握項目運作狀態及存在的問題，根據表單實時記載內容對存在問題冷靜應對，及時堵塞業務漏洞，防范忙中添亂，忙中出錯，減少項目異議、投訴事件。

3.4 ? 促進采購項目AB角措施的全流程廣義實施

采購項目AB角措施在實際應用中稍不留意就容易出現交接失誤或不到位的情況，嚴重的還可能導致項目采購失敗。本項目攻克了采購項目AB角措施實施時交接環節容易出現交接失誤或不到位的難題，方便A角、B角通過標準表單“提醒、記載、追溯”實用功能，一目了然地掌握項目實施進度、存在問題及各項備注信息，進行項目順暢交接，實現無障礙銜接。本身的交接時間也在備注欄中得以體現，實現原來純粹的業務交接，提升了業務、責任雙交接，有利于明確雙方責任，確保項目可控、在控。通過AB角措施的規范實施，極大地推進項目評標前后各環節的無縫銜接，原來由“項目經理”負責的項目管控工作內容融入轉化為“項目輔助人員”對項目管理標準表單的標準執行上來，有利于縮減駐點服務人工成本支出，促進公司駐點服務招標業務利潤提升。

3.5 ? 提升企業招標文化建設

通過招標代理業務管控標準表單的編制與應用，徹底擺脫傳統的采購項目自由管控模式，創新實現了采購項目標準管控模式，并同步建立了招標代理業務管控標準表單體系，為公司全面實施招標代理業務“全流程、全覆蓋式”標準管控奠定理論基礎，為公司總結提升和豐富發展招標代理業務企業文化內涵奠定了實踐經驗支撐。

3.6 ? 促進駐點服務精益管控，降本增效

通過管控標準表單在駐點服務工作中的有效應用，杜絕過多的人為因素對采購項目實施質量影響，使采購項目各個關鍵節點得到實時掌控，促進公司招標代理業務得到更加標準、規范、高效深入推進，為招標代理機構駐點服務精益管控、降本增效提供了制度依托和強力保證。原來項目管理崗位負責的項目管控工作內容融入轉化為招標專責對項目管理標準表單的標準執行上來，減少了原來項目管理崗位的冗余人力資本投入，從而有效降低駐點服務成本，帶動招標代理業務利潤整體提升。

4 ? ? 結 語

招標代理業務管控標準表單體系已大規模應用于廣東電網近4 800個電招標采購項目，范圍涵蓋公開招標、非公開招標項目領域，全面改善了招標代理業務管控無標準表單指引的舊局面，杜絕了大量的常規、易發、多發業務紕漏，為防范大批量的質疑、異議及項目后期投訴事項奠定了較好的技術支持和專業支撐。成果已固化、嵌入招標業務各大作業指導書。項目成果實現了傳統項目管理由自由管控模式向標準管控模式的重大突破，強化了監督的再監督，標準的標準執行，極大地促進了招標業務專門化管控領先水平。通過長期大量案例的成功實踐和反復檢驗，充分印證了本項目成果的實用性和可復制性，展現了很強的示范作用，展現了項目較強的示范作用和應用價值，有利于關口前移，圍繞采購項目實際，緊貼防范業務風險，實現業務零失誤、零差錯，提升招標工作質量效率，具有良好的推廣和應用價值。有利于標準管控，從源頭堵住漏洞，防范業務風險，實現業務零失誤、零差錯，全面推進招標業務良好健康發展。