信息化技術在國有企業物資采購管理中的應用

[摘 要]信息化技術可以提高企業的管理效率，優化管理模式，因此信息化技術逐漸被應用到國有企業管理之中。文章以國有企業物資采購管理為例，探究信息化技術在物資采購管理中的應用。

[關鍵詞]信息化技術;國有企業;物資采購管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.32.187

1 引言

對國有企業而言，利用信息化技術可以簡化工作流程，提高工作效率和準確性，為職工的工作帶來便利。國有企業物資采購業務涉及的部門和業務流程比較復雜，在采購計劃制訂過程中需要技術部門、計劃部門根據企業的庫存以及項目需求提出申請，由采購部門進行采購。采購后，需要由質檢部門進行檢驗后由倉儲管理部門進行入庫出庫，物資采購業務涉及的部門比較廣，需要和各個部門合作。如企業在物資采購業務中應用信息化技術，將所有業務都輸入到電腦軟件中，各個部門便可以利用信息化軟件進行相關信息查詢、業務操作，不但能夠保證業務的準確性，還能夠提高各個部門的溝通效果。

2 信息化技術在國有企業物資采購業務上的應用方案

2.1 物料需求計劃信息化

國有企業物資采購的產品規格型號、產品數量、產品技術指標主要是由公司的設計部門規定，由技術部門提出物料需求計劃，進而按照物料需求計劃進行購買。在應用信息化技術后，即企業物料管理ERP，ERP主要包括項目需求模塊和物料需求模塊，項目需求模塊主要是由設計部門進行控制，物料需求模塊主要由計劃部門進行控制。

設計部門按照項目要求列出所需要的原材料清單，包括原材料的技術要求和數量，在軟件上生成項目需求清單，由領導審批后，計劃部門便可以直接在ERP上觀看到項目清單，進而結合目前庫存中產品的數量，生成新的物料需求計劃，由領導審批后，形成物料需求計劃。例如設計部門提出購買10KV電流互感器（200∶5）20臺，計劃部門需要對庫存量進行核實，核實后發現庫存中有同種規格型號的電流互感器5臺，在物資需求計劃中便可以直接購買15臺電流互感器，有效利用庫存量。對采購部門而言，可以直接根據ERP軟件上的物料需求計劃購買相關物料。

2.2 物資采購合同確定環節

國有企業采購部門按照物資需求計劃展開采購工作，在采購計劃制定時，首先要對供應商進行選擇。采購管理部門需要對供應商定期進行核實，將符合條件的供應商列入ERP軟件系統中，采購人員在購買過程中可以直接從ERP軟件信息系統中選擇合格供應商，進行招標比價，形成招標比價分析表，進而從質量、價格兩個方面入手進行分析，選擇合適的供應商。確定購買的供應商后，采購人員可以直接在ERP系統上生成采購合同，將采購合同傳遞給供應商，簽訂采購合同，完成采購任務。例如在高壓電流互感器進行采購過程中，ERP系統中輸入的合格供應商包括某北方電流互感器廠家、某一戶電流互感器廠家、某二戶電流互感器廠家，采購人員可以將其三家作為采購招標比價的對象，自動生成招標比價單據，由招標部門領導和采購部門領導進行審批。

2.3 采購原材料入庫管理信息化

購買原材料到達企業后，由倉儲管理部門清查物資數量是否滿足要求，進而由檢驗部門進行檢驗，檢驗合格辦理入庫手續。在應用ERP信息化軟件后，倉儲管理部門人員在接收物資后，利用ERP軟件，按照物資的規格型號、數量進行報檢，自動生成報檢單。

對質檢部門而言，直接在ERP軟件上便可以查到報檢產品的規格型號、數量以及技術要求，打印報檢單，按照報檢單上所需要的性能需求，對產品進行檢驗。例如在15臺電流互感器報檢過程中，可以從ERP系統中明確的查詢到規格型號為10kV，變比為200∶5，購買廠家為某北方電流互感器廠家，購買數量為15臺，該批次物資使用項目以及用途，檢驗人員在檢驗過程中便可以根據相關技術資料進行校驗。檢驗合格后，在ERP軟件上直接辦理入庫手續。若是存在不合格產品，便可以直接在ERP軟件上進行處理，注明不合格數量和不合格原因，將合格產品進行入庫，不合格產品由采購部門進行處理。

采購部門直接在ERP上查詢到不合格產品的規格型號、不合格原因、不合格數量，按照質檢部門提交信息，聯系供應商，進而退貨或者是換貨，及時跟蹤不合格品的處理。

2.4 采購原材料出庫管理信息化

采購原材料主要是用于生產車間，生產車間根據生產所需求物料到庫房去提貨，辦理出庫手續。應用ERP信息軟件，生產車間可以根據項目需求直接在ERP軟件上生成提料單，進而到庫房按照提料單進行領料，生產車間領料后便可以到庫房直接辦理出庫手續。

庫房辦理出庫手續后，ERP軟件物料查詢過程中物料的數量便會自動更新。應用物資管理ERP軟件后，可以直接在ERP軟件上查詢庫存量，包括規格型號、數量、性能等，各個部門對現有庫存量能夠清晰的查看到，在物料需求計劃制定時，才可以充分的利用庫存量，這樣便能夠避免庫存量積壓帶來的經濟損失。同時ERP信息軟件應用后，計劃部門、設計部門、采購部門、質檢部門、倉儲管理部門、生產車間，不同部門之間可以直接在ERP軟件上進行物資采購、物資入庫、物資出庫等業務的處理，相關業務處理比較便捷，避免因為信息流通不通暢等因素影響物料管理。

3 信息化技術在國有企業物資采購管理中應用保障措施

3.1 組織保障

國有企業物資采購管理過程中若是要應用ERP系統軟件，那么需要對企業的組織機構進行優化，明確各個部門的職責和權限，根據各個部門的職責，賦予其一定的權限，完成ERP系統的審批工作。ERP系統在物資采購管理過程中，其一，需要對物料需求計劃進行審批，得到領導的審批后才可以進行購買;其二，在購買過程中需要對產品的廠家、價格進行審批，審批后才可以簽訂購買合同;其三，在入庫管理過程中，需要對產品的質量進行審批，審批合格后才可以辦理入庫手續;其四，出庫過程中，需要對提料的信息進行審批。通常物料需求計劃需要由技術部門領導和設計部門領導共同進行審批，采購計劃需要由采購部門領導和招標部門領導共同審批，入庫質量檢驗由質量管理部門領導進行審批，出庫提料主要是由生產車間主任進行審批。

ERP系統在審批流程設計過程中，需要對公司的組織機構充分的了解，明確各個部門領導的職能，進而才能夠完成審批流程的設計。國有企業需要完善組織管理工作，為ERP系統的應用提供組織上的保障。

3.2 資金保障

ERP信息軟件在物資采購管理應用過程中，因為國有企業的經營管理模式不同，故而對軟件的需求便不同。在應用ERP信息軟件過程中，需要根據國有企業的實際生產情況以及實際管理情況，專門設計ERP信息軟件，而ERP信息軟件的購買費用比較高，同時應用過程中還涉及人工管理費用、設備費用以及其他維護費用，總而言之，需要的資金比較多。國有企業要能夠根據ERP信息軟件的市場價值，提供一定的資金保障，以此保證ERP信息軟件的運用。

3.3 制度保障

在ERP信息技術應用過程中，要完善ERP信息技術應用管理制度，明確ERP信息技術的維護管理制度、人員使用制度、應用準確率考核制度等，在日常工作開展過程中，要對ERP系統應用的準確性進行考核，真實性進行核查，這樣才能夠更好地對國有企業物資采購進行管理與控制，避免出現徇私舞弊或者造成公司物資流失及損失，保證公司的物資安全。

4 結語

ERP信息軟件的應用，使國有企業在物料采購管理過程中，各個部門可以直接通過ERP軟件上的信息數據更新，了解企業對物資需求情況以及物資供給情況，有助于企業有效利用物資，提高物資的利用率。同時，信息技術的應用，優化了各個部門之間的溝通效率，各個部門之間的配合默契有所增加，提高了工作效率。

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[作者簡介]李娜（1984—），女，漢族，山西垣曲人，中條山有色金屬集團有限公司物資設備部，經濟師，大學本科，研究方向：物資管理。