企業檔案管理工作面臨的問題與措施

田翠俠

企業的興衰發展與檔案管理密切相關，并能從歷史檔案中找到成敗的經驗教訓，并以提示后人。作為在重要崗位的企業檔案管理員就應該想方設法克服和改進檔案管理中出現的問題及不足，不斷提高自身素質，做到盡心盡責強化檔案科學管理，努力爭當一名合格或優秀的企業檔案管理員，做到主動高效服務與企業。

一、企業檔案管理存在的共性問題

就目前全國企業而言，可謂是門類齊全，有交通、能源、服務等涉及到衣食住行等各種企業，按企業性質分，有國企，民企及引進的外企。按資金來源渠道分有獨資企業和合資企業。按企業經營規模分，有特大型和大、中、小企業。然而不管什么樣的企業總少不了檔案管理，相應的更少不了檔案管理人員。但從目前許多企業檔案管理現狀來看普遍存在著以下的共性問題。

1.思想認識不足，檔案管理的地位不高。有些企業對檔案管理工作重視不夠。檔案意識淡薄，對檔案管理的認識不到位，未能充分認識到加強檔案管理的重要性及其價值。如改革開放之初，不少煤炭企業對礦井地質、工程技術等檔案資料保管不當，對內部涉密的工程管理人員管理不嚴，以致內外勾結造成礦井周圍私人小煤窯四處開花，越界亂挖盜采，不僅浪費資源還造成事故頻發，最終導致無序競爭。全行業產能過剩，給國有企業造成重大損失甚至企業礦井倒閉，職工下崗流入社會成為無業游民，嚴重影響社會穩定，其教訓十分深刻。

2.檔案管理硬件管理不到位，管理人員專業素質有待提高。有些企業檔案管理室設施陳舊，通風、防盜、防火、防潮、防蟲等設施不標準。一些衰老企業由于資金緊張，相關設施得不到及時更新。甚至有的沒有專門的檔案室用來分類保管檔案資料，而是各部門各自為政將文書、人事、工程技術、財會等暫時不用的資料不加整理，隨便讓后勤人員堆在陰暗潮濕的倉庫里。有些企業檔案管理人員也是單位按照顧性質地安排那些體質虛弱、文化程度不高、年齡較大的職工去兼職保管。特別是煤炭行業退休審批，對于特殊工種如接毒接塵有毒有害的工種，勞動局審核非常嚴格和苛刻，需要提供大量的工資帳、臺賬、考勤材料。因管理不善許多工資帳已經面目全非，發霉發爛甚至根本就找不到，退休審批就不能通過，好多的職工吃了不少虧。另外，具備檔案管理專業的員工少之又少。好多的職工保護意識淡薄，查工資帳時看到有自己的名字的一頁就會順手撕下來，存起來，恐怕自己將來退休受影響根本不會考慮它是公共資源。因使用的人多，工資檔案被翻得破破爛爛，檔案室的地面上爛工資帳隨處可見，很少有人進行專業的管理。對于缺失的檔案沒有進行及時的修復和保護，更難適應企業信息化電子檔案管理的新步伐。因此，企業檔案管理人員的專業素質更有待提高。

3.企業檔案管理軟件不到位，一些規章制度形同虛設。有些企業檔案管理成為管理部門的死角，甚至一些檔案管理的規章制度千篇一律沒有針對性，責任不夠明確，不能落實到人，長期無人檢查考核。有些檔案管理人員，有人查閱檔案就開一下檔案室的門，沒人的時候則關門大吉，說個話聊個天，對于檔案的歸納和整理根本無人問津。造成一些檔案管理人員做一天和尚撞一天鐘，不能嚴格執行行之有效的管理制度，出現調閱檔案不按手續辦事。熟人隨意就可進出的不正常現象，有的同志利用機會更改、涂抹人事檔案甚至造成重要檔案失密、失竊的嚴重后果，也給企業造成不應有的損失及個人不良影響。

二、努力搞好企業檔案管理的措施

作為每個現有企業的檔案管理工作者，針對檔案管理中存在的問題，應因企制宜，不待不靠主動作為，采取相應措施，強化科學管理，做到高效服務，以適應企業發展需要，并實現個人價值。

1.提高思想認識，形成全面重視檔案管理工作重要性的濃厚氛圍。首先，檔案管理員要重視和珍惜本身的工作崗位，做到盡心盡責，并主動作為。檔案工作是一個非常臟又非常累的工作，有的工資帳已經保存了幾十年，霉味會嗆得你不敢大聲的呼吸，在檔案室待時間長了就會咳嗽連聲。人事檔案有在職的、退休的、死亡的、每個檔案室的柜子里都塞得滿滿的。有人圖省事把人事檔案隨手一放，你就得找半天。有時忙了半天也顯示不出多少成績。所以說沒有高度的責任心和對工作的高度熱愛也干不好檔案室的管理工作。因此企業領導安排誰到這個重要崗位工作，證明企業領導對誰的信任，那么誰就有機會向企業領導提出檔案管理中存在的不足并被及時采納，只有上級領導重視了，一些存在的問題也就能很快順利的去解決以免造成企業領導對檔案平時提起來重要，用起來必要，忙起來就不要的現象發生。其次，要主動定期普及和宣傳檔案管理的法律法規。以及企業相適應的檔案管理的規章制度。使全體企業職工都能充分認識到，認真搞好檔案管理工作與企業人人有關，具有這樣重要的現代意識和價值，一是能為企業組織的有效管理提供基礎資料，檔案管理的職能就是通過查詢備案原始資料，對企業領導強化現存的各項管理和工作提供科學的根據和參考。二是為企業頂層提供必要的基礎服務。通過認真的檔案管理能讓企業領導看到科學性的歷史發展軌道，總結出企業發展的規律，對未來發展決策，尤其是頂層設計提供必要的服務和信息參考。三是檔案管理關系到每個職工的切身利益。做好檔案管理工作，對維護和保障每個企業員工的實際利益具有十分重要的作用和價值，只有全體企業員工充分認識到檔案管理工作的重要性。從而人人自覺配合檔案管理，形成人人重視檔案管理的濃厚氛圍，才能充分發揮檔案資料在企業發展過程中的最大作用。進而更好地保障全體職工的合法權益。

2.完善檔案管理硬件。提高管理人員隊伍整體素質。檔案管理員應根據檔案管理規范對照標準檢查標準檢查硬件是否合格，對存在的不足主動提出整改建議，爭取企業領導的支援盡早盡快予以解決，要千方百計確保檔案室防火、防盜、防潮、防蟲、通風良好，設施齊全到位。還應根據企業實際及有些重要檔案密級程度，適時配齊相應的保險箱。根據企業發展需要逐步完善電子檔案的相關設施設備。然而再完善的設施設備還是要靠管理員發揮作用，那么搞好檔案管理人員隊伍建設，提高專業隊伍整體素質至關重要。企業要根據實際需要通過公開招聘或專業培訓等形式，配足配齊一支政治立場可靠、專業素質較高、工作認真、主動負責的檔案管理人員隊伍，以適應企業的健康發展。

3.完善檔案管理軟件建設，不斷提高檔案管理員的專業素質。企業要對不同類型性質地檔案建立健全收集、整理、歸檔、調閱等管理制度，并完善檔案管理員的崗位責任制。要在完善檔案管理硬件的基礎上，讓各類靜態的檔案資料變成具有充分活力的企業發展助推器。要實現和達到這一目的關鍵就需要檔案管理人員發揮主觀能動性，通過不斷地學習和實踐，進一步提高自身的綜合素質，尤其是專業素質。管理員首先要提高政治素質，通過不間斷的理論學習堅定政治立場。提高政治素養，保持與組織高度一致，要對組織和企業絕對忠誠。確保組織秘密和企業商業機密絕對安全。其次管理員干一行，愛一行，精一行。平時要有高度的責任心。通過請進來，走出去和刻苦鉆研，自學等形式，不斷學習專業知識，逐步提高素質。尤其要通過不懈努力快速適應現代化企業發展和電子檔案管理的新步伐。只有提高自身的綜合素質，平時才能將份內掌握的檔案資料變成自己的“活字典”。及時為企業組織決策及頂層設計提供可靠的依據。此外，企業管理部門也應對檔案管理崗位建立完善的考評、考核制度，定期對檔案管理人員的工作進行檢查考核。對工作認真負責，成績優秀突出的要作為晉級加薪和提拔重用的依據，以充分調動檔案管理人員的工作積極性和創造性。

綜上所述，企業要努力創建檔案管理內外環境和條件，充分發揮檔案管理工作者的主動性和積極性。使每個檔案工作者努力提高自身素質，人人爭當一名優秀合格的檔案管理員。才能達到檔案工作科學管理高效服務，推動和促進企業發展并實現檔案管理人員自身價值之目的。

（作者單位：徐州礦務集團龐莊煤礦）