民政局社會救助文件檔案的規(guī)范化管理
2019-01-14 04:05:55董少勉
魅力中國 2019年14期
董少勉
（吉林省公主嶺市民政局社會救助事業(yè)中心，吉林 公主嶺 136100）
前言：社會救助檔案就是指日常工作管理中形成具有保存價值的電子數(shù)據(jù)、聲像、圖表、文字、等不同形式的記錄。社會救助文件檔案是社會救助管理機(jī)構(gòu)對被救助對象的審核、審批和申請辦理，是在救助中發(fā)放資金和領(lǐng)取過程中的重要材料。維護(hù)檔案安全和完整，才能更好為民生工作服務(wù)。
一、民政局社會救助文件檔案的概念及特點(diǎn)
（一）民政局社會救助檔案的概念
從廣義的角度來說，民政局社會救助檔案是各地在實(shí)施救助工作過程中長久以來積累下來的檔案，這些檔案包括文書類檔案、救助專業(yè)檔案、會計類檔案等[1]。但本文是從狹義角度來說的，民政局社會救助檔案就是指救助專業(yè)的檔案，同時由各級人民政府、街道辦事處、村委會，對全國低收入人群的醫(yī)療救助、傷殘救助、災(zāi)后救助、居民最低生活保障救助。以及對在救助動作過程中產(chǎn)生的具有儲存意義的，電子數(shù)據(jù)、聲音、影像等多種不同的載體來記錄檔案。并包括，流浪未成年人救助機(jī)構(gòu)和救助管理機(jī)構(gòu)，并對流浪者救助的過程中具有儲存意義的多種檔案。
（二）民政局社會救助檔案的特點(diǎn)
1.種類多：救助檔案可以分成生活救助檔案和臨時救助檔案。而被救助的居民情況也不相同，根據(jù)這些被救助居民的實(shí)際情況我們還可以把救助檔案分成臨時生活救助檔案、鄉(xiāng)村與城鎮(zhèn)醫(yī)療救助檔案、流浪人員檔案、城市居民生活救助檔案、災(zāi)區(qū)救助檔案等。
2.來源廣：民政局社會救助文件檔案都是各地民政局展開工作的事實(shí)記錄，這里面含有被民政局救助居民的詳細(xì)資料。這也是民政局展開工作的基本條件。
3.檔案有一定的共性：在這些檔案中除了流浪乞討人員救助檔案外，其他的救助檔案都包括日常材料管理和申請、審批材料。
4.工具性和基礎(chǔ)性強(qiáng)：民政局救助檔案是以單位形式來展開救助工作的原始記錄，是往下開展工作的基礎(chǔ)和工具。
二、民政局社會救助檔案的規(guī)范化管理
（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)，配用專業(yè)的工作人員
民政局社會救助文件檔案管理的好壞，完全取決于管理檔案的工作人員。管理檔案工作人員的素質(zhì)和工作水平要能勝任管理救助文件檔案的需求。所以在選擇管理救助文件檔案的員工上一定要選擇有責(zé)任心的、有愛心的、生活作風(fēng)正派、政治清白的熱來從事這一工作[2]。從事管理救助文件檔案的工作人員要經(jīng)常的進(jìn)行培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)社會救助文件檔案管理工作的法律法規(guī)和管理檔案的相關(guān)工作內(nèi)容。幫助工作人員掌握操作技能和檔案知識，從而提高社會救助文件檔案的管理水平。在這基礎(chǔ)上還要培養(yǎng)管理人員的心理素質(zhì)和思想素質(zhì)，培訓(xùn)工作人員要嚴(yán)守紀(jì)律、絕不泄密、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、堅守原則。作為社會救助站的一名員工要注重提高自身的專業(yè)水平，通過培訓(xùn)、自學(xué)等方式，熟練工作中的每一個環(huán)節(jié)。努力掌握科學(xué)管理救助文件檔案的方式和方法，提高工作效率，提高管理檔案的質(zhì)量。
（二）完善制度，確保救助文件檔案的規(guī)范化
社會救助工作范圍廣，工作內(nèi)容也比較復(fù)雜，這也給社會救助部門提出了較高的工作要求。例如，不同救助對象的救助資金不同、醫(yī)療救助對象的統(tǒng)計、城鄉(xiāng)居民最低生活保障對象的統(tǒng)計、救助對象的更新都離不開救助檔案系統(tǒng)的管理。從而，必須要加大一步完善救助文件檔案系統(tǒng)的管理。來提高民政局救助文件檔案管理的規(guī)范化。同時，要堅持依法管理的原則、完善管理機(jī)制和制度。分層分級管理的原則和分類管理的原則。依法管理是最要的，要是不能依法管理救助機(jī)構(gòu)有可能出現(xiàn)徇私舞弊等現(xiàn)象。分層分級管理是管理檔案時要責(zé)任分明，只要責(zé)任明確了，才能從根本把救助檔案管理好。分類管理救助檔案，就是把社會上的救助具體范圍進(jìn)行更仔細(xì)的劃分。然后在每個大類的社會救助中按照救助標(biāo)準(zhǔn)在進(jìn)行劃分，從而來提高救助檔案管理的實(shí)效性。
（三）實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾恚ㄆ诟?/h3>
慈善救助對象和城鄉(xiāng)低保對象一般是以戶為單位，每家每戶都有一個檔案。五保戶救助對象、醫(yī)療救助對象、優(yōu)撫對象則是采取以人為單位每一個人一個檔案。在救助文件檔案建立時要保證里面的材料是真實(shí)有效的。材料包括申請書、審批表、居民身份證復(fù)印件、戶口本、收入證明、以及政府給出的其它材料。這些材料工作人員會按照工作規(guī)范進(jìn)行整理粘[3]。檔案整理時要統(tǒng)一裝訂，使用規(guī)定的檔案盒裝并進(jìn)行編號管理。工作人員還會定期的整理救助檔案，把陳舊的救助檔案進(jìn)行更新，對救助對象的成員變化、家庭住址、聯(lián)系方式、收入情況，等基本信息進(jìn)行更新。一律把救助檔案分為3個管理類別，第一個類別標(biāo)記成綠色，一年入戶一次進(jìn)行走訪調(diào)查，調(diào)查家庭情況，根據(jù)家庭情況進(jìn)行調(diào)整。第二個類別標(biāo)成黃色，半年入戶進(jìn)行走訪調(diào)查，按照交調(diào)查表進(jìn)行填表，在根據(jù)家庭具體的生活條件、進(jìn)行調(diào)整。第三個類別標(biāo)記紅色，根據(jù)家庭的收入，子女上學(xué)的狀況就業(yè)等情況進(jìn)行調(diào)整。以上保證實(shí)際信息的真實(shí)錄入。使社會救助文件檔案更加的規(guī)范化。
結(jié)論：隨著社會的發(fā)展，人們對檔案資源的管理也越來越重視。信息化發(fā)展為檔案管理提供了非常大的便利。檔案信息資源管理系統(tǒng)也越來越正規(guī)，工作人員通過培訓(xùn)提高自身各方面的素質(zhì)，也使的檔案管理的質(zhì)量和效果不斷的提高。
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