關于企業歷史檔案數字化過程中問題的思考

劉磊

（中國電建集團河北省電力勘測設計研究院有限公司，河北 石家莊 050000）

長期以來，企業在檔案管理中主要是以紙張或錄音的方式來進行保存，但這種保存方式往往很難對檔案資源進行高效的利用。隨著科學技術的進步，各行各業都已經開始廣泛使用計算機來進行辦公，為檔案管理工作的改革提供了一個新的途徑，實現了檔案管理的數字化轉變。在檔案數字化管理中往往會將紙張、實物等內容轉化成圖片、視頻、音頻和文字等多種形式的電子類文件，再將這些電子類文件分門別類地存儲至計算機中，用戶只需借助相應的查詢工具，即可快速從計算機中調閱到所需的檔案。

一、企業歷史檔案數字化的重要意義

（一）符合時代發展要求

對于各行各業的檔案管理工作來說，其在不斷發展過程中，勢必會轉變成檔案數字化管理，這也是信息時代不斷發展的必然要求。就目前來看，現代化信息技術雖然得到了快速發展，但在檔案管理工作中卻并未受到足夠的重視，檔案管理者并沒有意識到現代化信息技術的應用價值，這也使信息需求者無法獲得及時的信息服務。在現代化信息技術的帶動下，我國檔案管理工作變得愈發完善，這也使我國開始致力于在各個領域中實現檔案的數字化管理，以此提高各個領域的發展水平。

（二）提高企業的競爭力

近年來，全球經濟一體化的不斷推進，使企業面臨著愈發嚴峻的市場競爭形勢，企業從本地市場競爭逐漸擴張至全球市場，這使越來越多的企業參與到國際競爭之中。在進行檔案數字化管理工作中，需要有一個明確的管理標準，不過由于文件的分類標準有所不同，因此在檔案立卷時往往會遇到許多問題，這些問題會對檔案立卷造成一定的影響，而通過計算機來實現檔案的立卷，則可有效避免這一問題，在很大程度上提高了企業在國際競爭中核心競爭力。

（三）提高檔案資源的利用效率

傳統的檔案管理模式已經越來越難以滿足時代的發展要求。而將計算機引入到檔案管理工作中，利用計算機來實現檔案的電子化存儲，則可大幅延長檔案的保存時間，同時也不會使檔案資料出現受潮或蟲蛀等問題，大大提高了檔案資源的利用效率。

二、企業歷史檔案數字化的條件

（一）企業要提供必要的物質條件

主要包括計算機、掃描儀、存儲器，以及操作系統、數據庫管理系統、信息安全系統等，其核心是計算機，只有具備先進的計算機系統，才能為檔案數字化建設提供堅實的物質條件，沒有基本的計算機系統，那么檔案數字化只能是空中樓閣，根本無法實現。

（二）檔案部門要制定配套的標準規范

這是檔案信息化快速、有序、健康發展的保障，管理規范主要包括數字檔案相關要領定義、移交、整理、價值鑒定、存儲等，業務規范包括數字檔案的術語標準、資源描述、數字檔案文件格式、元數據、對象數據格式標準等，技術規范包括軟硬件基礎設施建設技術標準、軟件系統工作平臺技術標準、存儲壓縮格式、數字水印、加密算法等。

（三）檔案人員要提高自身的素質技能

要始終把提高人的素質放在第一位，要加強對檔案人員素質培訓，特別是對計算機網絡技術、應用系統軟件及相應設備的操作技術等方面的培訓。

三、企業歷史檔案數字化過程中存在的問題

歷史檔案數字化管理工作給檔案管理帶來快捷、方便、高效管理的同時，也將檔案信息管理安全的管理問題提上了議事日程。在當前社會分工細化、專業程度增強、技術更新加速的大環境下，檔案部門完全依靠自身力量完成歷史檔案數字化工作顯得效率低下。于是嘗試將自身力量同社會力量結合，實行業務外包，選擇有一定經驗和能力的專業公司來協助，產生了一系列不可沽的風險因素，因此企業歷史檔案數字化工作中存在的安全風險是檔案管理現代化發展過程中必須加以重視的問題。信息技術外包的初衷是檔案管理部門想通過改變自身的工作現狀，提高自身服務水平和工作效率，一方面數字化檔案的建設需要大量高端硬件、軟件資源，另一方面正在運行的檔案管理系統需要進行系統的日常維護和升級，因此檔案部門在很多方案要依賴于信息技術服務商，這種依賴不利于檔案管理部門對信息技術的學習和創新能力的培養；第二，弱勢的管理可能性而導致數字化外包工作受到損失。

四、企業歷史檔案數字化過程中問題的控制對策

（一）歷史檔案數字化外包工作應慎重選擇承包商

要選擇專業可靠地檔案數字化業務外包公司，檔案部門在選擇外包服務提供商時，要根據實際需求，在認真聽取內外部專家意見的基礎上，對外包商的技術能力、業務處理能力、財務狀況、對新技術的研制與開發能力等進行全面的評估與審核，選擇業務能力強的承包商。

（二）外包工作中加強對承包商的安全管理與監督

建立健全符合檔案數字化項目實際情況、具有可操作性的安全管理制度，完善檔案數字化項目安全保障體系，建立安全管理和監督網絡，根據檔案數字化項目的進展配備足夠安全管理資源，確保實施到位。

結束語

綜上所述，企業歷史檔案是最重要的信息資源，它能夠減小工作量，提高工作效率，加快檢索和查詢的速度。但是檔案在外包工作中卻容易造成信息的丟失，不利于企業數字化硬件設備的升級。對此，各大企業一定要做好外包工作，選取合適的外包商，對其開展評定，并在工作中加強監管，避免外包風險，切實管理好企業的歷史檔案。