大數(shù)據(jù)背景下檔案的管理與利用探究

楊彩紅

（中國電建集團(tuán)河北省電力勘測設(shè)計(jì)研究院有限公司，河北 石家莊 050000）

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來和信息技術(shù)的發(fā)展，文件管理工作的模式也發(fā)展了極大的改變，其中最為突出的就是電子數(shù)字文件管理模式，它的出現(xiàn)使得文件管理出現(xiàn)新的功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)大量文檔的有效管理，同時(shí)還管理著龐大的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。被存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)價(jià)值要遠(yuǎn)大于其文件自身的價(jià)值。文件管理人員必須不斷收集滿足企業(yè)發(fā)展需求的數(shù)據(jù)信息，并將其集成以幫助領(lǐng)導(dǎo)者做出正確的決策。因此，在大數(shù)據(jù)背景下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)是促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的重要舉措。

一、利用大數(shù)據(jù)參與檔案管理的優(yōu)勢

存檔嚴(yán)謹(jǐn)。采用電子形式的檔案有助于保持檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性。需要查看存檔時(shí)，無需在整個(gè)卷中提供文件。第二，提升效率。電子檔案有助于提高相關(guān)人員的工作效率。第三，查漏補(bǔ)缺。電子檔案方便填補(bǔ)檔案的缺陷。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題

（一）傳統(tǒng)檔案管理思想轉(zhuǎn)變面臨的挑戰(zhàn)

與傳統(tǒng)的文件管理工作相比，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的文件管理更加注重檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和多樣性。對文件管理工作人員的素養(yǎng)要求更高了，具體體現(xiàn)在其管理思想的轉(zhuǎn)變上，首先需要對檔案信息的價(jià)值進(jìn)行深刻的認(rèn)識(shí)，文件信息的使用是檔案數(shù)據(jù)信息的最重要價(jià)值體現(xiàn)，而不是文件的本身，其次，還需要在工作中認(rèn)識(shí)到獲取原始文件數(shù)據(jù)的重要性，最后，要具有大數(shù)據(jù)的思維，將大數(shù)據(jù)創(chuàng)新的思維運(yùn)用到工作中，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)。

（二）缺乏專業(yè)數(shù)據(jù)處理人才

由于受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，我國的數(shù)據(jù)檔案管理模式較為落后，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。管理人員自身專業(yè)水平不高，在對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理時(shí)缺乏科學(xué)、合理性，導(dǎo)致檔案信息存在遺漏、虛假等現(xiàn)象。因此，檔案管理部門需不斷引進(jìn)專業(yè)的數(shù)據(jù)處理人才，并定期展開檔案管理培訓(xùn)工作，加強(qiáng)員工對檔案管理工作的重視，提高檔案信息的質(zhì)量，確保檔案管理工作穩(wěn)定進(jìn)行。

（三）電子檔案管理保密性較弱

在大數(shù)據(jù)的上下文中采用的電子文件管理方法逐漸將原始物理紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的“無紙化”數(shù)據(jù)信息。雖然這種方法可以減少一般火災(zāi)，洪水等造成的破壞，但在當(dāng)今開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，數(shù)據(jù)流的快速形成使得數(shù)據(jù)之間的連接更加緊湊，并且很容易被數(shù)據(jù)載體攻擊，檔案管理系統(tǒng)經(jīng)常會(huì)受到惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊。其中黑客攻擊和病毒攻擊最為常見。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的措施

（一）建立大數(shù)據(jù)的檔案管理方式

在具體實(shí)施過程中，文件管理員需要對數(shù)據(jù)處理方法有清楚的認(rèn)知，同時(shí)認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上對相關(guān)檔案的編制和歸納建立嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。第二，在文件管理過程中，需要對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)的管理，尤其是檔案管理人員，需要不斷提高自身對計(jì)算機(jī)的熟練掌握程度，這樣才能在處理大型檔案信息時(shí)游刃有余。第三，有關(guān)單位及部門需要建立其完善的檔案信息管理機(jī)制，維護(hù)檔案信息工作的有序執(zhí)行，在此過程中間對文件管理器的工作量進(jìn)行縮減，同時(shí)提高信息處理的效率。最后，加強(qiáng)對檔案管理部門的職能及形象的宣傳，增強(qiáng)檔案管理人員能夠增強(qiáng)責(zé)任感，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)

要想更好的適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)的發(fā)展，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高自身管理水平，打造出一個(gè)綜合素質(zhì)水平較強(qiáng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有利于提高檔案管理工作效率。檔案管理人員應(yīng)緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，提高自身對數(shù)據(jù)的整合以及分析能力，將數(shù)據(jù)進(jìn)行合理保存。另外，檔案管理部門需制定完善的招聘體系，不斷引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)處理人才，為檔案管理部門增加更多新鮮的血液，定期組織管理人員進(jìn)行技能訓(xùn)練，明確工作人員的職責(zé)權(quán)限，做到分工明確、責(zé)任到人，形成一個(gè)有秩序、有組織的檔案管理團(tuán)隊(duì)，有利于檔案管理部門健康發(fā)展。

（三）加強(qiáng)電子檔案管理安全系統(tǒng)

加強(qiáng)準(zhǔn)入安全建設(shè)。訪問控制是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源符合要求的有效措施。訪問控制是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)的重要渠道，發(fā)揮著關(guān)鍵作用。訪問控制技術(shù)能夠合理地控制和認(rèn)證用戶的訪問權(quán)限，確保資源不被非法用戶竊取。常用的訪問控制措施包括身份認(rèn)證、密碼加密、文件權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限控制等。第二，加強(qiáng)接入安全建設(shè)。訪問控制是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。一方面，為了保護(hù)電子檔案信息資源的存儲(chǔ)安全，檔案部門在將電子檔案信息上傳到綜合共享平臺(tái)時(shí)需要進(jìn)行掃描，防止惡意數(shù)據(jù)的入侵。另一方面，檔案部門應(yīng)開展數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)，尋求適合檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)的加密存儲(chǔ)技術(shù)、密鑰長期存儲(chǔ)和共享機(jī)制。這不僅可以保護(hù)檔案用戶的隱私，還可以保護(hù)檔案云平臺(tái)和檔案信息資源集成共享平臺(tái)信息存儲(chǔ)的安全訪問控制，是檔案網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)的重要渠道。

結(jié)語

綜上所述，為了能夠使檔案管理工作的開展變得更加順利，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，檔案管理工作人員一定要有積極主動(dòng)的跟進(jìn)自己所開展的檔案管理工作，而且在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)該采取積極有效的措施完成檔案管理工作的改善，以此來促進(jìn)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代中的發(fā)展。希望通過本文的分析對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的開展能夠產(chǎn)生積極的參考意義。