大數據背景下檔案的管理與利用探究

楊彩紅

（中國電建集團河北省電力勘測設計研究院有限公司，河北 石家莊 050000）

隨著大數據時代的到來和信息技術的發展，文件管理工作的模式也發展了極大的改變，其中最為突出的就是電子數字文件管理模式，它的出現使得文件管理出現新的功能，不僅可以實現大量文檔的有效管理，同時還管理著龐大的結構化數據。被存儲的數據價值要遠大于其文件自身的價值。文件管理人員必須不斷收集滿足企業發展需求的數據信息，并將其集成以幫助領導者做出正確的決策。因此，在大數據背景下加強企業檔案管理建設是促進企業長遠發展的重要舉措。

一、利用大數據參與檔案管理的優勢

存檔嚴謹。采用電子形式的檔案有助于保持檔案的嚴謹性。需要查看存檔時，無需在整個卷中提供文件。第二，提升效率。電子檔案有助于提高相關人員的工作效率。第三，查漏補缺。電子檔案方便填補檔案的缺陷。

二、大數據背景下檔案管理存在的問題

（一）傳統檔案管理思想轉變面臨的挑戰

與傳統的文件管理工作相比，大數據環境下的文件管理更加注重檔案數據信息的完整性和多樣性。對文件管理工作人員的素養要求更高了，具體體現在其管理思想的轉變上，首先需要對檔案信息的價值進行深刻的認識，文件信息的使用是檔案數據信息的最重要價值體現，而不是文件的本身，其次，還需要在工作中認識到獲取原始文件數據的重要性，最后，要具有大數據的思維，將大數據創新的思維運用到工作中，為企業決策提供科學依據。

（二）缺乏專業數據處理人才

由于受到傳統思想觀念的影響，我國的數據檔案管理模式較為落后，無法適應大數據時代的發展要求。管理人員自身專業水平不高，在對數據進行整理時缺乏科學、合理性，導致檔案信息存在遺漏、虛假等現象。因此，檔案管理部門需不斷引進專業的數據處理人才，并定期展開檔案管理培訓工作，加強員工對檔案管理工作的重視，提高檔案信息的質量，確保檔案管理工作穩定進行。

（三）電子檔案管理保密性較弱

在大數據的上下文中采用的電子文件管理方法逐漸將原始物理紙質文件轉換為存儲在計算機中的“無紙化”數據信息。雖然這種方法可以減少一般火災，洪水等造成的破壞，但在當今開放的互聯網環境中，數據流的快速形成使得數據之間的連接更加緊湊，并且很容易被數據載體攻擊，檔案管理系統經常會受到惡意網絡攻擊。其中黑客攻擊和病毒攻擊最為常見。

三、大數據背景下檔案管理的措施

（一）建立大數據的檔案管理方式

在具體實施過程中，文件管理員需要對數據處理方法有清楚的認知，同時認識到數據分析的現狀，并在此基礎上對相關檔案的編制和歸納建立嚴格的技術標準。第二，在文件管理過程中，需要對相關數據進行精準的管理，尤其是檔案管理人員，需要不斷提高自身對計算機的熟練掌握程度，這樣才能在處理大型檔案信息時游刃有余。第三，有關單位及部門需要建立其完善的檔案信息管理機制，維護檔案信息工作的有序執行，在此過程中間對文件管理器的工作量進行縮減，同時提高信息處理的效率。最后，加強對檔案管理部門的職能及形象的宣傳，增強檔案管理人員能夠增強責任感，最終實現檔案管理的規范化和科學化。

（二）提高檔案管理人員的專業技能與綜合素養

要想更好的適應當代社會的發展，檔案管理部門應加強對管理人員的專業技能培訓，不斷提高自身管理水平，打造出一個綜合素質水平較強的檔案管理團隊，有利于提高檔案管理工作效率。檔案管理人員應緊跟大數據時代的步伐，提高自身對數據的整合以及分析能力，將數據進行合理保存。另外，檔案管理部門需制定完善的招聘體系，不斷引進先進的數據處理人才，為檔案管理部門增加更多新鮮的血液，定期組織管理人員進行技能訓練，明確工作人員的職責權限，做到分工明確、責任到人，形成一個有秩序、有組織的檔案管理團隊，有利于檔案管理部門健康發展。

（三）加強電子檔案管理安全系統

加強準入安全建設。訪問控制是實現檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源符合要求的有效措施。訪問控制是檔案網絡安全保護的重要渠道，發揮著關鍵作用。訪問控制技術能夠合理地控制和認證用戶的訪問權限，確保資源不被非法用戶竊取。常用的訪問控制措施包括身份認證、密碼加密、文件權限、網絡設備權限控制等。第二，加強接入安全建設。訪問控制是實現電子檔案信息資源受控共享，確保檔案信息資源訪問符合要求的有效措施。一方面，為了保護電子檔案信息資源的存儲安全，檔案部門在將電子檔案信息上傳到綜合共享平臺時需要進行掃描，防止惡意數據的入侵。另一方面，檔案部門應開展數據加密存儲，尋求適合檔案存儲系統的加密存儲技術、密鑰長期存儲和共享機制。這不僅可以保護檔案用戶的隱私，還可以保護檔案云平臺和檔案信息資源集成共享平臺信息存儲的安全訪問控制，是檔案網絡安全保護的重要渠道。

結語

綜上所述，為了能夠使檔案管理工作的開展變得更加順利，在大數據時代的背景下，檔案管理工作人員一定要有積極主動的跟進自己所開展的檔案管理工作，而且在開展檔案管理工作的過程中，應該采取積極有效的措施完成檔案管理工作的改善，以此來促進檔案管理工作在大數據時代中的發展。希望通過本文的分析對大數據時代背景下檔案管理工作的開展能夠產生積極的參考意義。