智慧檔案服務的優(yōu)化途徑分析

1王鵬宇 2張瑞祥 3賀欣

（1哈爾濱市疾病預防控制中心，黑龍江 哈爾濱 150000；2哈爾濱市衛(wèi)生計生委統(tǒng)計信息中心，黑龍江 哈爾濱 150000；3中國鐵路哈爾濱局集團有限公司物資部，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當前智慧檔案發(fā)展過程中，其依托于現(xiàn)代信息技術和網(wǎng)絡技術，基于智慧檔案管理模式下將檔案管理人員從繁重的體力勞動中解脫出來，全面提高檔案服務工作效率和質(zhì)量。檔案服務作為一種信息服務，其以檔案利用者作為主要服務對象，通過提供檔案利用來促進檔案價值的實現(xiàn)。在實際工作中，檔案管理人員通過對檔案資源進行深入挖掘，進一步促進智慧檔案服務的優(yōu)化，以此來促進檔案服務水平的全面提升。

一、智慧檔案服務理念

（一）遵循以人為本的服務理念

由于傳統(tǒng)檔案管理工作工作量較大，檔案管理方式較為粗放，這也制約了檔案服務質(zhì)量的提升。在智慧檔案服務工作中，遵循以人為本的服務理念，并通過構建智慧檔案服務機構，積極配備完善的檔案信息化建設設備，不僅能夠降低檔案管理人員工作強度，而且能夠有更多的時間和精力來開展檔案服務，有利于促進檔案服務水平的提升。而且在智慧檔案管理模式下，在檔案工作中對于用戶需求更為關注，能夠為用戶提供更加使用便捷的檔案信息查詢和利用服務。

（二）共享共建資源整合

將互聯(lián)網(wǎng)技術引入到檔案服務工作中來，使檔案服務不再受時間和空間的制約，并借助于互聯(lián)網(wǎng)終端來為檔案利用者提供信息查詢服務，更好的滿足檔案利用需求。互聯(lián)網(wǎng)技術的應用還實現(xiàn)了檔案部門之間檔案信息的互通，通過構建檔案信息共享資源庫，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。在條件符合的情況下，檔案使用者能夠查詢到自己需要的檔案信息，進一步縮短檔案查檔時間。而且職能上存在聯(lián)系的單位，通過建立檔案共享機制，可以提升單位之間信息的溝通效率。

（三）注重效率的公共服務觀

智慧檔案服務是以用戶滿意作為服務的出發(fā)點，在實際服務過程中更重視效率的公共服務觀，并通過優(yōu)化檔案業(yè)務流程，實現(xiàn)檔案信息需求與供給之間的無縫對接，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的利用價值，確保檔案公共服務效率的提升。在智慧檔案服務工作中，對于效率更為重視，即通過在成本最優(yōu)的情況下，能夠為公眾提供更高效和便捷的檔案公共服務。

二、智慧檔案服務的優(yōu)化途徑

（一）構建“智慧檔案云”

在檔案工作中，需要通過構建云計算的智慧檔案網(wǎng)絡，形成“智慧檔案云”，依托于虛擬技術實現(xiàn)檔案信息的存儲。同時檔案館之間還需要推進一體化建設，借助于“云端”來將分散和孤立的檔案館有效的聯(lián)系起來，實現(xiàn)館際間的互通互聯(lián)。同時還要積極對各類檔案資源進行整合，加快推進智慧檔案建設工作，實現(xiàn)檔案資源的共建共享。另外，還要構建一體化的公共服務平臺，從而為用戶提供一站式檢索服務。

（二）應用物聯(lián)網(wǎng)技術，實現(xiàn)對實體檔案的智能感知

物聯(lián)網(wǎng)是指利用信息傳感設備，并根據(jù)約定的協(xié)調(diào)將任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連，實現(xiàn)信息的交換和通訊，從而實現(xiàn)智能化識別、定位、監(jiān)控和管理，其是對互聯(lián)網(wǎng)的進一步擴展。利用物聯(lián)網(wǎng)技術，檔案部門可以將庫房、密集架和實體檔案聯(lián)結成網(wǎng)，實時對檔案位置進行定位和跟蹤，并針對庫房內(nèi)的溫濕度變化和視頻畫面進行實時顯示，實現(xiàn)對實體檔案的智能化管理。

（三）應用大數(shù)據(jù)技術對檔案進行深度挖掘和開發(fā)利用

智慧檔案離不開數(shù)據(jù)的分析和利用，大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術，其能夠從大量數(shù)據(jù)中提出到有價值的潛在信息。檔案部門需要對自身服務需求進行明確，并根據(jù)實際需求來做好結構化和非結構化數(shù)據(jù)的篩選和轉換等工作，積極組建數(shù)據(jù)倉庫，為數(shù)據(jù)挖掘提供重要的信息來源。通過對數(shù)據(jù)模型地蠔優(yōu)化，并深入挖掘檔案中關聯(lián)的信息，實現(xiàn)對檔案信息的深度開發(fā)利用，更好的發(fā)揮出檔案在公共服務中的重要作用。

（四）完善服務型基礎平臺建設

在當前智慧檔案建設過程中，由于構建了各種先進的信息化系統(tǒng)，因此在智慧檔案服務平臺建設過程中，可以通過對信息過濾技術進行應用，智能化的分析信息目標內(nèi)容，通過將平臺與微信、微博等賬號綁定，借助于信息推送功能與平臺上的客戶進行交流，在利用已有平臺提供基礎檔案信息的基礎上，還能夠開發(fā)各種新型的檔案信息平臺。并在原有系統(tǒng)中，充分的利用云計算技術，實現(xiàn)檔案信息的低成本存儲。另外，還要加快促進檔案信息的電子化轉變，使人們借助于相關軟件即可以對檔案信息進行閱讀，并通過打造一體化檔案服務信息系統(tǒng)，通過將多種服務手段相結合，確保在檔案服務平臺上能夠滿足檔案需求者的各種需要。

（五）加強人才隊伍建設

智慧檔案服務建設，需要一批技術能力過硬、服務意識過強的檔案人才。首先，單位要優(yōu)化培訓體系，從培訓工作入手，全面提升檔案服務人才的職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力以及知識技能。單位可以與檔案館、高校進行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進修，使其適應智慧檔案的發(fā)展。其次，單位要制定政策，鼓勵檔案管理人員創(chuàng)新，鼓勵檔案管理人員參與檔案課題研究，培養(yǎng)一批兼具計算機技能、檔案管理知識以及統(tǒng)計知識的檔案人才。最后，注重人才引進。單位在引進人才時，應當結合現(xiàn)階段智慧檔案工作現(xiàn)狀，引進具有相應專業(yè)知識和職業(yè)技能的人才。

三、結束語

在信息技術快速發(fā)展的新形勢下，智能檔案服務工作已成檔案管理工作中較為重要的一項內(nèi)容，特別是云計算技術和人工智能技術在檔案工作中的應用，加快推動了智慧檔案服務模式的多元化發(fā)展。因此作為檔案管理人員，需要努力提高自身的創(chuàng)新意識，積極構建智慧檔案服務體系，加快推進智慧檔案標準化和制度化的發(fā)展。