智慧檔案服務(wù)的優(yōu)化途徑分析

1王鵬宇 2張瑞祥 3賀欣

（1哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心，黑龍江 哈爾濱 150000；2哈爾濱市衛(wèi)生計(jì)生委統(tǒng)計(jì)信息中心，黑龍江 哈爾濱 150000；3中國(guó)鐵路哈爾濱局集團(tuán)有限公司物資部，黑龍江 哈爾濱 150000）

在當(dāng)前智慧檔案發(fā)展過(guò)程中，其依托于現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于智慧檔案管理模式下將檔案管理人員從繁重的體力勞動(dòng)中解脫出來(lái)，全面提高檔案服務(wù)工作效率和質(zhì)量。檔案服務(wù)作為一種信息服務(wù)，其以檔案利用者作為主要服務(wù)對(duì)象，通過(guò)提供檔案利用來(lái)促進(jìn)檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員通過(guò)對(duì)檔案資源進(jìn)行深入挖掘，進(jìn)一步促進(jìn)智慧檔案服務(wù)的優(yōu)化，以此來(lái)促進(jìn)檔案服務(wù)水平的全面提升。

一、智慧檔案服務(wù)理念

（一）遵循以人為本的服務(wù)理念

由于傳統(tǒng)檔案管理工作工作量較大，檔案管理方式較為粗放，這也制約了檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。在智慧檔案服務(wù)工作中，遵循以人為本的服務(wù)理念，并通過(guò)構(gòu)建智慧檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，積極配備完善的檔案信息化建設(shè)設(shè)備，不僅能夠降低檔案管理人員工作強(qiáng)度，而且能夠有更多的時(shí)間和精力來(lái)開(kāi)展檔案服務(wù)，有利于促進(jìn)檔案服務(wù)水平的提升。而且在智慧檔案管理模式下，在檔案工作中對(duì)于用戶需求更為關(guān)注，能夠?yàn)橛脩籼峁└邮褂帽憬莸臋n案信息查詢和利用服務(wù)。

（二）共享共建資源整合

將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入到檔案服務(wù)工作中來(lái)，使檔案服務(wù)不再受時(shí)間和空間的制約，并借助于互聯(lián)網(wǎng)終端來(lái)為檔案利用者提供信息查詢服務(wù)，更好的滿足檔案利用需求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用還實(shí)現(xiàn)了檔案部門(mén)之間檔案信息的互通，通過(guò)構(gòu)建檔案信息共享資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。在條件符合的情況下，檔案使用者能夠查詢到自己需要的檔案信息，進(jìn)一步縮短檔案查檔時(shí)間。而且職能上存在聯(lián)系的單位，通過(guò)建立檔案共享機(jī)制，可以提升單位之間信息的溝通效率。

（三）注重效率的公共服務(wù)觀

智慧檔案服務(wù)是以用戶滿意作為服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)，在實(shí)際服務(wù)過(guò)程中更重視效率的公共服務(wù)觀，并通過(guò)優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案信息需求與供給之間的無(wú)縫對(duì)接，更好的發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值，確保檔案公共服務(wù)效率的提升。在智慧檔案服務(wù)工作中，對(duì)于效率更為重視，即通過(guò)在成本最優(yōu)的情況下，能夠?yàn)楣娞峁└咝Ш捅憬莸臋n案公共服務(wù)。

二、智慧檔案服務(wù)的優(yōu)化途徑

（一）構(gòu)建“智慧檔案云”

在檔案工作中，需要通過(guò)構(gòu)建云計(jì)算的智慧檔案網(wǎng)絡(luò)，形成“智慧檔案云”，依托于虛擬技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)。同時(shí)檔案館之間還需要推進(jìn)一體化建設(shè)，借助于“云端”來(lái)將分散和孤立的檔案館有效的聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)館際間的互通互聯(lián)。同時(shí)還要積極對(duì)各類(lèi)檔案資源進(jìn)行整合，加快推進(jìn)智慧檔案建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享。另外，還要構(gòu)建一體化的公共服務(wù)平臺(tái)，從而為用戶提供一站式檢索服務(wù)。

（二）應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案的智能感知

物聯(lián)網(wǎng)是指利用信息傳感設(shè)備，并根據(jù)約定的協(xié)調(diào)將任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連，實(shí)現(xiàn)信息的交換和通訊，從而實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、監(jiān)控和管理，其是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的進(jìn)一步擴(kuò)展。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案部門(mén)可以將庫(kù)房、密集架和實(shí)體檔案聯(lián)結(jié)成網(wǎng)，實(shí)時(shí)對(duì)檔案位置進(jìn)行定位和跟蹤，并針對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度變化和視頻畫(huà)面進(jìn)行實(shí)時(shí)顯示，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案的智能化管理。

（三）應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘和開(kāi)發(fā)利用

智慧檔案離不開(kāi)數(shù)據(jù)的分析和利用，大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，其能夠從大量數(shù)據(jù)中提出到有價(jià)值的潛在信息。檔案部門(mén)需要對(duì)自身服務(wù)需求進(jìn)行明確，并根據(jù)實(shí)際需求來(lái)做好結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的篩選和轉(zhuǎn)換等工作，積極組建數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，為數(shù)據(jù)挖掘提供重要的信息來(lái)源。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)模型地蠔優(yōu)化，并深入挖掘檔案中關(guān)聯(lián)的信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的深度開(kāi)發(fā)利用，更好的發(fā)揮出檔案在公共服務(wù)中的重要作用。

（四）完善服務(wù)型基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)

在當(dāng)前智慧檔案建設(shè)過(guò)程中，由于構(gòu)建了各種先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，因此在智慧檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中，可以通過(guò)對(duì)信息過(guò)濾技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，智能化的分析信息目標(biāo)內(nèi)容，通過(guò)將平臺(tái)與微信、微博等賬號(hào)綁定，借助于信息推送功能與平臺(tái)上的客戶進(jìn)行交流，在利用已有平臺(tái)提供基礎(chǔ)檔案信息的基礎(chǔ)上，還能夠開(kāi)發(fā)各種新型的檔案信息平臺(tái)。并在原有系統(tǒng)中，充分的利用云計(jì)算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的低成本存儲(chǔ)。另外，還要加快促進(jìn)檔案信息的電子化轉(zhuǎn)變，使人們借助于相關(guān)軟件即可以對(duì)檔案信息進(jìn)行閱讀，并通過(guò)打造一體化檔案服務(wù)信息系統(tǒng)，通過(guò)將多種服務(wù)手段相結(jié)合，確保在檔案服務(wù)平臺(tái)上能夠滿足檔案需求者的各種需要。

（五）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

智慧檔案服務(wù)建設(shè)，需要一批技術(shù)能力過(guò)硬、服務(wù)意識(shí)過(guò)強(qiáng)的檔案人才。首先，單位要優(yōu)化培訓(xùn)體系，從培訓(xùn)工作入手，全面提升檔案服務(wù)人才的職業(yè)素養(yǎng)、綜合能力以及知識(shí)技能。單位可以與檔案館、高校進(jìn)行合作，分批次將工作人員送往檔案館和高校進(jìn)修，使其適應(yīng)智慧檔案的發(fā)展。其次，單位要制定政策，鼓勵(lì)檔案管理人員創(chuàng)新，鼓勵(lì)檔案管理人員參與檔案課題研究，培養(yǎng)一批兼具計(jì)算機(jī)技能、檔案管理知識(shí)以及統(tǒng)計(jì)知識(shí)的檔案人才。最后，注重人才引進(jìn)。單位在引進(jìn)人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)階段智慧檔案工作現(xiàn)狀，引進(jìn)具有相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和職業(yè)技能的人才。

三、結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，智能檔案服務(wù)工作已成檔案管理工作中較為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，特別是云計(jì)算技術(shù)和人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，加快推動(dòng)了智慧檔案服務(wù)模式的多元化發(fā)展。因此作為檔案管理人員，需要努力提高自身的創(chuàng)新意識(shí)，積極構(gòu)建智慧檔案服務(wù)體系，加快推進(jìn)智慧檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的發(fā)展。