市場經濟下如何完善事業單位檔案管理

劉莉麗

（齊齊哈爾市住房公積金管理中心，黑龍江 齊齊哈爾 161005）

信息技術時代，企業在追求發展的同時，也遵循著更高、更快、更強的口號，而事業單位的檔案管理機構也日益朝著全面信息化檔案建設，通過企業檔案的信息化建設可以大為提高企業的生產效率，及競爭力，也使企業始終立于不敗之地。而事業單位的檔案管理仍沒有發揮出其全部作用，其中的原因也較為復雜，但應讓企業領導認識到信息時代檔案管理的重要性從而完善事業單位檔案管理，本文對完善事業單位的檔案管理進行分析，希望為相關事業單位提供參考。

一、市場經濟條件下完善事業單位檔案管理所需遵循的原則

（一）制定與執行必須協調一致

科學合理的管理制度的制定是完善事業單位檔案管理的前提條件，但是如果只停留在指定階段，管理制度就相當于一紙空文，所以事業單位檔案管理制度的制定與執行必須協調一致。即制定的管理制度，具有可執行性，而且能夠立即執行。當然要想達到這一要求，檔案管理工作領導首先要非常高的意識，切實將管理工作落到實處；同時事業單位構建完善的監督與考核機制，督促管理工作者認真工作，端正態度；

（二）工作者權益與責任必須協調一致

管理工作者是事業單位檔案管理工作順利開展以及各項目標得以實現的主體，所以管理工作者所具有的工作業務能力以及工作態度對檔案管理工作質量與效率有著莫大的影響，如何能夠讓檔案管理工作者認真履行職責，是事業單位領導需要解決的重點問題。為此，領導必須保證檔案管理工作者的合法權益得到保障，同時明確各方面責任，及時與基層工作者進行溝通調查，制定合理有效的激勵制度，這樣才有希望讓所有的工作者都集中精力投身到檔案管理工作中。

二、市場經濟條件下事業單位檔案管理工作現狀

市場經濟條件下各領域形勢都發生了微妙的變化，事業單位發展形勢也是如此。檔案管理工作作為是事業單位管理的重要內容，自然也要隨之發生變化。但是有些事業單位檔案管理工作由于主客觀因素的影響，并未跟上形勢發展，使其檔案管理水平并不高。現如今，市場經濟條件下事業單位檔案管理工作普遍存在著如下問題：

（一）內部檔案利用率比較低

檔案管理工作的有效開展，所要達到的最終目的就是充分發揮檔案的利用價值，若只是對檔案加以簡單的整合收集，檔案自身價值將大打折扣。正是由于事業單位缺乏利用內部檔案的意識，因此出現問題需要依據時，通常都會重新開展各項資料的研究收集，這使得相同的議題進行了多次研究，使得各種資源嚴重浪費。

（二）管理機制不健全

檔案管理機制越加詳細明確，檔案管理工作開展起來也就越有條理，但是就目前現狀來看，我國事業單位檔案管理機制并不健全，有些事業單位對“誰來管”檔案工作、“如何管”檔案管理一直未能解決。由于管理機制不健全，檔案管理工作者對自己的管理工作內容一直不夠清楚，也沒有風險意識，時常造成機密文件泄露，給事業單位檔案管理工作帶來了非常不良的影響。

（三）管理工作者業務能力不強

一直以來，單位工作的重點通常都是擺在行政與經濟效益之上，檔案管理工作常被視作可有可無的存在。由于對這一工作的重視度缺失，很多檔案管理人員多由各個部門抽調就職，并未接受過專業的檔案管理職業技能培訓。而且，目前內部檔案管理中采用紙質檔案和電子檔案并存的檔案管理方法，電子檔案的發展要求檔案管理人員除了具有傳統的檔案管理技能外，還應掌握相應的信息庫處理技術，而目前多數檔案管理人員明顯對信息技術的掌握程度不夠，不能滿足內部電子檔案管理的需求。

三、市場經濟條件下完善事業單位檔案管理工作效率的措施

（一）事業單位檔案的信息化建設

由于事業單位檔案管理工作較為復雜，所以事業單位要想發揮出檔案管理的實際作用需要做到以下幾點：首先，要讓事業單位領導充分認識新時期檔案管理所能發揮出的作用，只有事業單位領導能夠認識到檔案管理工作的特殊崗位職能，才能從自身出發加強事業單位對檔案管理工作的革新。其次，事業單位領導再認識檔案管理重要性的前提下，應加大檔案管理改革建設中基礎設施的資金投入，使新時期檔案管理工作所需要的軟硬件完善，從而提高檔案管理工作的效率，也一定程度上提高了事業單位員工的積極性。第三，檔案管理基礎設備革新之后，應利用信息檔案管理的優勢，對相關檔案信息進行實時追蹤，并及時對相關資料進更新，使各項檔案信息都能與時俱進，從而使檔案管理工作優化升級并更好的服務單位。

（二）檔案的保密管理

信息時代也是網絡高度發達的時代，檔案信息也大部分轉彎電子信息，但網絡的發達也具一定的信息安全隱患，例如，相關不法網絡技術人員可以利用網絡的開放性性質，隨時進入到相關電子檔案信息的存儲位置并進行查閱、盜走、及刪除，信息檔案的泄漏及損害對單位的發展及相關決定都造成重大影響，所以信息時代電子信息檔案管理中，將信息檔案的安全性提高十分重要。加強信息檔案的安全性管理應做到以下幾點：首先，要成立專業部門負責信息檔案管理的安全，并能夠對信息檔案進行及時維護。其次，將信息檔案劃分等級，至少分為3個等級，即非保密信息檔案、保密信息檔案、高等保密信息檔案等，使保密等級較為高的檔案信息進行單獨管理或斷網獨立存儲，從而使檔案管理的保密措施做到最好。第三，加強人才的培養，信息時代，信息技術的更新較快，所以想、更需要與時俱進的年輕人才進行不斷學習及提高，讓新的檔案管理技術融入到事業單位中來，從而使事業單位不斷發展進步。

（三）內部檔案信息化優化

檔案管理部門是事業單位必不可少的管理部門，而內部檔案管理中也應進行有化，例如住房公積金管理部門，通常需要人工進行用戶的檔案記錄，一定程度上影響了工作效率，及造成人力資源的浪費，通過檔案信息化錄入，可以較好地解決用戶的錄入慢的問題。而事業單位內部崗位眾多，相關管理人員也應結合實際對不同部門進行適當的信息檔案管理優化，從而提高事業單位的工作效率，并促進事業單位發展。

四、結語

綜上所述，隨著市場化的改革，事業單位之間的競爭也在加深，而事業單位要想進行發展及進步，將檔案管理進行完善十分重要，將事業單位的檔案管理工作向信息化檔案管理革新，不僅能改善檔案管理人員的工作環境，還能提高事業單位的信息檔案使用效率，也在一定程度上促進了事業單位的進步，所以加強及完善事業單位的檔案管理也是事業單位發展的必要措施。