新時期下事業單位檔案數字化管理研究

張艷茹

（唐山市陡河河道管理處，河北 唐山 063000）

一、事業單位檔案數字化管理的價值

（一）令檔案運行效率提升

事業單位在檔案管理中引入數字化技術能夠顯著地提升工作效率，解決以往紙質檔案管理中存在的多種問題。在檔案管理系統的作用下，各種資源都能夠得到科學配置，這對于檔案事業的可持續發展具有深遠意義?，F階段，檔案信息呈現出海量的特點。在數字化技術的應用下，基層檔案管理人員的工作壓力得以減輕，其工作效率與工作質量均能得到充分提升。這能令檔案管理的成本有效降低，使得整個檔案運行系統更為高效。這還能夠令事業單位向外部單位或個人提供更高效的檔案使用服務，外部人員可以借助信息系統而快速獲取所需要的資料，這進一步減輕了檔案管理人員的工作壓力，有助于檔案管理事業實現可持續發展。

（二）令檔案使用需要得到更好地滿足

在數字化的管理方式下，事業單位應構建起高效的信息系統，從而令檔案管理實現信息化與智能化。在此過程中，事業單位可以充分利用大數據技術與云計算技術，從而更為高效地處理各種檔案信息，為檔案信息的使用者提供便利。在我國事業單位全面改革的過程中，檔案管理除了保管工作外，更多的是檔案資源的建設與利用。事業單位應積極構建起開放體系，充分發揮檔案資源的利用價值，滿足各方檔案使用者的需求。

二、事業單位數字化檔案管理中的不足之處

（一）為做好科學的規劃工作

現階段，很多事業單位在開展檔案管理時采用紙質檔案和數字化檔案并行的雙軌管理辦法。在部分事業單位中，紙質檔案管理仍然為工作重點，個別事業單位并未就檔案資源的數字化建設而制定出合理的方案。還有的單位未就該方面而制定配套的制度，也未配置相關專業的人才與各種硬件設備。相當一部分基層事業單位在檔案管理方面仍沿襲傳統的管理模式，未展開數字化建設工作，相關制度、標準及崗位等均缺失。在這種狀況下，事業單位未能建立起高水平的數字化檔案管理中心，不同崗位的工作人員難以有效配合，很多事業單位一度陷入信息孤島中。部分單位在開展數字化檔案管理工作時未建立配套機制，導致整體工作成效不佳，未能夠實現檔案管理科學化、標準化的目標。事業單位當前的檔案管理方式制約了檔案管理的數字化發展，不利于檔案事業的健康發展。

（二）專業人才匱乏

當新時代下，事業單位應積極做好檔案管理的數字化建設工作，借助數字化技術而優化管理模式，使得數字化的檔案資源能夠更好地滿足檔案使用者的信息需求。在此過程中，事業單位應當科學地規劃，確定工作目的，構建起科學的檔案管理工作體系，合理地設置崗位并配置高水平的專業人才，從而保障各項工作順利開展?，F階段，專業人才缺失已經成為制約事業單位檔案管理數字化發展的關鍵問題，亟待解決。在人才不到位的情況下，事業單位無法組建高效的數字化檔案管理隊伍，無法完成檔案數據資源的深度挖掘、檔案系統的開發與建設等工作。

三、促進事業單位檔案數字化管理的有效策略

（一）建立完善的檔案管理系統

為了令事業單位的檔案數字化管理擁有更高的成效，其必有建立完善的檔案管理系統。在這一過程中，事業單位應展開科學的規劃。一是積極獲得上級部門的支持，基于本單位的特點而開發出于自身需求一致的檔案管理信息系統。二是高度重視珍貴檔案，加強這類檔案資源的管理。三是建立高效的數字化資源收集機制，令整個工作體系持續優化，使得數字化檔案資源擁有更加豐富的開發辦法。

（二）配置專業的檔案管理人才

在促進事業單位檔案管理的數字化發展時，事業單位應當針對該方面做好人才建設工作，健全工作體系，借助專業人才的力量而提高檔案管理的工作質量。一是事業單位應積極引入專業的檔案技術人才，不但要從內部挖掘該方面的人才，還應當綜合運用各種招聘手段，引入專職的高水平技術人才，組建起專業化的檔案數字化管理隊伍。二是事業單位應當做好培訓與教育工作，綜合運用崗位培訓、脫產學習等辦法，提高相關工作人員的業務技能。三是積極參與到上級部門組織的檔案管理培訓中，提高本單位檔案管理人員的工作水平。

（三）提升檔案管理的安全性

在新時代下，為了令事業單位的檔案數字化管理有更好的成效，相關工作人員必須提升檔案管理的安全性，重視檔案資源的數字化，并開發出相應的安全工作系統，具體策略為：一是基于檔案資源的使用需求而開發出安全性突出的檔案管理系統。強化數字檔案資源的建設力度，數據庫資源應安全且及時被備份。二是健全訪問管理機制，實現檔案資源的科學配置，令數據庫的安全性提升。

四、結束語

在當前時代下，事業單位的檔案管理必然向著數字化的方向發展。針對此，事業單位應做好該方面的規劃，構建起完善的制度，配置高水平的檔案管理技術人員，從而令檔案管理水平有效提升。