檔案網站建設應注意的若干問題

趙曉光

（黑龍江省尚志高速公路管理處，黑龍江 尚志 150600）

檔案網站是檔案館(室) 在互聯網上建立的站點，它以主頁方式提供相關信息和相關服務，構成公共信息網絡的一個節點。從微觀講，檔案網站建設是檔案館(室) 網絡化建設的第一步，是檔案館(室) 面向網絡世界的窗口；從宏觀講，檔案網站建設是國家檔案信息化建設的基礎，數字化、網絡化是信息時代發展的趨勢和社會信息化的必然要求。因此，如何去建設具有中國特色的檔案網站，已成為檔案界關注的熱點問題。

一、檔案網站的功能定位

（一）宣傳功能。檔案部門收集保管檔案的目的是為了利用，而在充分了解認識檔案及檔案工作的基礎上則能更好地加以利用。宣傳、介紹檔案工作，擴大檔案工作的影響，是檔案利用工作的基礎，而檔案網站正是利用網絡這一信息共享平臺，打破時間和地域限制，通過檔案館指南、檔案部門機構設置、職能簡介、服務利用指南、檔案政策研究等欄目的設置，全方位、多角度地宣傳。

（二）展示功能。檔案真實地記錄和反映了社會政治、經濟、文化等各個領域的活動，具有原始真實性、較高的美學價值、一定的可欣賞性。檔案網站通過對館藏的展示，展現了社會的精神文化財富，反映了一種社會資源的共享性，體現了檔案部門對人類文明的保護和推動作用，而且這種展示，可以通過國際互聯網傳到世界各地，對宣揚中華民族的璀璨文化起到事半功倍的效果。展示功能是突出檔案部門自身文化內涵的一個重要方面。

（三）服務利用功能。服務利用是發揮檔案價值的直接途徑。提高檔案的利用效率，增強檔案部門的服務水平，是檔案部門需要深入研究的問題。檔案網站的建設對檔案利用的服務方式有了全新的突破，一改過去“坐等上門”、“面對面查檔”的傳統服務方式，通過檔案網站利用窗口的設立，可讓利用者上網查找、搜索檔案目錄，調出要查找的檔案，達到自己的利用目的。

（四）交互功能。檔案網站能夠廣開言路，傾聽訪問者的意見和建議，在服務提供者與服務對象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過網站點擊次數以及檔案工作論壇、利用者信箱、建言獻策等欄目的設置，建立起與網站訪問者的交互園地，盡可能滿足訪問者的需求，使檔案網站打破單向的輸出方式，達到吸引訪問者的目的，增加點擊率和訪問量，從而使檔案網站不斷注入新的活力，步入良性發展軌道。

二、檔案網站的建設要點

（一）總體框架結構規范，布局合理。檔案網站的總體布局應規范，檔案主頁的形式適宜選擇信息羅列型，網站名稱、導航欄目、重點欄目展示、互動信息、版權說明等，均應在主頁羅列。按照人常規思維模式和瀏覽習慣，網站名稱一定要放頭條醒目位置，且通欄布局。欄目設置要突出重點欄目，重點欄目有正文欄（包括新聞動態和圖片）及導航條等。正文欄將及時把最重要的信息和反映本站特色的信息發布出去，圖片為檔案文化特色的圖片，并配以文字說明。導航欄目是主頁布局一個必須認真考慮的問題，它不僅可使瀏覽者迅速了解所在網站的基本結構，還能快捷地找到自己感興趣的內容。因此，導航欄目一定要緊承網站名稱后第一屏出現。

（二）服務功能要強。一是體現易用性。網站有豐富的信息資源，只有能提供強有力的檢索工具，才能有效查閱信息。如在導航欄點擊“檔案檢索”就會提供各類全宗和檢索途徑，選擇點擊進入查詢；為了幫助瀏覽者更好地了解檔案檢索工具的使用，網站可提供檔案目錄數據庫簡介、全宗分類介紹查詢、檢索實例選登、熱門檔案檢索等。網站應盡可能提供“站內檢索”、“站外檢索”，，甚至向“復合檢索”發展。此外，易用性還體現在網站設計要結構合乎邏輯、界面友好。二是建立檔案特色服務。進入檔案網站如進入歷史的長河，可感受到歷史的瞬間。三是增強互動性。通過互動信息，增強瀏覽者與網站的交流，如開設讀者意見和建議、在線咨詢等欄目，力求在互動中增強服務功能。

（三）保持內頁設計的協調一致

1.結構的一致性。網站主內頁結構的統一，是網站風格統一的重要手段，也是當前網站普遍采用的結構。包括網站布局、文字排版、裝飾性元素出現的位置、導航、圖片位置的統一，其優點是減少設計、開發的工作量，更有利于以后的網站維護與更新，并能在一定程度上緩解當前檔案館技術人員缺乏所產生的壓力。

2.色彩的一致性。人的視覺對色彩要比布局更敏感。一個特獨色彩的網站會給人留下深刻的印象，因此，應選取一兩種主要色彩，保持站點主體色彩一致，幾種輔助色彩只是為改變局部色塊。

3.文字背景的統一協調。網頁背景包括背景色和背景圖像。當瀏覽者一進入檔案網站主頁，一張張珍貴的歷史相片就在眼前滾動，提醒瀏覽者已進入歷史長河。但應注意的是，背景圖像要注意控制文件字節大小，以免影響下載速度。

三、檔案網站的內容設置

針對我國檔案網站內容級別差距明顯的問題，筆者建議檔案網站內容的建設不僅要包括大量的一次文獻信息，還應包括大量的二次、三次文獻信息，以便滿足不同用戶的不同需要以及同一用戶的不同程度的需要。

針對檔案信息類型少的問題，筆者建議不僅要提供文本和圖像信息，還應提供多媒體檔案信息，讓檔案信息資源能夠全方位展現在利用者面前，還原檔案，還原歷史。

針對我國檔案館（室）布局相對分散的問題，考慮到因時間、空間和人力、物力、財力的限制，很多情況下需要利用檔案也不得不放棄，給學術和科學研究造成很多的不便，因而筆者認為在提倡建設公共檔案館、休閑檔案館的今天，實現檔案信息資源的網絡共享，檔案網站建設是重中之重。

針對我國少數民族眾多，在檔案利用方面還要考慮到檔案信息互譯問題，最大限度地消除語言障礙。例如，對于藏文檔案我們可以增加相關翻譯工具鏈接，針對經常性的、使用頻率較高的檔案信息還可以考慮提供網絡在線服務，由專業人士在線解答問題。