新時代背景下檔案管理面臨的問題及改進探索

王亞南

（濱州渤海活塞有限公司，山東 濱州 256600）

檔案作為企業生產經營活動資料的主要組成部分，其管理水平高低直接決定企業決策的正確性及長遠發展方向。值得注意的是，近年來受改革開放進程持續深化的影響，檔案管理工作得到越來越多企業的關注及重視，大量先進的信息技術及計算機技術涌入檔案管理領域，在一定程度上彌補傳統檔案管理方法的不足，進而能夠提高檔案管理的工作效率，有助于實現檔案管理科學化及實效化的目標[1]。但是，從目前我國企業檔案管理水平來看，仍存在著較多問題亟待解決，例如：重視程度不足、管理機制不全及信息水平滯后等，不僅無法有效利用檔案資源，而且還可能直接或間接影響企業長遠發展。鑒于此，本文圍繞“新時代背景下檔案管理面臨問題及改進措施”進行分析研究具有一定的價值意義。

一、新時代背景下檔案管理現存問題分析

（一）對檔案管理工作缺乏重視

從目前我國企業檔案管理水平來看，大多數企業職工對于檔案管理的認知不夠全面，可能造成檔案管理工作出現嚴重偏離企業發展方向的問題，直接影響企業檔案資源的利用效果，并且部分企業錯誤認為檔案管理僅僅為人事檔案管理，完全忽略企業演變發展期間所形成的主體檔案，促使企業檔案構成存在大幅度偏差，一定程度上阻礙企業長遠發展，甚至波及企業經濟效益[2]。

（二）管理機制有待健全

受社會經濟蓬勃發展的影響，企業規模持續擴大，促使檔案知識化管理成為不可阻擋的主流發展趨勢，而現有的企業檔案管理模式普遍缺乏科學性及系統性，不存在具體的管理機制規范約束工作人員具體行為。同時，大多數企業檔案管理模式及管理方法過于單一，難以詳細全面記錄企業日常經營生產及科研管理等活動信息，一定程度上阻礙企業長遠發展，無法為企業生產管理提供強有力的支持。

（三）信息化水平滯后

新時代背景下信息技術被廣泛應用于各個行業及各個領域，特別是企業檔案管理中應用信息技術能明顯提高其管理工作效率，保證檔案服務質量[3]。從目前我國企業檔案管理水平來看，其信息化建設進程相對緩慢且仍存在著較多問題亟待解決，例如：檔案管理工作深受資金投入及設備設施不足等因素的局限，無法充分發揮現代化信息技術的支持作用。同時，即便檔案管理人員管理水平趨向成熟，但是其信息化技術素養相對不足。

二、新時代背景下檔案管理問題的改進措施探究

（一）重視檔案管理，構建完善的檔案管理體系

檔案管理工作與其它管理工作相比，相對更為復雜且工作量龐大，僅僅依靠單一人力無法取得令人滿意的管理效果。因此在實際管理的過程中，相關企業秉持實事求是的工作原則，以樹立集體意識為前提條件，加大對于檔案管理工作的重視程度，營造和諧良好的工作氛圍，將檔案管理工作納入日常事務范疇內，定期或不定期組織匯報會議，便于掌握檔案管理工作的基本情況，真正意義上做到集中討論當下突出問題及提出相應的解決措施。同時，立足于時代發展要求，搭建健全完整的檔案管理機制，明確歸檔時間、分類方式、整理方法及整理時間等細節，有助于規范約束管理人員行為。

（二）優化檔案管理機制

在實際管理的過程中，相關企業盡可能以硬件建設為切入點，立足于檔案內容及檔案類型設置不同的檔案室，再根據檔案室具體的工作內容及工作要求制定相應的管理機制，明確其檔案保管標準，真正意義上做到“八防”標準落于實處，大幅度提高檔案管理的工作效率，確保檔案管理質量[4]。同時，檔案管理工作期間貫徹落實保密條例，做好檔案涉密文件的清查工作及鑒定工作，劃分涉密文件的具體等級，明確告知管理人員各個文件的保密界限及保密權限，保證檔案開放范圍的有效性，有助于提高企業檔案資源的利用率。

（三）加強檔案管理信息化建設

俗語有云“服務是檔案管理的基礎，是實現高效管理目標的靈魂”。受現代信息技術蓬勃發展的影響，紙質檔案早已無法滿足現代化社會的發展需求，客觀上要求地方政府及相關部門擴大信息化檔案管理系統的建設力度，真正意義上做到服務功能落于實處。因此在實際管理的過程中，相關企業結合檔案管理具體情況及其自身發展方向，增加總體成本投入，通過購買先進信息技術設備等方法組建數字化檔案管理平臺，并且檔案管理期間靈活運用現代化信息技術手段，滿足實時修改、修訂及起草檔案文件的要求，盡可能于網絡平臺中發布其管理動態。

（四）提升檔案管理人員綜合素質水平

檔案管理是一項兼顧業務性及專業性的工作過程，不僅明確要求管理人員具備扎實過硬的理論知識，還需要擁有較強的業務操作能力。因此在實際管理的過程中，相關企業秉持以人為本的工作原則，通過組織崗位培訓及人才引進等方法大幅度提高管理人員綜合素質水平，幫助管理人員快速掌握理論知識及操作技能，真正意義上做到主動迎合時代發展潮流。同時，以檔案管理發展趨勢為指引，結合具體工作崗位開展有層次及多渠道的教育培訓活動，鼓勵其靈活運用所學知識于具體實踐中，滿足學以致用的要求，不斷提高自身檔案目錄錄入及立卷歸檔的工作技能，促進我國企業檔案管理水平長足進步。

三、結語

通過本文探究，認識到即便檔案管理得到越來越多企業的關注及重視，大量技術手段涌入檔案管理領域，但是其管理工作仍存在著較多問題亟待解決。因此，相關企業秉持“具體問題、具體分析”的工作原則，加大對檔案管理的重視程度，全面分析檔案管理的現存問題，采取相應的解決措施，通過組織崗位培訓及引進人才等方法組建專業化的管理團隊，擴大檔案管理信息化建設力度，突出檔案管理的服務性功能，進一步為促進我國企業檔案管理水平進步提供強有力的支持。