如何加強人事檔案管理措施淺析

藺彥梅

（吳起縣人事勞動仲裁院，陜西 延安 717600）

一、人事檔案管理的社會價值

人事檔案的社會屬性決定了自身的社會價值。人事檔案具有我國特有屬性特色，是個人的身份、資歷、經歷的有效證明，關系到薪資發放、社會福利、勞保社保和組織關系等，而且具有法律效力，且記錄著個人一生的生活痕跡，是一個重要憑證。只要出現人事活動，就會出現相應的人事檔案，并且需要針對檔案開展搜集、存放、編碼、保管和利用等工作，人事檔案的社會價值也得以顯現。

二、當前人事檔案管理中存在的一些問題

（一）人事檔案內容不實

真實性是人事檔案的本命價值，然而現今人事檔案材料里的填寫內容卻有時不屬實。有很多檔案里的內容前后矛盾，出生日期公歷農歷均有卻并沒有備注說明；入黨入團及參加工作的時間上更是一張表上一個日期。有的人有曾用名卻不填寫，也不加以標注，個人簡歷內容填寫前后不一致，這使得檔案在后期檢索查詢環節中頻頻出現問題。

（二）人事檔案資料不全

有很多應該放在人事檔案里的學歷表、履歷表、單位考核表、職稱評選、薪資等材料遺失。造成了人事檔案在檢索應用時出現問題卻又不能及時不全資料。

（三）人事檔案管理模式陳舊

人事檔案的管理模式還停留在舊制度內，有向新體制轉換的趨勢，處在向新體制轉換的關鍵時期。舊模式要求人事檔案絕對保密，除人事檔案管理人員之外不對任何人開放。新模式是在能保證人事檔案的基礎上，適當放開權限，讓用人單位或者個人能通過網絡查閱到人才的人事檔案。

三、加強人事檔案管理的策略

（一）提升人事檔案材料的品質

第一步，在思想上引起管理者和領導者對人事檔案的重視。組織領導要保證人事檔案管理工作的有效進行，經常聽取上級人事部門的有關工作進展匯報，商討解決人事部門工作中遇到的問題，并進一步給出在今后工作中人事部門還需要做的后續工作，以防止人事檔案出現問題，把人事檔案工作作為一項重要的基礎性工作來抓，讓領導者和人事檔案管理者在思想上均重視這項工作。具體措施可以建立專門的獎懲制度來激勵人事檔案管理部門工作者的積極性，另一方面也給出了危機意識，激發了責任心。另外可以建立適合本單位人事檔案管理部門的考核體系，設定具體的量化和質化指標，不斷完善考核體系，促使人事檔案管理工作向著現代化、高效化方向發展。第二步，及時完善個性化人才的檔案材料。認識檔案的內容也應該與時代相適應，創新發展。在主體內容基礎上向多元化發展，不同類型的人可以有不同類型的檔案標準和資料內容。時代在變化，在人事檔案的收集上，應該摒棄千篇一律的傳統方式，讓新的檔案材料能在一定程度上反應一個人的能力、素質、愛好、業績、氣質、誠信等重要品質信息。

（二）強化檔案收集工作中的準確性要求

在收集檔案的過程中，應該加強與相關機構的溝通，做到勤收集和集中收集、一般收集和主要收集、當面收集等方式相結合，及時做到對檔案資料的更新和補充，以確保收集到的信息是最新最全的，其次對檔案內容應該嚴格把關，不實檔案嚴格不歸檔。做到從根本上確保人事檔案的真實性、準確性、時效性。

（三）向著人事檔案管理的信息化、規范化發展

對人事檔案的材料、類別和內容作出相應的統一標準要求，對提交時間和形式嚴格要求，盡量做到讓每一份資料每一份檔案都能反映一個人的工作能力、業務能力；在對檔案材料進行接收時要嚴格審查檔案的材料和是否壓蓋公章、是否相應領導簽字等，提高接收者和提交者雙方的整體認識，從而養成良好的提交和接收習慣；完善人事檔案的管理制度，尤其對檔案在轉運的過程中嚴加要求，檔案的查閱、轉運工程中，確保檔案的真實性不變，嚴禁本人經手自己的檔案，可以運用加蓋騎縫章、密封等措施。創建合適的檔案管理系統，應用計算機等現代信息化技術，通過網上收集整理電子檔案，做到精準歸檔。可以把使用頻繁的檔案通過掃描的方式存放在電子檔案系統中，以確保不會被遺失。

（四）健全人事檔案管理的法律法規、增加人事檔案的使用收益

人事檔案的管理傳統意義上是強調其保密性的。但是在信息化高度發展的當今社會，我們應該敢于去借樓人事檔案的“冰山一角”，除涉及到國家安全和個人生命財產安全及公共利益的極少數人事檔案之外，可以將其余大部分的人事檔案加以開發利用，以適應社會的開放性。所以，應該對傳統人事檔案的管理模式進行深化改革，結合人才的流動性和開發性，完善健全現有法律法規，修訂新條例，同時兼顧人事檔案的保密性。在保證人事檔案管理部門的工作職能前提下，將人事檔案適度地、有條件地、有權限地對外開放。如：適當開放權限，讓指定的夠級別的用人單位或者個人能有權限在網絡上瀏覽人才的人事檔案等。這樣，就能在保證人事檔案保密性的基礎上開發和利用其最大的收益價值。

四、總結

人事檔案是一個重要的社會憑證，承載著每個人的重要信息，而且又能反映出一個人的多方面素質和綜合能力，具有時效性、準確性、保密性等特點。是工作單位用來選拔人才、量身定薪的重要憑據。所以在人事檔案的管理工作中要做到規范、正規、準確、科學，確保人事檔案的生命，通過開發利用使其保持活力，讓人事檔案管理工作的現代化發展更有動力。