財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑研究

郎曉霞

電子信息技術的發展促進了財務發展的信息化和管理的精細化，同時也對財務檔案管理提出了新的要求。財務檔案的電子化發展能夠提升財務檔案管理的能力。本文闡述了財務電子檔案的特點和財務電子檔案的優勢，重點分析了財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑分析。

計算機技術的發展促進了信息化時代的到來，在財務管理的過程中財務信息不斷的發展，對檔案的管理也發生了變化，已經從原由的紙質檔案發展成為紙質檔案和電子檔案共存，這種情況的出現給電子檔案的管理提出了新的要求。為此，加強對財務電子檔案建設路徑的分析非常的重要。

一、財務電子檔案的特點

（一）對外界環境的依賴性強

在財務電子檔案管理的過程中需要依賴網絡通訊系統、計算機硬件設備和軟件系統等，同時受到外界環境的影響比較大。在具體管理的過程中，存儲硬件設備需要科學的防塵和防水，同時還應該時刻注意溫度和濕度的要求。此外，硬件設備還存在老化以及軟件升級的問題，特別財務制度的改革依托著的財務軟件也相應進行升級，升級過程中存在舊數據的轉換及備份保管，同時對備份數據要進行檢驗（檢驗內容主要包括數據能否打開、數據信息是否完整、數量是否準確等），并采取多套備份。除此之外還要定期進行病毒防治等，這些因素的存在影響存儲數據的安全性。為此，相關的工作人員應該重視對數據的管理。

（二）缺乏直接可視性

紙質的檔案能夠直觀看到，而電子財務檔案需要在軟件的支持下才能看到和使用，同時觀看數字對視覺有一定的影響。如果人員充足的情況可以借鑒銀行的數據管理模式，將每份紙質檔案掃描存在計算機內，同時將紙質檔案裝訂封存，這樣做雖然平時的工作較煩瑣，但可以直觀的看到每份紙質檔案，且不會因為以后的利用損壞紙質檔案。

（三）技術性強

財務電子檔案在操作的過程中有很強的技術性。此外，因為技術和程序的變化將造成信息的不斷變化和更新，為此，應該派遣專業的技術人員管理檔案。

二、財務檔案電子化的優勢分析

（一）減少資源的浪費，降低管理的成本

傳統意義上的紙質財務檔案管理需要浪費大量的紙張，加上打印等消耗品，成本將非常的高。而財務電子檔案通過網絡的形式實現對檔案的從存儲和存檔等。在一定程度上降低了對材料的消耗。

（二）提升財務管理的效率

紙質檔案管理的過程中將消耗大量的人力、物力和財力等，此外，紙質檔案的查閱和歸檔都非常的困難。經過一段時間的發展，紙質檔案將越來越多，對管理人員是比較沉重的負擔。在檔案管理的過程中因為庫房建設的問題而影響檔案的規范化發展。電子財務檔案通過網上辦理的方式就能獲得，節省了物力、人力和財力。因此，電子檔案在使用的過程中更加的方便，同時管理的效率也將提高。

（三）有助于財務監督管理職能的發揮

電子財務檔案能夠促進財監督管理職能的發揮，促進財務管理效率的提升，同時為財務管理提供更多的渠道和全方位的信息，不斷提升財務監督檢查的實效性，及時的規避財務核算風險。此外，財務信息主要通過網絡的途徑進行傳播，同時有一定的瀏覽和修改的權限，做好加密工作，能夠很好的避免人為的修改，從而保證財務流程的科學性和嚴謹性。

（四）促進財務大數據的開發應用

大數據時代的到來促進了大數據技術的發展，其在信息統計和搜集方面都發揮著重要的作用。我市目前由財政局牽頭的涉稅平臺，各市直機關及下屬單位財務通過各自端口進行數據錄入，此項工作的開展不僅能夠吸引使用者的興趣，同時能夠幫助企業尋找淺在的客戶。通過對數據的科學合理分析能夠得到科學的財務信息。

三、財務信息化背景下財務電子檔案建設路徑分析

（一）完善財務檔案管理內控制度

內控制度是否科學和完善直接關系到電子檔案管理的效率。電子檔案內控制度增添了許多之前沒有的功能和內容。財務電子檔案管理控制模式具有多樣化的特點，控制的手段也比較程序化，目前主要使用的是加密狗的形式。為此，內控制度的建設能夠更好的促進財務信息管理的準確性和可靠性。

（二）注重財務電子檔案管理原則的完善

財務電子檔案管理需要遵循一定的原則，即管理要求、分類標準和檔案形成等。加強對檔案序號的管理，促進其向著合理和通用的方向發展。此外，序號的容量還應該具有超前性，為滿足各方面的需求奠定基礎。

（三）加強注重加密技術的引進和應用

傳統財務管理的過程中最大的特點是高度的集中性，這對數據的安全性有一定的影響。如可能發生未經過允許就能直接查看數據和文件，這樣容易造成數據被修改和損壞的情況。而對操作的權限進行嚴格的規范能夠很好的避免這個問題。我市財政一體化平臺及財務軟件的操作目前采用的是專線及專用電腦，并由計算機專業技術人員對工作電腦安裝免上外網的鎖，對操作者的權限進行嚴格管理，審批程序是：出納及主管的身份信息及權限由各單位申報，經財政局審核后報上級部門審批，方可領取各自的加密U盾進行工作;操作流程是：出納錄入-主管審核-財政局分管科室審核-支付中心審核-支付。

（四）加強部門協作，共同進行財務電子檔案管理

財務電子檔案的存儲和歸檔涉及多方面的問題，同時受到多種因素的制約。因此，為了能夠很好的完成電子檔案的管理工作，需要各個部門之間的協作，如依靠檔案管理部門和計算機網絡管理部門等。其中的檔案管理部門是最為重要的協助部門，該部門對檔案管理工作最為了解。此外，計算機網路管理部門也起著重要的作用，其為檔案數據的安全性和存儲制度的規范性奠定基礎。

（五）加強人才的引進和培訓

人為因素直接影響檔案的管理工作是否順利的開展。為此，財務技術人員應該掌握關于計算機方面的技能，同時對也應該了解一些會計電算方面的知識。因此，相關的檔案管理部門應該重視對財務管理人員的培訓，同時重視人才的引進，為財務檔案電子化建設奠定堅實的基礎。（作者單位：銅陵市環湖建設辦公室）