項目風險管理在高校圖書館圖書采購中的應(yīng)用

唐 潔

(桂林電子科技大學，廣西 桂林 541004)

現(xiàn)階段，高校在進行圖書采購的過程中普遍面臨資金短缺，時間緊張，資源浪費等問題。高校在采購中往往忽視了圖書采購的潛在風險和評估，有時反而耽擱了時間，甚至浪費了大量的金錢。如何正確地規(guī)避圖書采購風險，有效地控制各類風險，是高校亟待加強的問題。通過對高校圖書采購風險控制進行研究，能夠幫助高校從項目管理的角度識別出采購過程中各種風險，警惕各種重大環(huán)節(jié)的風險，針對性地提出應(yīng)對風險的策略以及具體措施，進而達到對風險的轉(zhuǎn)移和控制，實現(xiàn)高校圖書采購的順利完成。

一、圖書采購風險管理

圖書采購風險管理是一個持續(xù)的過程，建立良好的圖書采購風險管理機制以及基于風險的決策機制是圖書采購成功的重要保證。[3]圖書采購風險管理的過程有以下幾個方面：

(一)圖書采購風險識別。主要是通過分析采購過程中的不確定性因素，獲取圖書采購過程中可能存在的潛在風險，并將各種風險詳細進行分類總結(jié)，形成風險清單。

(二)圖書采購風險評價。通過詳細查看風險形成的原因以及風險形成的條件，以此來推斷出風險的作用范圍，以及風險帶來的后果的程度，風險和風險之間有何關(guān)聯(lián)，以及風險的優(yōu)先級別。

(三)圖書采購風險控制。圖書采購風險雖然具有不確定性，但其仍有一定的內(nèi)部發(fā)展規(guī)律。因此，可以在風險出現(xiàn)以前，對圖書采購風險進行分析，對可能出現(xiàn)的風險進行認識和評估，采取有效的方式方法進行控制。

二、高校圖書館圖書采購的特點

(一)多品類、小數(shù)量、多批次。由于高校圖書館是面向全校服務(wù)的，因此會涉及到各個學院、專業(yè)、學科和領(lǐng)域的書籍。所以圖書館在進行圖書采購的過程中，需要匯總學校各個職能部門的采購需求，采購多個品類的圖書。其次，由于高校圖書采購經(jīng)費和圖書館藏書面積有限，圖書館在進行圖書采購時，每本書籍只采購少量復(fù)本。另外，由于學科領(lǐng)域發(fā)展較快，高校各個部門需要根據(jù)形勢發(fā)展采購各類新興書籍，因此，圖書館進行圖書采購時，不可能一次性完成采購任務(wù)，需要根據(jù)圖書市場和學科領(lǐng)域情況多批次采購圖書。

(二)到貨率很難達到100%。相比普通貨物，圖書具有特殊性。圖書只有具有出版權(quán)的出版商才能出版，而且每批次印刷的數(shù)量也非常有限。因此，供應(yīng)商在采購圖書時，需要根據(jù)圖書采購名單，一一向各個出版商發(fā)出購買請求。但是由于圖書出版也是按批次出版，有時候可能圖書出版時間和數(shù)量不能滿足供應(yīng)商的圖書采購時間與數(shù)量。因此，圖書采購很難達到100%的到貨率，一般能達到95%到貨率的供應(yīng)商就非常不錯了。

三、高校圖書館圖書采購風險

A大學圖書館成立以來，圖書館在圖書采購招標方面仍處于探索階級，采購經(jīng)驗不足，對圖書市場的情況掌握不清，在圖書采購需求獲取方面也存在諸多不足，在采購過程中也面臨著財務(wù)超支、進度延遲和管理不善等風險，導(dǎo)致了圖書館整體的圖書采購質(zhì)量不是很好。通過分析，高校圖書館進行圖書采購時，可能會遇到以下風險。

(一)計劃風險

圖書館在進行圖書采購前，必須根據(jù)當前圖書市場的情況和學校對圖書的需求，制定采購計劃，并上報學校進行審核立項。如果圖書館沒有正確獲得圖書市場情況和學校的圖書采購需求，盲目的制定采購計劃，將會給后續(xù)的采購流程帶來致命性的問題，影響圖書采購的質(zhì)量和效果，導(dǎo)致整個采購項目的失敗。

(二)招標風險

在圖書采購招標過程中，采購部門需求根據(jù)采購計劃制定招標文件，供應(yīng)商根據(jù)招標文件進行投標；采購部門根據(jù)參與招標供應(yīng)商的標書進行審核，根據(jù)評標標準，選擇供應(yīng)商；招標成功后，供應(yīng)商根據(jù)要求為高校采購圖書，高校對圖書進行驗收，完成圖書的采購。招標采購中，涉及到的業(yè)務(wù)流程較多，任一流程出現(xiàn)問題，都將會影響招標的順利進行。[2]

(三)供應(yīng)商風險

圖書供應(yīng)商是圖書采購中的重要參與者，也是影響圖書采購效果的最重要的因素。供應(yīng)商的資質(zhì)、誠信度、供貨準時度和供書質(zhì)量等因素對圖書采購的成功與否起著舉足輕重的作用。

(四)財務(wù)風險

近年來，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的經(jīng)費整體都比較緊張，用于圖書采購的費用也相當有限。現(xiàn)階段，高校對于圖書采購的財務(wù)管理工作還不夠精細，在財務(wù)預(yù)算、成本控制和結(jié)算等方面還沒有足夠完善的財務(wù)管理流程。因此，在圖書采購過程中，高校可能會面臨著財務(wù)風險。

(五)管理風險

在圖書采購的整個過程中，與采購管理相關(guān)的組織、人員和溝通也是影響圖書采購效果的重要方面。

四、高校圖書采購風險控制策略

(一)采購計劃風險控制策略

1.多種渠道獲取圖書市場信息。為了提高市場調(diào)研的準確性，高校可以委托專業(yè)的市場調(diào)研公司對圖書市場進行調(diào)研；還可以通過參加與圖書相關(guān)的展覽會，訂閱各類相關(guān)行業(yè)的期刊雜志，加入各相關(guān)的行業(yè)協(xié)會并從這些協(xié)會獲得行業(yè)最新的信息等；高校還可以通過加強各個高校圖書館之間的合作，從合作方獲取市場信息。

2.采用數(shù)據(jù)挖掘方法獲取讀者的圖書需求信息。以圖書館館藏書籍信息及借閱和評價為基礎(chǔ)，充分了解讀者個人的需求，通過其借閱行為和習慣的全面分析，了解讀者個人的愛好，把讀者感興趣的內(nèi)容挖掘出來，能夠分析出學生感興趣的圖書，進而為學校圖書的采購與管理提供意見。

3.建立專業(yè)的圖書采購項目立項評審程序。現(xiàn)階段，在圖書采購項目立項過程中，高校主要是在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上，由單位領(lǐng)導(dǎo)作出決策。這種獨斷的決策方式給圖書采購帶來了源頭性的風險。為了提高領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性，高校需要建立一個專業(yè)的圖書采購項目立項審核程序。

(二)招標風險控制策略

1.科學編制采購文件。高校圖書館采購部門應(yīng)當與圖書館其它部門建立高效常態(tài)的信息交換機制，使得采購部門招標文件制定人員能夠正確地獲取圖書館的采購需求。招標文件應(yīng)盡可能得對圖書采購的時間、交貨方式、圖書要求、交貨時間、退貨條件以及供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)和財務(wù)狀況等進行明確的要求，防止因信息表述不明確引發(fā)的后續(xù)合同爭議。為了防止不法供應(yīng)商惡意報價，干擾圖書采購招標的正常進行，防止供應(yīng)商中標之后棄標，圖書采購部門應(yīng)當要求投標的供應(yīng)商繳納一定的保證金，降低圖書采購的招標風險。

2.建立科學的綜合評標體系。一方面，評標體系應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、報價和信譽等情況，建立科學的指標和權(quán)重體系；另一方面，在價格分計算方面，應(yīng)采取科學合理的方法，降低惡意低價中標發(fā)生的概率，比如采用有效折扣率的算術(shù)平均值計算方法，對高于或者低于算術(shù)平均值區(qū)間的報價進行扣分。

(三)供應(yīng)商風險控制策略

1.加強供應(yīng)商資質(zhì)審核。一方面，應(yīng)對供應(yīng)商的供書能力進行重點評估，評估的內(nèi)容具體包括圖書質(zhì)量合格率、準時率和退書率等內(nèi)容；另一方面，還可以對供應(yīng)商提供的增值服務(wù)進行評估，做好供應(yīng)商各類資料的記錄和管理，為后續(xù)的供應(yīng)商資質(zhì)審核提供數(shù)據(jù)依據(jù)，以便對供應(yīng)商進行跟蹤管理。

2.強化供貨延遲處理。為了讓采購項目能夠按照預(yù)定流程完成圖書采購，項目組必須建立一個詳細正確的工作計劃和工作流程表。圖書采購人員需要按照工作計劃定期與供應(yīng)商進行聯(lián)絡(luò)，督促圖書供應(yīng)商定期完成圖書采購任務(wù)。

3.建立采購質(zhì)量管理制度。一方面，圖書館應(yīng)建立圖書采購質(zhì)量跟蹤制度，記錄各個環(huán)節(jié)中的圖書采購質(zhì)量信息；另一方面，圖書館要建立懲罰機制。在簽訂合同時，應(yīng)明確并提高供應(yīng)商的違規(guī)成本，并在采購過程中嚴格執(zhí)行。在對供應(yīng)商進行違規(guī)處理時，不僅要進行經(jīng)濟處罰，更要從行業(yè)準入和市場信譽等方面進行處理。

(四)財務(wù)風險控制策略

1.加強采購預(yù)算管理。首先，高校應(yīng)建立科學的圖書采購預(yù)算標準，以便圖書采購人員能夠根據(jù)標準制定采購計劃；其次，在圖書采購的過程中，采購部門應(yīng)該加強對采購財務(wù)情況的跟蹤管理，加強與財務(wù)部門的信息溝通，強化對采購票據(jù)的審核，并嚴格按照采購預(yù)算標準進行審核，一旦出現(xiàn)超出預(yù)算的情況，應(yīng)及時的進行溝通與處理。

2.實施全方位成本控制。采購員需要詳細記錄每次財務(wù)支出，形成財務(wù)明細，如果在采購環(huán)節(jié)中發(fā)生超出財務(wù)預(yù)算的情況，則需要對先前的財務(wù)支出和成本明細進行詳細分析，分析出發(fā)生超出預(yù)算的原因，并制定下一步的成本控制措施和采購方案，盡最大努力降低成本超支所帶來的風險。

3.加強票據(jù)管理。為了避免結(jié)算風險，高校應(yīng)該對所有的財務(wù)票據(jù)與審批單原始單據(jù)都要留存?zhèn)浞荩⒔⑾鄳?yīng)的臺賬，對已驗收的圖書，應(yīng)將合同附表與圖書驗收單進行核對。

(五)管理風險控制策略

1.強化部門之間合作。圖書采購整個過程涉及到了教務(wù)處、圖書館和財務(wù)部門等多個部門。在采購過程中，各個部門需要就采購的相關(guān)事宜進行經(jīng)常性的溝通，才能正確、順利地完成圖書采購。

2.加強采購團隊建設(shè)。圖書采購任務(wù)的順利完成需要一個高效的圖書采購團隊，只有加強圖書采購團隊建設(shè)，才能從人力資源方面推進圖書采購的順利進行。

3.多種方式強化溝通效果。在圖書招標、投標和采購過程中，高校圖書館采購部門應(yīng)該與供應(yīng)商就采購的相關(guān)事宜進行高效的溝通，避免因信息溝通不暢導(dǎo)致的問題發(fā)生。另一方面，采購團隊內(nèi)部的人員也應(yīng)及時地采用多種方式進行溝通，除了網(wǎng)絡(luò)通信工具進行即時通信外，還可以采用周例會的形式，定期溝通總結(jié)圖書采購進展情況。

五、結(jié)束語

本文結(jié)合高校的圖書采購實際情況，從計劃風險、招標風險、供應(yīng)商風險、財務(wù)風險和管理風險五個方面對高校圖書采購的主要風險進行了分析與識別，提出了應(yīng)對圖書采購風險的控制措施。本文的研究促進了圖書采購部門對風險問題的全面把控。