關(guān)于加強(qiáng)疾控中心檔案管理的對策與注意事項(xiàng)

盧艷華

(公主嶺市疾病預(yù)防控制中心，吉林 公主嶺 136100)

隨著社會(huì)的多元化發(fā)展以及各類影響健康問題的出現(xiàn)，一些新的疾病呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，對疾控中心提出了新要求。由于中心的檔案本身比較繁復(fù)，涉及檔案包括檢測報(bào)告、疾病預(yù)防、計(jì)劃免疫、艾滋病等多個(gè)方面，因此提高檔案管理信息化和科學(xué)化是檔案工作的重要課題，需要相關(guān)人員高度重視，采取可行的措施，提高工作效果和水準(zhǔn)。

一、疾控中心檔案特點(diǎn)

(一)信息來源復(fù)雜

疾控中心的檔案信息來源重點(diǎn)有食品安全、環(huán)境勞動(dòng)衛(wèi)生、傳染病、地方病等，數(shù)量多，來源復(fù)雜。

(二)客體對象聚集

由于檔案中存在研究傳染病和由于自然災(zāi)害造成的疫情，所以其反映的對象距離性非常明顯；加之其檔案關(guān)系到普通大眾，對普通人的生活有直接影響，因此還具備民主性的相關(guān)特征。

(三)內(nèi)容范圍廣

由于多數(shù)傳染病和流行病并不受地理情況的限制，在全球各地都有可能出現(xiàn)，因此其信息具有一定的全球性。

二、檔案管理工作的不足之處

(一)管理方式不妥當(dāng)

首先，在紙質(zhì)檔案的管理上，非常容易出現(xiàn)以下問題：如紙質(zhì)檔案管理成本高，易發(fā)生蟲蛀以及發(fā)霉等問題；重量大，攜帶困難，對借調(diào)和歸檔的工作量有很大的負(fù)擔(dān)；占用空間大，對空間資源要求非常高；紙質(zhì)檔案的查閱流程比較多，手續(xù)繁瑣。

其次，對視頻、音頻類的信息處理不科學(xué)，存在信息亂碼、數(shù)據(jù)缺失的問題，影響之后的查閱工作，而且未將相關(guān)檔案完整分類，隨著數(shù)據(jù)信息的不斷增加，管理和查找的時(shí)間也會(huì)逐漸增加，效率下降。另外在整合過程中，很多老舊的信息處理不夠準(zhǔn)確，需要管理人員定期進(jìn)行信息篩選、整合和清理，擴(kuò)大儲(chǔ)存的空間[1]。

最后，疾控中心沒有很好地落實(shí)檔案信息化工作。很多管理中心的網(wǎng)絡(luò)為局域網(wǎng)，各科室的辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)沒有一個(gè)統(tǒng)一環(huán)境，有些科室在錄入信息時(shí)依舊是手工操作，為自動(dòng)化管理增加了阻力。

(二)相關(guān)軟硬件差

由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展差異顯著，因此很多欠發(fā)達(dá)地區(qū)在工作中依舊存在硬件不合格的情況，在現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)不足的情況下，多數(shù)地方更看重科研和醫(yī)療，而將檔案管理工作推后，導(dǎo)致設(shè)備落實(shí)不到位；同時(shí)由于大部分檔案還是紙質(zhì)版本，數(shù)據(jù)電腦，儲(chǔ)存設(shè)備，處理軟件缺乏，現(xiàn)代化數(shù)字資料的環(huán)境建設(shè)也相對更加落后，使得檔案管理的信息化工作相當(dāng)被動(dòng)。

(三)管理制度的欠缺

雖然關(guān)于檔案方面的法律規(guī)定已經(jīng)陸續(xù)出臺(tái)，但是在現(xiàn)實(shí)工作落實(shí)中，檔案管理效果差、制度細(xì)則不夠明確，加上技術(shù)進(jìn)步帶來的各種信息形式增加，加大了檔案監(jiān)管的困難性，造成信息資料容易被泄露，需要加大信息資料安全的研究。

三、管理對策

(一)加大重視程度

首先，態(tài)度決定了管理工作的好壞，因此，第一要?jiǎng)?wù)是向領(lǐng)導(dǎo)部門的人員灌輸檔案管理工作的重要性，使其充分了解檔案管理對中心工作的作用。此外，政府還應(yīng)加大檔案管理方面的財(cái)力和人力資源，強(qiáng)調(diào)檔案管理的重要性，樹立檔案管理部門的威信[2]。

(二)升級優(yōu)化管理模式

隨著技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)無法滿足現(xiàn)有的工作要求，因此，數(shù)字化、信息化的檔案管理工作非常必要，要想實(shí)現(xiàn)此點(diǎn)，就需要引進(jìn)一套全新的管理模式來適應(yīng)信息化管理，通過優(yōu)秀的管理設(shè)備和管理思維，建立以信息技術(shù)為中心的管理模式。

(三)采用現(xiàn)代化方式管理信息

現(xiàn)階段在進(jìn)行檔案管理時(shí)，需要充分利用數(shù)字信息技術(shù)，通過計(jì)算機(jī)來管理相關(guān)檔案可以提高其安全性和效率，節(jié)省大量工作時(shí)間，簡化管理程序，提升效率。同時(shí)，計(jì)算機(jī)上的信息可以做到信息共享，以便對各部門的檔案進(jìn)行管理，也方便檔案調(diào)取，保證管理效果。

四、注意事項(xiàng)

(一)加強(qiáng)檔案密保工作

定期對檔案進(jìn)行核對，防治相關(guān)檔案的缺失，對一些重點(diǎn)資料要加大檢查力度。要對檔案借調(diào)有一個(gè)明確而嚴(yán)格的制度，預(yù)防資料外泄以及被竊取毀壞。

(二)明確檔案的管理思路

檔案管理應(yīng)當(dāng)做到信息準(zhǔn)確、精確，條理分明，同時(shí)能夠做到分門別類，不出現(xiàn)交叉重疊的現(xiàn)象。此外，檔案信息需要全面準(zhǔn)確，根據(jù)信息能夠快速找到資料，這些基本思路需要經(jīng)常對工作人員進(jìn)行提醒以及培訓(xùn)，使其牢記并時(shí)刻注意。

(三)加強(qiáng)科學(xué)管理

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，需要有一個(gè)完善的監(jiān)督管理制度，細(xì)化完善管理細(xì)則，為管理工作創(chuàng)造條件。基于檔案管理要求和相關(guān)法規(guī)設(shè)計(jì)具體的管理制度，融入手機(jī)、整理、存儲(chǔ)等各個(gè)環(huán)節(jié)，編制責(zé)任體質(zhì)，設(shè)置審核標(biāo)準(zhǔn)，提高管理效率。

五、結(jié)束語

疾控中心的檔案管理與民眾健康、社會(huì)穩(wěn)定有著千絲萬縷的聯(lián)系，在信息時(shí)代下，加快檔案管理數(shù)字化，抓住機(jī)會(huì)和解決相關(guān)問題，是當(dāng)前疾控中心在檔案管理上需要重視的一個(gè)方面，對此，疾控中心應(yīng)當(dāng)革新檔案管理制度，培育人才，順應(yīng)發(fā)展，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，提高管理效果與質(zhì)量。