事業單位人事檔案規范化管理的重要性分析

薛樹江

(通榆縣房屋征收經辦中心，吉林 通榆 137200)

隨著我國城市的不斷發展，事業單位將面臨著更多的挑戰，如何充分利用現有人力資源則成為事業單位人事管理工作人員主要面臨的問題。人事檔案規范化管理作為促進事業單位工作效率提升的有效手段，能夠幫助我國事業單位解決內部管理過程中存在的問題，也能實現人力資源的充分利用，對于我國城市管理以及城市發展有著重要的意義。

一、事業單位人事檔案規范化管理的重要性

(一)將現存的人事管理問題充分暴露出來

規范化的檔案管理體系，能夠讓事業單位明確工作人員的基本信息以及技能信息，同時也能了解單位各部門對人員的需求情況，從而將部門人力資源調配中存在的問題暴露出來，讓管理者了解哪個部門存在人力資源過剩、哪個部門存在人力資源短缺的問題；同時也能讓人事管理人員了解哪些工作人員具有怎樣的能力，并將這些人員調配到適合的部門。同樣，在工作人員績效評定、能力評定等工作中，規范化的檔案管理工作，也能提供相對準確的資料[1]。

(二)保證信息的真實性與完整性

人事檔案是體現一個工作人員工作經歷和工作能力的重要資料，完整的人事檔案才能為人事調動與人事任命提供真實有效的依據。個別事業單位領導缺乏健全檔案管理制度的意識，從而導致在人事任命工作中出現各種各樣的問題；工作人員對檔案信息真實性與完整性認識的缺失，也導致檔案填報、存檔過程中出現錯誤。另外，在檔案收集整理、保管編制過程中不規范的操作，也會導致檔案信息的失真。失真的檔案為后續工作人員繳納養老保險、工作調動、職稱評定等都會造成不良的影響[2]。

(三)促進事業單位日常工作的規范化

規范化的人事管理制度中往往具有規范化的績效評定體系。可見，在評定工作人員績效的時候，會考慮工作人員是否按照要求完成了工作任務，從而促使事業單位日常工作的規范化發展。通過延伸思考我們會發現，人事檔案管理制度制定與日常工作有著密切的聯系，我們可以同制定人事檔案管理制度的過程中，對其他工作制度進行反思與調整，從而進一步促進事業單位日常工作往規范化發展。

二、如何進一步完善企業檔案管理制度

(一)加強事業單位整體的檔案管理意識

檔案的錄入與管理與事業單位的每一個工作人員都有密不可分的關系，所以事業單位的領導應該以身作則，提升自身的檔案管理意識；讓每一個工作人員從檔案信息登記錄入開始，就遵守檔案管理制度的要求，保證檔案信息的真實性和完整性。領導者與人事管理人員更應該主動學習先進的檔案管理制度，并將其融入到日常工作中去，將具有權威性、具體性的檔案管理制度落實到人事管理制度中去，為后續檔案管理工作提供制度依據。

(二)了解目前檔案管理制度中的問題

檔案管理制度的完善需要在實際情況的基礎上開展。所以，人事管理人員需要及時了解檔案管理過程中存在的問題，以及各個部門及各個員工的實際情況，從而制定出符合實際情況的人事管理制度及檔案管理制度。檔案管理制度的制定可以從檔案的錄入、調取、歸檔三個方面開展，制度面向的對象應該是檔案的錄入者、查閱者、管理者、被記錄人。檔案內容的組成應該為工作人員的基本資料、工作履歷、工作能力；各部門人員配置、人員變動情況、人員需求情況；事業單位年度工作總結、部門變動等信息都應該成為人事檔案管理的一部分。分析檔案管理制度存在的問題，也可以從以上幾個方面入手[3]。

(三)先進檔案管理制度的引入以及人才的引進

引進先進檔案管理制度以及優秀檔案管理人才，能夠為事業單位人事管理工作提供新思想和新動力，同時也能擺脫傳統思維對管理思路的限制與影響，促進人事檔案管理制度往新的方向發展。另外，在引進先進制度與人才的同時，事業單位也要加強對現有員工的培訓，從而保證事業單位整體檔案管理水平的提升。

(四)積極嘗試數字化檔案管理手段，提高檔案管理效率

隨著信息技術的發展，越來越多的企事業單位開始嘗試利用數字化檔案管理手段開展人事管理工作，并取得了一定的成果，其人事管理水平也得到了有效提高。所以，事業單位可以采取建立人事檔案信息庫的方式，減少檔案管理中不必要的環節，縮短檔案管理流程，減少管理過程中消耗的時間，促進檔案管理工作的發展。

三、總結

綜上所訴，人事檔案規范化管理在發現事業單位現存問題、保證信息的真實性與完整性、促進事業單位日常工作的規范化等方面都有重要的意義。所以，事業單位人事管理人員更應該積極探索人事檔案規范化管理的手段，促進事業單位人事管理工作以及其他工作的規范化進程。