探析高校辦公室業務管理結構優化的有效路徑

聶 瑜

(四川大學錦城學院，四川 成都 611731)

從當前我國高校的辦公室工作來看，主要表現出三個特點，即綜合性、服務性和時效性。高校辦公室業務管理工作質量在得到提高的同時也使得結構方面的一些問題被凸顯出來，對辦公室業務管理工作帶來了一些負面影響。針對這樣的實際情況，相關人員應該在日常的工作中對所存在的問題進行詳細分析，并能提出具有針對性的優化路徑。這樣才能更好的提高這項工作的效率和質量。

一、高校辦公室業務管理結構中存在的問題

首先，發展目標不夠清晰。高校辦公室在日常辦學和管理中，會涉及到大量的事務，需要承擔較重的責任，對管理人員的工作時間和精力提出了較高的要求。所以，大多數辦公室管理人員都將重心放在日常瑣碎的工作中，忽略了對發展目標的思考。管理層實施的寬松式管理方式使得辦公室人員缺乏創新意識。

其次，管理人員素質需要提高。在高校中，大多數管理者都擁有高學歷。但是，在實際工作中，管理人員的工作時間和精力都集中在日常工作當中，并沒有參與一些辦公管理工作方面的培訓。這就使得辦公室人員一直保持傳統工作理念，無法實現工作方面的突破，自身的服務意識也需要得到提升。

最后，內部凝聚力不足。高校辦公室內部設置了不同的功能崗位，并且各個崗位之間具有密切的合作關系[1]。但是，大多數辦公室人員在工作中都處于一種相對被動的狀態，每天都會按照機械式的方式開展自身的工作，將完成任務作為自己的唯一職責，并沒有對互相協作形成正確的理解和認識。這就使得在一些工作中，辦公室人員無法進行互相配合，凝聚力較低。

二、高校辦公室業務管理結構優化的有效路徑

(一)設定清晰的工作目標

清晰的目標能為辦公室業務管理工作提供明確的發展方向，保證辦公室在進行管理結構優化工作中能一直沿著正確的道路實現理想的目標。在實際的工作中，辦公室應該從層級、支點等方面設定工作目標，促進辦公效率的提高。所以，不僅應該從整體性的角度設定目標，也應該結合辦公室內部的各個崗位對目標進行細分。辦公室工作人員應該根據自己的工作制定目標。如果在辦公室中不同崗位之間存在密切聯系，考慮到工作關系，可以將其看作一個結合體，以此為基礎制定結合體的發展目標。值得注意的是，辦公室的崗位目標應該與整體目標保持一致性，不能與整體目標相背離。

(二)建立完善的工作機制

以清晰的工作目標為基礎，應該建立不同崗位的監督機制。這種監督機制的制定目的在于為辦公室業務管理工作提供支持和保障[2]。所以，應該制定明確的監督范圍和細則。應該從整體和局部這兩個方面實施監督和管理。例如，在辦公室內部建立例會制度，根據固定的周期督促辦公室人員進行工作反思，構建互相幫助和協作的和諧工作環境。又如，建立獎懲制度，能在一定的程度上發揮激勵作用，提高辦公室人員的工作積極性，使其能保持正確的工作態度。要想達到工作機制得到落實的目標，應該在各個層級的辦公室之間建立合作關系，使制度能被有效應用，為高校辦學工作提供保障。

(三)強化職能化建設工作

從職能角度來看，辦公室體現了多樣性的特點，比較難以實施清楚的劃分。所以，協調組織以及參謀助手職能的重要性就得到了進一步凸顯[3]。強化職能化建設工作，需要對辦公室業務管理結構進行改革，調整權力與利益之間的關系，從而更好的解決二者之間存在的矛盾。從參謀助手職能方面進行分析，高校辦公室在完成日常基本工作的基礎上，應該對工作形式的發展趨勢展開詳細分析，開展信息調研工作，并以信息技術為工具建立相應的數據庫。將線上與線下結合起來，了解教師與學生的實施需求以及提出的建議，建立公開的校務系統，實現辦公室管理人員與師生之間的有效交流。

三、結論

綜上所述，辦公室在高校工作體系中占據著舉足輕重的地位，不僅是促進各個部門之間有效協作完成工作的紐帶，也是一個重要的職能部門。盡管越來越多的高校已經認識到辦公室業務管理工作的關鍵性，但是在實際工作中仍然存在一些問題。因此，高校辦公室應該設定清晰的工作目標，建立完善的工作機制，強化職能化建設工作。通過本文對高校辦公室業務管理結構優化的有效路徑展開的一系列探析，希望能為提高辦公室業務管理工作效率提供一些參考。