交通建設工程監理檔案的收集整理

張穎

（衡水公路工程監理咨詢公司，河北 衡水 053000）

一、交通建設工程監理檔案的重要組成部分

隨著政府部門對交通建設工程投入的增加及社會經濟的迅速發展，碼頭項目、橋梁工程及高速公路項目等日趨增加。為了確保能對檔案資料及時收集整理，且最終形成價值較高的歸檔保存工程檔案，實現檔案收集整理工作的規范，交通運輸業及國家相關部門均制定了具體規定。交通工程監理資料是從旁站記錄、監理檢查與抽查、施工現場及巡視記錄等內容收集得來，具有較高的客觀性與真實性，準確而全面的反映了工程的施工問題、施工安全及施工質量。此外，在工程項目建設出現問題時，檔案資料也是主要的參考依據，對工程維護、改建、管理、擴建有著集中的反映。因此，只有做好工程建立檔案的完整收集，才能全面系統地反映相關狀況，讓工程檔案的作用與功能得到充分發揮。

施工各環節及施工完畢后的驗收階段產生的監理檔案是交通工程監理檔案的關鍵內容，主要包括質量報告、總控資料、工程進度及造價控制、工程監理會議及記錄等內容。一般情況下，收集范圍包括以下幾個方面。

工程合同管理文件：招標文件、外委試驗保驗單、供貨合同文件、外委試驗合同、監理合同文件、施工合同文件。

工程變更文件：監理會議紀要、監理安全文件、監理實施細則、監理部工地實驗資質等。

監督控制資料：月度計劃、進度計劃、生產計劃報審表；附件、工程開工報審表；附件、工程開工令、工程總體年度計劃。

工程批復文件、單價批復文件、監理費用支付報表、針對計量支付也提出全新的要求、其他費用的相關支付，以及針對分包工程所給予的各種審查文件、計日工申請、相關的批復文件等。

各種質量控制相關資料，如施工組織設計期間形成的申報表和附件資料、設備相關申報表和附件資料、構配件及工程材料、監理日志、監理旁站記錄、工程竣工驗收記錄、監理交底、施工技術交底、監理巡視記錄，以及對測量記錄表進行復核，工程材料試驗有關的檢查、報告等。材料試驗、檢測資料，質量控制措施及來往文件，工程質量驗收期間的相關評定資料等。

其他相關事項資料：會議文件、上級主管來文、業主來文、監理組織機構、監理工作制度、項目部來文等。

監理工作總結：監理人員匯總表、監理工作總結、工程聲像、總監辦、移交監理簽證、手續電子檔案資料等。

二、交通建設工程監理檔案收集整理的主要途徑

（一）開工前的監理檔案收集整理

1.明確總負責制

結合工程具體情況簽訂檔案管理責任書，考核重點與核心設置為檔案管理資料，將其直接與經濟效益掛鉤

2.執行“誰監理、誰驗收、誰收集”的原則

配備專業監理工作人員，確保監理檔案工作專業性的提升。同時，要及時收集各項專業資料，簽訂相關協議，提升檔案質量。

3.設置檔案機構

配備充足的檔案管理人員，并組織檔案員定期參與專業檔案培訓活動。同時，相關負責人需要簽訂監理資料并整編目標分解、目標管理任務書等。

4.制定檔案員崗位職責

明確責任范圍、工作權限、工作流程，定期檢查匯報。

5.同步建設工程監理及檔案

在項目計劃中納入檔案工作，并設置檔案項目負責人，指導、監督檔案工作，提升檔案管理質量。

（二）施工中的監理檔案收集整理

施工階段是大量產生工程監理檔案文件材料的階段，也是工程收集投資及進度控制、監理管理、造價控制相關資料等產生的階段。因此，工作人員需要掌握相關檔案管理及監理專業知識。同時，工作人員需要懂得如何與現場施工監理人員和檔案管理人員相互配合。檔案管理人員要在充分掌握施工進程與施工現場情況后，提前進入施工現場，確保資料收集與現場情況的一致性，且在這一過程中不斷監控跟蹤，推動工程監理與檔案資料管理工作同步進行。同時，每位監理人員要收集整理具體檔案資料，防止出現原始檔案質量散失等情況，最大程度保證監理檔案的完整性與連續性。此外，監理人員要分類整理這一階段形成的文件資料，節省歸檔排序的工作量，促進工作效率的提升，有效減少工作重復的情況。

（三）竣工的監理檔案收集整理

監理人員在監控工程項目施工質量時，要協助施工單位完成竣工驗收，審查相關資料的真實性和準確性。監理人員需要檢查會議紀要、試驗報告、合同文件、竣工圖紙、竣工驗收報告、交工驗收報告等文件材料的質量，并在《工程竣工檔案審核簽證單》《工程竣工資料審定表》上簽字確認。如果出現技術規程與工程實際不相符合的地方，施工單位要對材料核實補充。只有通過嚴格監控，才能形成有效監督工程竣工的檔案材料，保證檔案材料的完整性、真實性與準確性。