高校合同管理體系的若干思考

趙冰 周思佳 李麗潔 房闊

關鍵詞高校 合同管理體系 合同管理組織 監督體系 管理制度

一、高校合同管理的內涵和重要性

高校的合同管理，包含了從合同內容的立項、簽訂、執行以及終止整個過程，高校需要在合同執行的全過程中實施審核和監督。各高校需要重視合同管理工作，加強對合同的監管，有利于高校保護自己的合法權益，完成高校規范管理、依法治校的目標。高校加強合同管理可以預防一些潛在的法律風險，控制糾紛數量，防止造成財產或名譽損失，對于高校自身各方面利益都很有好處。

與市場企業的合同性質不同，高校的合同關系具備鮮明的校園特點，高校的合同內容主要圍繞教學、科研以及基礎建設進行。高校經常需要大規模的教學物資采購、教員學生的科研資金支持、高校與企業間的技術研發轉讓、校園內部建筑建設、房屋的租賃、基礎設施的維修等經濟活動一般也需要與市場相聯系，簽訂買賣合同、勞動合同、建筑工程合同等。高校與社會企業、市場人員產生了各式各樣的權利義務關系，也就是合同關系，高校合同管理主要就是圍繞這些合同關系展開工作的。

高校合同管理的難點在于高校合同管理需要涉及較多的行政部門，需要復雜的程序流程，合同的簽訂方和執行方很難統一，因此會存在條理不清的可能。比如高校需要為新校區置辦一批教學用課桌椅，該采購項目需要由相關單位提出申請、經過領導審核、主管部門制定采購計劃、實施招標確定中標人、項目審核、最后由學校法人代表和中標單位簽署合同。高校合同管理復雜的原因之一就在于涉及的部門眾多，一項課桌椅采購任務需要涉及需求單位如實驗室，主管部門如后勤、教務、資產管理部門，學校審計、法務、財務等各部門聯合運作。因此高校需要建立起高效、健全的合同管理體系，對合同關系實時動態監督，避免因為合同糾紛給高校帶來不良影響。

二、高校合同管理現狀淺析

（一）合同觀念淡薄、缺乏相關管理制度

由于高校的性質導致高校在改革開放后較晚地參與到社會經濟活動中，因此高校在一定程度上缺乏市場經驗，沒有對合同起到足夠的重視，缺乏合同意識。合同一方面可以規定好當事人雙方的責任義務，同時可以規避潛在的糾紛。高校管理人員早期沒有意識到合同的重要作用，在“象牙塔”待久了缺乏市場活動經驗，認為合同的作用不大，自己只需要將項目分配好就可以完成。因此在雙方確定合作項目時，校方由于可能有老師參與合同的簽訂，礙于情面吃了重視經濟利益的某些“商人”的虧，沒有仔細核實合同條款細則，草率地簽訂了合同，導致對方在履行合同過程中偷工減料，但又無法根據合同追究對方法律責任，最后給學校帶來不良影響和一定的經濟損失。而且有一些高校的管理人員缺乏法律意識，使用了原本不具備法律效力的刻章，導致合同本身并不能生效。高校本身才能作為合同主體，下屬的機構和單位并不能代替學校簽訂合同，因此可以體現出一些管理人員缺乏合同觀念，沒有對合同法律有較為清楚的認識。

（二）合同簽訂組織部門混亂、缺乏統一管理

高校作為一個整體，其下屬包含很多分支部門，如教學部門、科研部門、管理部門、后勤部門以及安保部門等，其實高校的內部管理相對復雜，各部門之間相互獨立，各部門均可各自與校外企事業單位有社會活動往來，缺乏統一的管理機構。通常來說規模較大的高校會設置法務部門來負責高校法務方面相關事宜，而沒有專門設置法務部門的高校也會聘請法律顧問，在一些重大事務上幫忙協調合同的審核。由于學校內各部門很難統一，因此很多學校不會專門設置法務部門來專管合同，各部門各自與校外簽訂合同，因此一些不具備法人資格的部門為了辦事方便也簽訂了合同。但一旦合同出現了問題以及糾紛，這些簽訂了合同的部門其實無權處理也沒辦法承擔責任，因此只能由學校法人出面處理。

合同簽訂組織部門混亂還會導致合同的資料很難收集。由于各部門都會與社會外界簽訂合同，因此學校法人的合同關系十分復雜，合同資料分散在學校各部門單位，因此不利于對合同資料進行統一管理，若遇到部門機構重新劃分，容易造成資料遺失，材料無法及時歸檔，因此在學校進行財務清算時會造成賬目核對不上的后果。學校也不便于從全局角度處理與校外的合同關系，可能存在一定的隱患。

（三）缺乏對合同實施全過程的監管

合同管理需要從合同簽訂開始到合同執行結束全程，很多高校只重視了合同的簽訂，在合同關系締結初始階段參與監管，可以在一定程度上起到監管作用，而在合同的執行階段，學校監管部門不便于監管，只有項目負責部門與校外對接，合同實際執行情況無法受學校監督。只有在最后合同內容完成驗收階段，很多問題才顯現出來，但變更已成既定事實，不便于更改，只能學校法人承擔風險。此類情況在工程建筑項目中情況比較普遍。

（四）缺乏專業的合同管理人才

由于一些學校沒有專門的法務部門負責合同管理，因此聘用了校外的法律顧問來協助學校進行法律管理，在一些設置有法學院的學校可以由本院教師處理學校的法律事務。不同的情況可能導致不同的后果，高校聘用的校外法律顧問由于不了解本校狀況，不了解學校內部部門單位設置，容易影響合同的簽訂。而那些由本學校法學院教師擔任學校法律事務的高校，由于教師需要在本職工作之外完成額外的任務，因此并不一定能夠完全勝任高校日常的合同管理工作，因此合同的管理也就受到了一定程度的影響。最好的情況還是學校在高校內部成立專門的合同管理機構，在有了熟悉校園情況的內部管理人員基礎上可同時聘用有經驗的校外法律顧問，來共同完成學校的合同管理工作。

三、高校合同管理體系完善

（一）深化校園依法治校觀念，完善高校合同管理制度

高校的管理者必須要從根本上重視高校的合同管理體系，加強法律意識，將合同管理作為一項重要任務完成，才能在全校范圍內為高校合同管理體系的開展提供環境，同時對相關的管理人員進行職業培訓，提高其合同管理能力。

高校合同管理體系需要制訂成熟完整的管理辦法，“依法治校”要做到有法可依，有章可循。法指國家人大立法，章指高校制定的章程，高校需要制定高效合理的合同管理辦法以及合同審核辦法、也可以設立授權制度以及合同歸檔管理辦法。高校制訂合同管理辦法可以給合同管理提供指導方針，對合同簽訂的整個過程進行規范。合同審核辦法可以對將要簽訂的合同以及已經簽署的合同、流程、期限進行專業的全面的審核。授權制度可以更好地簡化辦事流程，由于只有高校法人才具備能滿足成立合同關系的主體，因此學校各單位部門如果想要和校外單位部門簽訂合同需要得到校長的授權。因此為了保證合同關系的合法性則需要建立完善的授權制度。為了能夠更好地完成高校賬目的清算，需要及時對學校各項經濟活動的記錄進行歸檔，合同作為憑證需要得到重視，高校需要建立明確的合同歸檔管理辦法，方便有關部門進行查閱、審核。

（二）建立多層次的合同管理體系

為了能夠更好地對高校合同進行管理，除了制訂高效合理的規章制度，還需要有成型的管理架構，才能很好地執行法律章程。高校可以建立自上而下的管理體系，最上層成立合同管理領導小組，協調校方各管理部門的領導作為組員，由校領導作為組長統領整個管理小組，由各部門領導對合同進行分類整理，最終統一由領導小組進行監管。

各部門需要明確監管責任，如果高校有足夠的法務人員資源，可以單獨成立法務辦公室進行合同管理，由合同管理領導小組進行監督。一方面專門的法務辦公室可以專心于合同管理，同時具有更專業的法務工作人員，可以滿足合同管理的專業性，另一方面單獨的法務辦公室相對獨立，可以脫離各分支部門，不涉及自身利益，更好地對其他部門的合同進行監管。如果高校沒有足夠的法務人員資源，不能夠專門成立法務辦公室，則可以由審計部門代為管理。審計部門原本就負責高校內部的合同審核，而且各類事項也需要審計部門進行核查、批準。由審計部門對合同進行管理，也可以較為客觀的進行審核，并且便于合同文本的歸檔保存。審計部門相較于其他部門更具備審核管理方面的經驗，也較為客觀，可以更好地開展合同管理工作。

（三）構建靈活的合同管理機制

由于高校合同種類較多，而且涉及的合同金額也從數千元至千萬元級別，因此如果事無巨細的采取繁瑣的合同管理辦法，會導致相關部門任務過重，反而會阻礙合同管理的落實。因此可以根據合同的具體情況具體分析，不必所有都死板的拘于一格。

首先可以根據合同金額的不同，采取不同的審核模式。比如如果合同金額在萬元數量級，可以由分管的部門負責人簽字授權，每周進行一次會簽，以一周時間為單位，對合同內容進行審核，并授權。

合同金額在十萬元數量級，可以由分管部門首先撰寫可行性報告，由合同管理領導小組召開會議進行會審，對合同中存在的問題進行審核，及時修改，并將修改結果及時提交給領導小組重新審核，審核通過后則可以由招投標辦公室統一招標。

合同金額在百萬級數則需要專門召開會議進行可行性分析，并經由合同管理領導小組進行審核，征求法務部門或校外法律顧問的意見，最后簽訂合同。

通過靈活的合同管理機制可以“抓大放小”，合理利用高校資源，在具備完善管理機制的前提下，將合同簽訂權限掌握在領導小組內，合同在簽訂前論證其方案可行性，保證了合同內容的公正，降低了潛在的風險，保障高校的合法權益。

四、建立高校合同管理體系的意義

通過建立高校合同管理體系，可以規范高校的制度流程，合同管理領導小組負責宏觀調控，具體細節則由各分管部門完成，各部門各司其責保障管理體系的完整性。在建立起完善的高校合同管理體系后，合同的相關工作也可以更加有條不紊的展開，樹立其校方工作人員的流程管理的觀念，統一標準有利于更加高效地處理事務，提高工作效率和工作質量

五、結語

高校合同管理體系的構建，涉及多方管理部門，最好建立起高校合同管理領導小組，可以更好地協調多方部門，建立完整的合同管理架構。高校的特殊性質，導致高校缺乏市場活動經驗，可能要承擔更多的風險，因此高校需要重視相關法律問題，構建高校合同管理體系，適應激烈的市場競爭，更好地融入社會環境，規避合同風險。