淺論信息技術在醫療行業證件電子化管理中的應用

葉真

（上海中醫院大學附屬第七人民醫院設備科，上海 200000）

醫院后勤工作是醫院的支持系統和有效保證，發揮著極為重要的作用，其特點是后勤人員學歷次層次相對偏低，素質參差不齊，工作量大、涉及面廣、專業性強、技術要求高，但是醫院后勤管理水平的高低和醫院的經濟效益以及醫療質量息息相關，嚴重者可導致醫療秩序的中斷，后果不堪設想。現階段，社會得到了顯著發展，醫療改革深入推進，急需醫院行政后勤部門積極升級轉型，竭盡全力將自身的服務質量和效率提高。怎樣將行政后勤部門作為臨床一線的保障者和醫院決策的推動者、實施者的重要職能充分發揮出來，是醫院管理應著重解決的主要問題。醫院從實際出發，針對存在的突出問題，依托網絡化信息管理平臺，實行供應商資料、產品資料、證照資料電子化管理及動態管理，利用信息網絡管理技術結合后勤管理理念，實現集約化一體保障，實現數據共享供應商三證電子化，產品證照電子化，各類證照效期預警。解決了物資采購過程中涉及到供應商首營、產品首營、證照管理、交貨情況、供應商庫存信息化管理，從而使整個過程全方位監控，信息化處理。現結合我院管理實踐，淺析醫院行政后勤管理中的供應商及產品等證照管理的具體做法及體會。

1 醫院后勤管理信息化需求

1.1 后勤業務的動態發展性與適變性需求

信息化是業務管理和信息技術相互優化的過程，此過程的發展主要以業務和管理的發展變化以及不斷提高升級為動力，因此系統要柔性地和醫院后期管理需要相適應。醫院后勤管理在外延上應具備復雜性和多樣性，在內涵上又要具備一致性和整體性。現階段市場上部分醫院后勤管理系統通常運用的是類似倉庫設備管理軟件和倉庫進銷存軟件的一種系統，并未根據實際需求實際開發，和醫院后期管理企業化社會化的主體發展趨勢不適應，這是醫院后勤管理信息化建設中千萬不能出現的問題。

1.2 業務復雜性整體性與多用性平臺需求

醫院后勤工作是醫院的支持系統和有效保證，其所發揮的作用極為顯著，醫院后勤服務現代化的程度標志著一個醫院現代化的程度，其除了在醫院工作的所有環節中得以體現，同時和醫院的研、教、醫工作的健康發展和有序開展息息相關，有效保證了醫院工作的正常開展。所以后勤管理中物資采購環節有很多前期工作要做，同時要保證在一定的時間里采購到臨床需求的物資，并且保證產品的質量，同時要符合ISO9001 質量體管理體系的標準，更是要符合衛生監管部門法規的要求。這就要求物資采購員在對供應商評定資質、供應商三證、產品首營及注冊證信息等是否滿足法規的要求進行篩選，如果按照傳統手工臺賬及紙張資料的管理方式，很難在達到高效的工作效率。這就需要一個信息化的平臺對這些資料進行管理，能把不同供應商信息收集在同一平臺、同時要實時了解供應商的庫存情況，精確的核算下達訂單后送貨到醫院的時間。

2 醫院物資管理信息化的實施

2.1 物資管理系統—資料信息管理系統的概要介紹

我院利用物資管理系統極大的提高了后勤管理信息管理水平，提高了環節供應商管理、產品管理、證照管理、供應商庫存監管、質量報告管理及產品追溯管理等。有利于和物資管理信息化的需求相適應，確保物資管理的規范性，最大化控制醫院運作成本，使資金得到有效節約，促進工作效率和透明度的提升，樹立醫院的良好形象。

2.2 資料信息管理系統的的主要功能模

系統模板功能中有：A 供應商首營管理、B 合格產品名錄、C 供應商三證臺賬、D 采購目錄、E 倉庫庫存、F 產品進貨臺賬、G 產品追溯臺賬、H 進貨質檢驗收臺賬、I 檢驗報告。A：供應商首營管理主要是針對供應商首次進入醫院買賣對供應商進行相關資料的填寫及資質的評定檔案進行規范要求的登記，通過系統建立供應商的三證信息檔案（企業法人營業執照、稅務登記證、醫療器械經營企業許可證），同時把相關證照的附件掃描后形成電子文件進行一對一的保存。B：合格產品名錄主要是把每個供應商所通過招標進入醫院的產品，對產品信息進行采集并登記相關信息，產品目錄與供應商進行綁定，通過這個功能把可以隨按供應商查找產品，可以按同類產品查找供應商。C：供應商三證臺賬是把供應商基本資料中需要的字段按照醫院管理法規及衛生監管部門法規段提取出來，形成報表形式，所有涉及到三證上的字段都可以個性化顯示及隱藏，而且根據不同用戶的要求設置不同報表字段的排序先后，也可以導出不同的格式如：.xls.Textpdf 等9 種格式。通過這樣的方式可以就不需要人工錄入表格，提高工作效率，在醫院日常檢查中更加方便及保證數據的準確性。D：采購目錄是把供應商能經營所有的產品以列表的形式體現在系統中，方便采購員對同類產品進行性價比選擇、同時把產品物價信息及自然屬性（發證時所具備指定的信息）呈現給用戶。E：倉庫庫存是把每個供應商專門為醫院備貨的實時庫存，通過醫院直接查看供應商的庫存情況，可以合理安排采購物資時間及頻次，利用網絡技術把相關信息運用到日常的后勤精細化管理上，合理的降低庫存資金的周轉。F：產品進貨臺賬是醫院通過此功能一目了然的知道某個時間段從哪個供應商進過什么物資，產品的生產廠家是哪個，產品的注冊證多少，產品進貨的數量、生產批次、滅菌批次、失效期等信息；而且根據不同用戶的要求設置不同報表字段的排序先后，也可以導出不同的格式如：.xls.Text.pdf 等9 種格式。G：產品追溯臺賬是從物資請領部門到采購環節到使用過程追溯的報表，報表可以根據用戶要求把需要的字段顯示出來，在對任何檢查工作時都可以自由的提供各種各樣的報表。H 進貨質檢驗收臺賬是記錄并登記物資采購到醫院環節產品必須要符合醫院質量體系的標準，通過系統記錄每次每個產品進入醫院時形成的質量報告相關監管的信息，通過此功能可以導出不同時間段，不同供應商、不同類型產品類別的進貨質量臺賬表。I：檢驗報告是供應商在提供給醫院產品隨物出具的檢查報告，報告是以電子附件方式記錄在信息系統上，而且是一對一的記錄保存，避免紙質報告保存過程中存在缺失。

2.3 信息系統的擴張靈活性

資料信息管理系統在設計上考慮的醫院內部信息系統種類繁多，所以要求對于物資基本資料共性的信息都可以接口到其他信息系統上，所有在物資從請領和使用過程中需要監管的信息都能共享，同時可以把日常人工登記的資料全部實現電子化管理。系統與供應商內部的ERP 系統、監管部門的系統都預留接口，方便今后系統進行擴容，而且系統采用B/S 架構保證數據醫院內網、外網都可以訪問系統，同時使數據的安全性得到保證。醫院信息中心負責保管、存儲已經網絡化的資料，明確責任，防止丟失相關資料，為醫生的查詢提供方便，也把價值重大的第一首資料提供給臨床教學和科研，將醫院存儲資料的價值充分發揮出來。

3 體會及建議

我院構建的醫院后勤物資管理信息系統運行情況良好，使實時動態管理供應商資料、產品資料、質量報告資料及各種類型的信息庫完善順利實現，并可以對庫存資金和數量展開實時動態管理，防止毫無目的地采購，將庫存積壓量減少，促進醫院資金流轉速度加快。將第三方物理配送公司統一配送物資的目的順利實現，使醫療人員的工作量有效減輕。同時從數據方面支持了醫院管理部門進行物資的查詢，既可以對醫院臨床工作量信息和醫院臨床的費用進行查詢，同時還可以將醫院后勤成本的情況充分掌握到，并借助將信息化程度提升，有效提高管理水平，這對更好地實施醫院成本核算極為有利。利用先進管理工具隊醫院后勤管理是醫療改革中重要的一部分，信息化管理也是一種社會發展理念。在改革中沒有一條現成的捷徑可走，要勇于探索，勇于實踐，大膽改革，堅持以人為本，以醫院的發展為重。