芻議疾病預防控制機構檔案利用工作

楊興梅

疾病預防控制機構是公益性衛生事業單位，是從事公共衛生事業的專業機構，其使命是通過對疾病、殘疾和傷害的預防控制，創造健康環境，維護社會穩定，保障國家安全，促進人民健康[1]。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務”“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，提供檔案和檔案信息，為利用者服務的一項業務工作。檔案利用工作是檔案工作的根本目的，對整個檔案工作的發展有決定性影響。疾病預防控制機構檔案利用工作是其檔案工作的關鍵環節，在其整個檔案工作中起主導作用[2]。疾病預防控制機構應充分發揮其檔案的利用價值，更好地服務于疾病預防控制機構的各項工作。

1 疾病預防控制機構檔案的分類與特征

疾病預防控制機構的檔案包含衛生防疫檔案、公共衛生檔案、醫療技術檔案、黨政管理檔案等。其中，公共衛生檔案記載的是突發公共衛生事件的應急處置以及傳染病爆發流行的防控等方面的內容，還包括青少年的疫苗接種、生長發育、健康檢查等情況。

疾病預防控制機構的檔案不但具有檔案的共同特點，還有著自己的特征，主要表現在以下幾個方面。一是突發性，公共衛生檔案基本上是在突發公共衛生事件應急處置過程中形成的，事件的發生具有突發性。二是階段性，突發公共衛生事件應急處置工作具有階段性，常與疾病在本地區的發病、流行規律有關，隨之產生的檔案資料，在時間上具有階段性。三是綜合性，突發公共衛生事件的應急處置以及傳染病爆發流行的防控等工作需要政府各部門的協調配合，使檔案的形成具有綜合性。四是探索性，某些疾病的發生沒有規律可循，特別是突發公共衛生事件，因此，檔案資料的歸檔范圍和保管期限，何時移交、如何利用等需要研究和探索[3]。五是很強的保密性，疾病預防控制機構的檔案屬于《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》所規定的檔案資料，具有很強的保密性。六是專業性，疾病預防控制機構的檔案記載著當地疾病預防與控制方面的內容，與醫療技術、疾病的預防與控制等專業知識密切相關，具有極強的醫學專業性。

2 疾病預防控制機構檔案利用的必要性

疾病預防控制機構在長期的疾病預防、控制、監測，實驗室檢測、分析、評價，健康危害因素監測、分析、評價與干預，健康教育與健康促進，疫情信息分析與管理，突發公共衛生事件應急處置，科研教學等工作中產生了大量的檔案資料。這些檔案資料既包含了以往疾病的數據統計，同時包含了當時針對疾病的預防與控制所采取的措施和取得的成效等，它不但能為政府的決策服務、還服務于醫療機構和人民群眾。因此，開發利用疾病預防控制機構的檔案資料，挖掘其有效價值，能夠探索和研究疾病流行規律，為疾病的預防與控制提供科學依據，從而制定正確的疾病預防措施和控制決策，為疾病的預防與控制提供有力保障，促進人民群眾的身心健康[4]。

3 當前疾病預防控制機構檔案利用工作存在的問題

一是疾病預防控制機構檔案利用工作受重視程度不足，目前，很多疾病預防控制機構沒有設立專門的檔案管理部門，檔案管理部門基本設在行政辦公室，疾病預防控制機構意識不到其檔案利用工作的重要意義。二是疾病預防控制機構的檔案硬件設施不足，檔案管理的信息化水平不高，難以滿足其檔案利用工作，目前，還有一些疾病預防控制機構檔案管理的硬件設施不規范，沒有專門的檔案室（庫房），具備恒溫、恒濕等保存條件的檔案管理要求的疾病預防控制機構并不多，大部分的疾病預防控制機構的檔案管理還停留在原始的紙質檔案資料保存階段，缺乏信息化的檔案管理的硬件設施，比如計算機、存儲設備等。云南省地方病防治所為適應大數據背景下的時代發展需求，也使用了“浩瀚——機關檔案管理系統5.0”，但只能進行文件級目錄的檢索，不能進行全文的檢索，對紙質檔案，也沒有進行數字化處理、電子版備份，數碼照片等聲像檔案也不能規范化歸檔、管理和利用。三是疾病預防控制機構缺乏專業的檔案管理及開發利用的人才，由于疾病預防控制機構對其檔案管理與利用工作的不重視，其檔案工作人員沒有經過系統的檔案專業知識和疾病預防控制知識的培訓，造成疾病預防控制機構的檔案工作人員缺乏專業的檔案管理及開發利用的能力[5]。

4 如何做好疾病預防控制機構的檔案利用工作

做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，必須嚴格遵循檔案利用工作的指導思想，即準確、全面、有效、及時地為檔案用戶服務。

4.1 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作的前提是做好該機構檔案的基礎工作

疾病預防控制機構檔案管理部門最基礎的業務工作是收集、鑒定、整理、保管、編目、統計、開發利用等工作。所以說，檔案的基礎業務工作做不好，檔案利用工作也就成為無源之水和無本之木，檔案的基礎業務工作也就失去了意義。因此，充分發揮疾病預防控制機構的檔案利用工作首先應做好其檔案的基礎業務工作。應加大力度收集檔案資料，特別是有重大公共衛生事件發生或有重要工作時，一定安排專人全程跟蹤負責檔案資料的收集和整理工作，把檔案資料的收集和整理工作作為一項日常和長期的工作來抓；應建立規范的檔案管理和利用的規章制度，責任明確到人，做到有章可循。只有這樣，才能更好地開展疾病預防控制機構的檔案利用工作，滿足檔案利用者的需求[6]。

4.2 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，檔案工作人員應熟悉所保管檔案的內容和了解利用者的需求

作為疾病預防控制機構檔案工作人員應熟悉本機構檔案的類別、形成檔案單位的歷史、檔案保管情況、檔案收存情況、檔案的具體內容及存放地點。了解利用者的需求，就是要對利用工作進行預測，疾病預防控制機構檔案工作人員要了解國家的路線、方針和政策；本機構的生產、建設、科研工作的任務和計劃以及工作程序等。根據工作需要編制檢索工具和參考資料來減少查找時間。只有這樣才能做到及時、準確、充分的滿足檔案利用者的需求，提高檔案的利用率[7]。

4.3 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，檔案工作人員應有檔案利用的服務意識

檔案的作用能否充分發揮出來取決于檔案利用的服務，而檔案利用服務的質量和效果則取決于檔案利用的服務意識。所以說，疾病預防控制機構的檔案工作人員應有強烈的檔案利用的服務意識。一是要強化個人的檔案利用的服務意識，把要我服務轉變為我要服務。二是要強化團隊的檔案利用的服務意識，把被動服務變為主動服務。三是要創新檔案利用的服務方式，體現出良好的服務意識。四是要做好檔案利用的服務工作，為疾病預防控制機構開展各項工作提供有力支持[8]。

4.4 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，要正確處理好檔案利用和檔案保密的關系

作為疾病預防控制機構的檔案的工作人員和利用者，要認真執行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，嚴格履行檔案的保密義務，做好檔案的保密工作；要知道什么檔案必須保密，什么檔案不需要保密、檔案保密的范圍和期限。檔案保密過嚴格，無疑將會造成檔案信息資源浪費；有密不保，又極易給黨和國家造成危害。所以要正確處理二者的關系，要求疾病預防控制機構的檔案工作人員在維護黨、國家、人民利益的前提下，根據黨的方針、政策和國內外的形式進行綜合分析，凡是對涉密的檔案資料要嚴格按涉密資料的規定將以使用，對沒有保密要求的檔案資料，應積極大膽的提供利用服務[9]。

4.5 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，需要掌握其檔案利用效果

檔案利用效果是指檔案用戶在利用檔案部門所提供的檔案信息后所獲得的結果。疾病預防控制機構檔案利用涉及范圍廣，所以該機構的檔案工作人員不但應要求檔案利用者對利用后的效果進行反饋，而且應做好檔案利用效果的收集、整理、分析、研究，把檔案利用效果作為一項基本工作來抓，全面掌握、了解檔案用戶利用檔案后所取得的社會效益和經濟效益，有沒有產生積極的效果等情況。只有這樣才能全面的掌握疾病預防控制機構各類檔案的利用價值，為疾病預防控制機構的檔案利用者提供科學、可靠的依據[10]。

4.6 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，要加大對疾病預防控制機構檔案管理與利用工作的投入，采用先進的檔案管理信息化手段

可以說疾病預防控制機構的檔案資料是專門記錄歷史、傳承文明、服務于社會的重要公共社會資源，在當今社會發展進程中起著不可替代的作用。因此，疾病預防控制機構應對其檔案管理硬件與軟件加大資金投入，配置配套的檔案硬件和軟件設施，保證其檔案的存儲環境滿足檔案室（庫房）的“八防”工作要求，做到及時、有效地解決檔案管理與利用工作中所遇到的問題，確保疾病預防控制機構檔案資料的真實性、合理性、科學性和安全性；要對其電子檔案資料配備高性能的計算機和存儲設備等，安裝最先進的安全軟件（防火墻技術、檔案信息加密技術等），杜絕黑客與病毒的入侵，確保疾病預防控制機構電子檔案資料的保密性與安全性；要加強檔案工作人員的信息技術培訓，檔案工作人員必須主動的學習新知識、掌握新技術，能夠熟練地使用新設備，從而提高疾病預防控制機構檔案管理與開發利用隊伍的信息化管理水平。疾病預防控制機構要充分借助檔案信息化管理的優勢，切實提高疾病預防控制機構檔案資料的利用率[11]。

4.7 做好疾病預防控制機構的檔案利用工作，需要提高檔案工作人員的專業素質

當今社會，科學技術迅猛發展，人們對疾病預防控制機構的檔案利用工作的需求日益劇增，隨之而來，給疾病預防控制機構的檔案工作人員提出了新的要求，要求檔案工作人員應具備專業的業務知識和很強的管理能力，這就要求疾病預防控制機構的檔案工作人員要努力學習業務知識，由于疾病預防控制機構的檔案利用和管理工作具有極強的醫學專業性與技術性，其中包括了收集、鑒定、整理、保管、編目、統計、開發利用等基本工作，每個環節都有著一系列的標準，這就要求檔案工作人員不但定期參加檔案管理方面的業務培訓，還要參加疾病預防控制知識的培訓，做到學以致用，要對疾病預防控制知識有著深入了解，要掌握檔案管理的最新動態[12]。疾病預防控制機構的檔案工作人員應不斷積累工作經驗、掌握新方法，不斷提高和完善自己的檔案業務能力和管理水平，從而整體上提高疾病預防控制機構檔案工作隊伍的專業素質，科學、有效的為檔案利用者提供服務。

5 結語

疾病控制檔案機構的檔案作為該機構重要的信息資料，與該機構的各項工作息息相關，由于疾病預防控制機構的檔案具有內容種類較多、涵蓋范圍廣、醫學專業性強等特點，因而對疾病預防控制機構的檔案利用工作提出了更高的要求，要求疾病預防控制機構在開展檔案利用工作中，檔案工作人員應樹立檔案利用的服務意識，做好該機構檔案的基礎工作，熟悉所保管檔案的內容和了解利用者的需求，正確處理好檔案利用和檔案保密的關系，掌握其檔案利用效果，從而充分發揮疾病預防控制機構的檔案利用價值，讓其更好地服務于疾病預防控制機構的各項工作。