期刊編輯與作者溝通交流的藝術

孫協勝，洪 梅，高凌杰

(1.《陸軍軍事交通學院學報》編輯部 天津300161；2.陸軍軍事交通學院軍事運輸指揮系 天津300161)

期刊質量是期刊生存與發展的根本，提升期刊質量離不開高質量的稿源，稿源是科技期刊的立刊之本，而高質量的稿源是大量作者辛勤勞動的成果。如果沒有大量作者投稿，期刊就成了無水之源、無米之炊。為了保證充足和穩定的作者隊伍，期刊編輯無疑應加強與作者的溝通與交流，不斷提高服務水平。

1 溝通交流的重要性

在期刊編輯工作中，編輯與作者的溝通交流是非常重要的一個環節。溝通即信息交流，是溝通主體將一定的信息傳遞給特定的溝通對象并獲得預期反饋的整個過程[1]。在期刊整個編輯流程中，編輯始終是作者、審稿專家、讀者之間的紐帶，為了提高編校質量和工作效率，提高期刊的質量，編輯作為溝通交流主體在接受和傳遞相關信息時就要掌握一定的策略，最終達到高效溝通的目的。編輯加強與作者的溝通交流，一方面有利于彼此之間建立相互信任的機制，可以使作者與編輯對稿件中存在的學術或規范問題達成共識；另一方面，通過溝通交流使編輯及時了解作者的科研學術動態，便于編輯有針對性地統籌安排發稿計劃。

2 溝通交流的內容與技巧

科技期刊編輯在工作過程中，從作者投稿到出版發行，可能會遇到各種各樣的問題，要不斷和作者打交道，只有掌握了溝通交流的技巧，才能事半功倍，更有利于自身工作的開展。下面就一些常見問題談一些溝通的技巧。

2.1 要素不全、格式不規范

科技期刊特別是學術類期刊都有各自的要素要求、標準和規范，以《陸軍軍事交通學院學報》為例，刊發的稿件要素需包括：標題(含英文)、摘要(含英文)、關鍵詞(含英文)、正文、參考文獻等。但從所接收的稿件中發現，有相當比例的稿件要素不全，大部分是缺少英文翻譯，還有一部分無參考文獻或參考文獻標注不規范。出現這種情況，欄目編輯就要及時和作者溝通，補齊要素。在與作者溝通的過程中，有個別作者不太配合，有抵觸情緒，如有的作者認為文章的質量主要看正文，其他要素可有可無，且花費大量精力用在英文翻譯上，一旦稿件沒有通過，就做了無用功。遇到此類作者，就需要編輯做耐心細致的溝通，首先要講明期刊要素的重要性以及編輯規范的要求，其次要讓作者認識到要素齊全是作者態度和責任心的體現，也可以給審稿專家一個好的第一印象，利于提高文章的通過率。

2.2 重復率高

學術期刊一般都會對稿件進行學術不端檢測，以確?？l的稿件不涉及抄襲剽竊。不端檢測的時機一般在欄目編輯初審后、送專家審稿前進行。不同期刊對重復率的要求不一，但基本不會超過30%。以《陸軍軍事交通學院學報》為例，我們規定：所有刊發的稿件重復率應不超過15%，達到標準送專家審查；重復率在15%～30%，提請作者進行認真修改，但不告訴重復的段落；重復率在30%～50%，直接對作者進行約談，動之以情、曉之以理，并教育其更正；重復率超過50%，在作者不能給出充分理由的情況下，直接拉入黑名單，一年內不接受該作者稿件。在與稿件重復率高的作者溝通交流時，也要注意方法技巧，要區分不同情況，認真對照重復的內容，進行有針對性的交流。

2.3 退修

在稿件處理的過程中，一個重要環節就是稿件的退修。稿件退修對于稿件的規范化和質量提升具有重要作用。對于需要修改的稿件，編輯首先要認真通讀全文，再結合審稿專家意見，對照科技論文排版格式規范的要求，向作者提出稿件修改的意見建議。在撰寫退修意見時要做到條理清晰、內容嚴謹、語言準確、要求明確，這是作者對稿件進行修改的直接依據。在稿件退回作者修改時，應不間斷地與作者溝通，詢問修改情況，可能遇到的問題，有哪些困難，不斷調整修改意見，進行探討和指導。

2.4 退稿

退稿直接關系到編輯與作者的切身利益，一方面，既影響到編輯部出版刊物的質量與把關，也可能導致期刊失去良好的合作伙伴；另一方面，也會影響到作者的心情與狀態，甚至可以決定下次作者是否投遞本期刊的主動性和積極性。可見，退稿環節不容小覷，一定要講究策略和藝術性[2]。

編輯在退稿時一定要慎重，做到符合實際，實事求是，找準關鍵問題，盡量減少多余復雜的信息，防止作者判斷錯誤。同時要注重表達方式的準確、全面、合理、有效，盡可能做到明白道理，切中問題，無任何遺漏。要充分理解作者目的性與關切性，首先肯定稿件在某些方面的優點與價值，鼓勵其投稿的積極性，同時也要從文章內容、排版、章節結構、版式與欄目要求等方面，說明不足之處和拒絕的理由，通過解釋退稿的原因，具體分析稿件中存在的不足。有一些稿件非常優秀，論證嚴密、結構嚴謹、論點鮮明、論據充分，但是與刊物的辦刊宗旨和刊發范圍不符，在與作者溝通時說明理由，有條件時可以給作者提供可刊發同類稿件的期刊信息。通過這種溝通交流，使作者看到自身文章的不足，又能保證作者繼續投稿的積極性，做到退而不拒，使期刊工作順利開展。

3 在溝通交流時應把握的幾個原則

3.1 以誠待人

期刊編輯和作者之間常常被誤認為是選擇與被選擇、支配與被支配的關系，編輯常常有一種優越感，往往認為自己掌握對稿件的生殺大權，作者也往往認為編輯是高高在上的。在這種情況下，如果編輯和作者溝通，作者就處于被動地位，編輯有可能有一種咄咄逼人的態度，在溝通交流時作者就不敢將自己的意見完全表達，從而影響文章質量的提高[3]。因此，編輯在與作者的溝通中都要抱著誠懇的態度，認真、坦誠對待稿件和作者，使溝通的氛圍更和諧，達到預期的目的。

3.2 換位思考

換位思考，是設身處地為他人著想，即想人所想、理解至上的一種處理人際關系的思考方式，互相寬容、理解，多去站在別人的角度上思考[4-5]?？萍计诳庉嬇c作者之間也要相互理解、信任，并且要學會換位思考，這樣對一些問題的處理才能迎刃而解。在投稿過程中，作者都希望稿件得到公平公正處理；稿件是否錄用要及時告知，不拖拉；審稿意見要中肯，切中要害，實事求是反映稿件中存在的問題，便于論文修改；稿件通過修改符合刊發要求后及時發表，不能久錄用不發表等[6]。從編輯角度看，受各種因素的制約，有時稿件的處理進度受到一些影響，拖得比較長，如有些審稿專家一段時間工作比較忙、或經常出差、或身體原因等，專業方面又沒有其他合適專家能夠代替，致使審稿周期拖得很長，造成作者的不理解；有時因為稿件中某一觀點或某一結論，使專家與作者意見不一，或反復修改，又不便專家與作者當面交流，有時可能誤會為編輯的故意刁難。這就需要加強相互之間的溝通，在充分理解作者訴求基礎上，不斷改進工作方法。

3.3 靈活性與原則性相結合

編輯在編校過程中，會遇到作者各種各樣的訴求，如有些專業技術干部在職稱考評前發現文章不夠，又來不及寫，就到處托關系在文章中掛名；有些研究生作者臨畢業前一、兩個月把稿件投過來，要求畢業前刊發，根本沒有考慮審稿、退修、編校的周期，等等。遇到此種情況，編輯就要堅持靈活性與原則性相結合，在不違反原則的情況，能夠照顧的盡可能照顧。對于掛名訴求，原則上不予照顧，這涉及到學術誠信問題；對于研究生盡快刊發的訴求，一般會按照編輯流程走快速通道，即盡快走完初審、查重、專家審查、退修等環節，在符合刊用標準的情況下，在最近一期刊用，盡可能支持研究生順利畢業。

4 結 語

期刊編輯在與作者溝通交流過程中，只有抱著謙虛的心態，學習的態度，朋友的熱情，坦誠的溝通，采取積極的交流策略，才能區別對待不同特點、不同訴求的作者，構建有效的溝通渠道，不斷促進編輯工作質量的提高，進而提高期刊質量，不斷擴大辦刊影響。