保障職能的項目化應用探討

劉納

(中國飛行試驗研究院，陜西 西安 710089)

關健詞：管理模式；項目管理；保障管理；設備管理

新時代的新要求，對科研院所的保障工作提出了更高要求，需要思考和研究保障管理如何實現“目標具體化、任務項目化、工作精細化”，創新保障管理模式，提升質量和效率。

1 職能項目化成為新趨勢

（1）精細化的要求。精細化管理是社會分工和服務質量精細化對現代企業管理的新要求，它的主要目標是最大限度減少管理資源、降低管理成本。精細化要求復雜的事情簡單化、簡單的事情流程化、流程化的事情定量化、定量化的事情信息化。精細化管理表現在工作內容細化、考核指標量化、交付成果模板化、工作流程標準化等方面。精細化的本質是對戰略和目標分解細化和落實的過程，而項目化管理正好符合精細化的本質要求。如今精細化、精益化已經耳熟能詳，很多企業已經開展了“精益管理”的實踐和研究，如周鋒的基于精益化管理理念的高職后勤管理改革研究、楊文庚的神華北電勝利能源有限公司精益化管理研究、吳娛的論精細化管理在高校后勤管理中的應用等，都是對高校、企業的精細化、精益化管理的研究和探索。

（2）信息化的要求。信息化可提升科研生產能力，提高管理服務水平，已經成為科研院所贏得發展的必然選擇。同時航空工業已經認識到信息化對集團發展的緊迫性，提出了整合現有管理實踐，以流程為管理核心對象，流程與目標并重、具有航空工業特色的統一運營管理體系(AVIC OPERATION SYSTEM，簡稱AOS)。

管理信息化已經有了管理信息系統（MIS），而科研院所的多個行政管理部門對于管理信息系統又有各自的技術需求。為實現一個管理信息系統滿足多個行政職能部門的需求，綜合項目管理信息系統應運而生。它是以項目管理為核心、以解決項目管理綜合業務為宗旨，為組織提供綜合項目管理的集成管理信息系統。它既是項目管理解決方案，也是涵蓋多個項目管理業務領城的管理應用軟件。它的應用，可使項目管理技術及軟件從具體項目的應用提升到企業組織層面的應用，并為利用項目手段落實企業戰略管理、實施精細化管理提供了有力的管理輔助系統。要實現多個行政職能部門都能適用這個系統，一個辦法就是通過職能項目化實現“同一化”轉換，如圖1所示。

圖1 職能項目化實現綜合項目管理信息系統的適用性

（3）項目化新潮流。項目化管理已成為現代項目管理發展的一個重要特征，其本質是把企業中的一次性任務和復雜性工作按項目進行管理，其核心是把職能工作轉化為項目。項目化管理為保障管理職能項目化提供了理論指導，可以使保障管理職能得以創新發展、規范運行，推進保障管理的項目化發展，從而使保障管理的戰略目標通過職能項目化得以落實，如曲倩劼的高校后勤項目化管理模式硏究，對高校后勤項目化的可行性、模式設計及應用進行了研究。項目化管理也成為戰略目標管理的解決方案，即戰略目標的項目化管理通過自上而下、逐層分解形成部門目標，部門目標再通過部門職能項目化得以實現。比如保障管理部門的職能目標是組織戰略目標的分解目標之一，通過保障職能項目化實現保障管理部門的職能目標，就是對組織戰略目標實現的支撐。

2 新時代需要保障職能項目化

（1）從管理模式上看。保障管理部門是科研院所的行政職能部門之一，其管理模式與其它行政職能部門一樣，這種模式的主要特點是以行政管理為主，這種傳統管理方式面對“保障高效率、服務高質量、管理高水平”的目標要求、新時代快節奏的科研生產需求，以及職工對美好工作環境的需求愈發顯得力不從心。

（2）從職能分工上看。從單位組織結構和職責分工的設計可以看出，保障管理主要職責是負責能源管理、機動設備管理、車輛管理、辦公用具管理、不動產管理，動力供應、鐵路專用線管理、房屋道路維修、環境衛生以及綠化養管護的管理等。在職能細分原則、管理界面劃分、分工條理性方面還有再優化的空間。

（3）從戰略目標上看。部門目標是單位戰略目標的分解和支撐。保障管理部門的目標是對單位科研和生產的保障管理，是對單位的非生產性資源的管理、維護、保障，關注的是延長非生產性資源生命周期和利用效率的維護工作，包括了能源動力、道路鐵路、機動設備、環境、不動產、辦公用具等資源的保障。

（4）從管理對象及新特點上看。通過對保障管理戰略目標、職能分工、管理對象、管理內容等方面進行梳理分析，結合新時代的新要求，科研保障管理在完成現有職能的基本要求外，將面臨新的特點、新的需求，如表1所示。

另外，保障的對象即科研和生產已經基本采用了項目管理模式，服務的對象即科研人員已經適應了項目管理模式。所以，保障管理雖然是一項行政管理職能，若能積極深入研究新時代的精細化、信息化等新要求和新趨勢，與時俱進，順應潮流，主動推進職能項目化，就能贏得新時代的發展機遇。

表1 新時代保障職能的新要求

3 以制度化建設促職能項目化推進

按照項目化管理本質要求和理念，可以把保障職能系統地看作項目，使保障管理向項目管理轉變，也就是運用項目管理技術和知識，以項目管理技術優化保障管理職能，并指導保障管理的創新實踐。

（1）以WBS為切入點，建立保障職能的項目化管理基礎。以項目化管理為指導，基于項目管理的WBS工具，理論聯系實際，確定保障職能工作分解適用原則，包括：一是自上而下的原則，按照“管理對象屬性”對職能進行逐層樹狀分解；二是百分之百原則，對每一個工作元素按一個分解標準識別出其包含的所有工作內容，確保分解的工作總和等于對應的上一層元素的全部工作內容；三是獨立性原則，每個WBS元素都僅代表一個獨立的工作元素，不能重復或交叉；四是編碼唯一性原則，每一個WBS元素有且僅有一個編碼；五是適當細分原則，實現最低層WBS元素可控和可測；六是面向可交付成果原則，要確保每個工作元素都有相應的交付物。按照上述原則分解，將部門職能目標實現的工作范園基于WBS進一步分解為更小的、更加便于控制和管理的具體工作內容，從而形成保障管理WBS，其第二層分解如圖2所示。

圖2 保障職能項化分解第二層分解結構

（2）以項目化管理為指導，建立保障管理作業文件體系。基于保障管理WBS可以建立保障管理項目化的作業文件架構，如圖3所示。其中范圍管理作業文件以WBS及其詞典為工作規范化基礎，細化保障管理工作標準，主要包括《保障管理WBS》和《保障管理WBS詞典》，是保障管理項目化、精細化的基礎；依據WBS開發保障管理的WBS詞典，以“工作內容+工作標準”為結構，包含了全部WBS元素的工作說明。

圖3 基于保障管理WBS的項目化作業文件架構

團隊管理作業文件即基于WBS的《保障管理責任矩陣》，以責任矩陣為執行力的保證，明確職責分工，落實責任機制。通過結構化分解可以把項目的工作責任到人，結合組織結構和崗位設置等情況，合理安排各崗位分工和職責權限，形成基于WBS的保障管理工作責任矩陣。該責任矩陣的特點包括：一是以保障管理WBS為縱向維，以組織結構和權限層級為橫向維；二是職責權限可分為領導級、職能級和執行級三級；三是每一項工作分解元素都應該有相應的負責人。

進度管理作業文件即基于WBS的《保障管理工作進度管理》，以項目管理軟件工具制定進度計劃，實現工作計劃的可視化、動態化控制；部門負責人可以根據項目實施的目標和情況來考核項目負責人，而項目負責人只要求項目成員在約束條件下實現項目目標，強調項目實施結果；項目組成員可以精確地看到自己的工作安排和貢獻，根據項目計劃獨自開展工作，保證部門職能目標實現。另外，還可以基于保障管理WBS建立起保障的采購管理、質量管理、風險管理、溝通管理、經費管理等作業文件。

（3）培育四維驅動文化，促進保障管理轉型。要促進保障管理向項目化管理轉型，還要培育“四維驅動”的項目管理文化。項目管理文化的培養可以通過“四維驅動”來實現。認知維即鼓勵學習交流，鼓勵保障管理人員以項目管理知識體系作為保障管理的專業理論指導，學習項目管理技術、參加項目管理專業培訓，向科研項目的項目管理學習。環境維即營造學習環境，訂閱項目管理技術雜志，鼓勵參加項目管理論文交流；提供項目管理應用軟件，明確規范化交付物。行為維即鼓勵參加國際項目管理IPMP資質認證，倡導持證上崗，保障管理員工須D級資質，主管須C級資質，部門領導須B級資質，以此促進項目管理意識和能力的提升。創新維即以管理創新項目為創新平臺，以“問題導向”為創新方法，運用項目管理技術探索和實踐保障管理項目化管理方法，同時培養保障工作的項目管理人才，提升了保障管理人員的創新思維、創新意識。“四維驅動”的項目管理文化以環境促進認知提升、以認知再促進行為改進、以行為促進管理創新、以創新再改善環境的良性循環。如圖4所示。

圖4 四維驅動的項目管理文化

4 結語

國家倡導創新驅動發展、供給側改革，面對新時代、新要求，以及國企“三供一業”分離移交，保障管理職能也需要不斷創新、提質增效。在“項目管理技術”、“職能項目化”的理論指導下，在“問題導向”、“創新驅動”的方法指導下，在制度化建設的保障下，在先進文化熏陶下，通過保障管理項目化探索和創新，保障管理工作的指導標準化、操作規范化、管理精細化一定能夠實現。