終身教育體系下繼續教育學院辦公室服務管理職能初探

沈浚，董寧，陳德慶

（華東理工大學繼續教育學院，上海 200237）

1 引言

終身教育是指人們在一生各階段當中所受各種教育的總和，是人所受不同類型教育的統一綜合。包括教育體系的各個階段和各種方式，終身教育體系指教育系統和社會機構為社會成員提供終身參與有組織學習機會的教育制度安排和網絡。終身教育體系的建立，是教育發展的必然選擇。高校繼續教育作為終身學習體系的重要組成部分，在完善終身學習體系、構建學習型社會中具有不可替代的重要作用。

2 管理角色定位

在行政機關，工作核心是“行政”，辦公室承擔著承上啟下、溝通聯系的作用，是推動和執行各項“行政”日常事務的職能部門，承擔著服務領導、協調管理、服務各部門的職能。在繼續教育學院，日常工作的主要內容是各類教學管理，也包括各類考試組織以及培訓開拓，辦公室工作內容主要是圍繞學院多樣的教學工作展開的，每項工作都與教學服務工作密切相關，由此可見，樹立服務理念，全心全意為各類教學服務，從安全管理、物資調配等各方面為各類教學工作順利開展保駕護航。

3 服務對象人群

由于學院教學管理人員與一線占絕大多數，很多教學管理工作存在多樣性，教學管理老師的需求也比較市場化和多樣性，對于辦公室工作的訴求有時候表達得也比較直接和應激。對于這一點，辦公室管理人員需要積極應對和協調配合。同時，繼續教育學院的領導大都“雙肩挑“，除了繼續教育日常行政管理外，同時也承擔著其他工作業務，提前把該做的準備工作做好，把該報批的事項報批好，同時要善于結合現代的信息化手段做好行政流程，切實提高行政效率。

4 服務管理改進要點與方向

繼續教育學院辦公室應承襲傳統的工作職能，是整個學院的行政管理事務部門，需要有規范的制度化管理和完備的各類行政文書檔案管理，另一方面也要兼顧終身教育市場化服務的特殊性，繼續教育辦公室要更好地為市場化教學管理工作服務，需要肩負后勤配給和資源協調的工作職能。因此必須從規范性管理、做好服務管理建設以及提高工作效率幾方面展開。

4.1 日常工作中的規范管理與大局意識

繼續教育學院管理部門的設置比較精簡，一個部門對應著行政機關的多個部門。在這種情況下，辦公室作為綜合性最強的部門，行政事務繁雜，要保證學院各項事務平穩有序開展，各項工作有章可循，建立規范的行政管理制度是基本前提。此外，行使職能過程中辦公室工作人員，都應該有大局意識，所有日常工作應全力以赴完成。此外，對于那些不易分派或派不下去的工作，還有暫時無法確定分管部門或需要多個部門協調辦理的事項，辦公室都要理所當然、義無反顧地承擔抓緊落實處理，積極協調相關部門，按照規范要求完成工作任務。此外，辦公室直接服務領導班子和教學管理人員，承擔著溝通聯系的工作職責，工作涉及面廣，各方聯系比其他部門更多，理應進一步發揮其橋梁樞紐作用，實行高水平的管理服務工作。

4.2 做好后勤服務管理工作

學院辦公室應充分發揮積極能動性調動多方面資源，為各項教學工作提供更好的物質和條件保障，是辦公室工作的重要內容。作為教學管理工作的“大后方”，辦公室要與教學管理人員和培訓開發人員保持溝通，急人之所急，想方設法為教學工作創造更好的條件。發揮后勤支持作用，積極整合教育管理和培訓中需要的可利用資源，為終身教育提供服務。

4.3 開發數字化信息化平臺

要通過規范信息化的行政管理平臺建設、共享和整合學院各項管理資源，更好地利用信息化為終身教育服務，做好各類教學管理平臺建設和規范行政服務管理途徑的互通互動工作。

4.4 發揮辦公室應對緊急事務的作用

辦公室作為學院對外聯系的直接窗口，其經常要面對緊急突發事件，接收到緊急文件、緊急接待、緊急會務的情況很多，有時也會面臨比較急的后勤服務工作，面對這些緊急突發事項，辦公室要主動發揮應急作用，做出迅速準確的反應，組織相關部門要求，盡快提出解決方案，協調解決存在的問題，做好跟蹤落實及執行的相關工作，確保各項緊急事務得到有效應對和處置。

4.5 加強規范化管理

保證日常行政管理工作有條不紊地開展，規范化管理是首要條件和基本保障，學院辦公室要有規范性的辦事流程和管理制度，并對各類政策性文件，分門別類做好匯編工作，及時下發給各部門教學管理人員，盡可能讓各類規章制度深入到各教學管理部門中。

5 結語

綜上所述，繼續教育學院辦公室既承擔著傳統的行政職能，同時也要兼顧市場化的終身教育發展的服務管理，我們對自身管理工作有更明確的認識，才能為繼續教育事業的發展提供全方位的支持和服務。