高職院校文書檔案管理工作的現狀及對策研究

張海東

（北京農業職業學院，北京 102442）

1 引言

我國高等職業教育主要目的是為社會培養專業技能型的人才，對于社會的發展以及經濟建設具有十分關鍵的作用和價值。高職院校檔案管理指的是對高職院校教育教學、后勤服務以及科研工作的各項活動中產生的各種資料進行管理和應用的一種重要方法，可以為高職院校的管理以及后續服務活動的有序開展提供專業的參考，實現學院文書檔案管理工作的系統化、規范化和科學化，這也是當前高職院校文書檔案管理工作的重點。但是從實際情況來看，高職院校仍然存在檔案管理方面的各種不足，影響檔案價值的有效發揮。因此，高職院校逐漸強化檔案管理工作，探索科學合理的管理方法以及管理對策，檔案管理的優勢也逐漸突顯。

2 高職院校檔案管理的必要性

檔案是對歷史工作的詳細記錄，是歷史見證的真實憑證，也是第一手的資料，加強高職院校的檔案管理對于推進高職院校依法治校和依法教學具有十分重要的意義，能夠促進學校教育質量的進一步提高，促進學校的科學發展。在社會實踐過程中直接形成的各種各樣的文檔資料稱為檔案，檔案在一定程度上具有歷史性的特征，能夠客觀地對歷史情況進行有效地記錄，而非后人所編造的，具有真實性的特點，是最可靠的憑證之一[1]。同時，檔案資料還保留了十分清晰的歷史痕跡，包括相關領導人或有關人員的親筆批示以及簽署當事人的手稿，很多文件會蓋有個人的印信或者制發機關的印章，有些材料以錄音帶、照片、錄像帶的形式存在，都給檔案帶來了憑據作用的特征。同時，各種各樣的文件材料包括契約合同等相關重要資料在文書檔案中的憑證作用就會更加的明顯，這些資料都是來源于社會活動而且具有文獻所并不具備的法律效應，對于高職院校的評估檢查以及教學工作總結可以帶來十分重要的數據支持。

3 當前高職院校檔案管理過程中普遍存在的問題

3.1 缺乏系統完善的管理機制

學校的檔案管理工作直接反映出學校的教育教學水平，檔案管理也是院系管理的基礎工作，直接關系著高職院校的教學質量和教學水平。高職院校檔案管理種類很多，包括教學檔案、學生檔案、教師檔案、學術檔案、科研檔案等檔案內容。目前，因為各學校對檔案管理的認識不同、內容不統一，缺乏系統的管理機制，造成管理的不規范。從某種程度上來說，如果一個高等職業院校連學生教師的數量、學術上的成果的表現以及具體的形式、學生的就業統計等相關基本數據都殘缺不全，那么說明這個院校在管理方面存在很大的問題，因此，必須要重視檔案管理工作，采取科學有效的方法進行檔案管理活動，制定出系統完善的管理機制，為高等職業院校的管理活動提供有效的參考依據。

3.2 缺乏專業高水平的檔案管理人才

長期以來對高職院校檔案管理活動的不重視，導致檔案管理部門普遍缺乏專業高水平的檔案管理人才，難以真正有效地執行檔案管理活動，發揮檔案的角色價值以及數據支持價值。同時，我國高職院校檔案管理工作普遍起步較晚，仍然存在很多不完善的制度以及現象，而且有的院校的領導并沒有完全重視檔案管理活動，存在著很多檔案管理方面的疏漏，檔案管理隊伍建設嚴重不足直接影響檔案管理活動的作用和價值。目前，高職院校的檔案管理人員并沒有經過專業系統的培訓，缺乏主動服務的意識，無法保證檔案管理活動的科學化和規范化，信息化檔案管理水平較低，影響檔案的使用效率和調取速度，難以實現檔案規模化的開發與利用[2]。

3.3 基礎設施建設不足

相關調查研究表明，目前，絕大多數高職院校的檔案室庫房及工作場地相對于大學來說偏小，檔案室配置也存在嚴重的不足，很多的檔案室并沒有配置必備的機械設備，在管理方面存在很大的弊端，目前高職院校最常用的檔案管理方法仍然是手工操作方法，這會極大地耗費人力和物力，而且還導致檢測速度和檢測精度比較差。雖然某些院校已經開始重視檔案管理工作，并在檔案管理的基礎設施方面加大了投入，但是這部分高校在逐步實現計算機檔案管理過程中仍然存在較大的問題，影響了檔案查詢的速度以及檔案價值的有效發揮，同時，也不利于檔案管理人員綜合處理技術的能力的提升，工作人員通常難以兼顧檔案管理技術的科研與開發工作，導致在具體的工作過程中無法主動提供可以利用的檔案并積極地開發新的檔案，影響高職檔案管理工作的有序發展。

3.4 對檔案管理的重視程度不足

長久以來，高職院校領導在思想上缺乏對檔案管理工作的正確認識，認為檔案管理工作可有可無，只要有人管理就可以，沒有必要花費太多的精力以及太多的資金。管理者采取原有的落后低效的管理模式以及管理觀念導致檔案難以發揮其應有的作用，檔案資源嚴重浪費，無法為高職院校的進一步發展提供有效的數據支持。另外，高職院校的檔案管理部門普遍缺乏強烈的歸檔意識，沒有建立起專門的檔案管理工作領導與監督小組，檔案管理制度不健全、不合理，部門領導難以深入地解決檔案收集及檔案管理過程中普遍存在的具體問題，仍然依靠檔案管理部門主動索取的方式進行檔案資料的收集[3]。根據《中華人民共和國檔案法》，高職院校學生以及教師需要依法及時上交相應的檔案資料，高職院校的檔案管理部門需要加強對相關檔案的保管以及處理。從實際情況來看，高職院校除了檔案管理部門之外，絕大多數的老師和學生并不認識和了解檔案的法律責任，管理人員依法收集、自覺保護移交檔案管理的意識難以樹立起來。

3.5 信息化技術在文書檔案管理中的應用不足

當前高校的文書檔案管理工作使用的還是傳統的管理方法與技術，因此，信息化的程度就會出現影響，這屬于一種普遍的現象，歸結具體的情況主要體現在以下幾點：首先，工作人員對信息化技術的使用意識不高，很多的管理人員對信息化技術的了解不夠充分，覺得在高校的文書檔案管理中實施信息化技術的意義不大。其次，信息化技術的使用受到嚴重的限制，在一些高職院校中，信息化文書檔案管理只是在一些基本辦公軟件中使用，或者簡單的聊天軟件等，負責文件與資料的傳輸，而對一些辦公自動化與高科技的技術使用比較少。最后，當前我國信息化技術的使用沒有得到全面的推廣。信息化技術的發展不斷的創新，有很多現代化信息技術已逐漸被廣泛使用，如大數據技術與云計算等。這些技術的使用可以大大地提高高校文書檔案管理的工作效率。可是在實際的應用中，這些技術的使用較少，也受到了很多的限制，因此，導致信息化技術的使用得不到廣泛的應用。

4 提高高職院校文書檔案管理價值的相關對策

4.1 加強對檔案管理工作的重視

高職院校的檔案管理活動通常會涉及高職院校建設的各種各樣的內容，對高職院校正常教育教學制度的有效維持以及各個部門之間的工作都有著密切的聯系，高校的領導必須要重視檔案管理活動，并將檔案管理與學校的科研管理和教育教學相互協調起來[4]。在高職院校整體發展和規劃當中納入檔案管理活動，并加大對檔案管理工作的宣傳，使得廣大的師生都能夠充分了解到檔案管理的重要意義，從根本上樹立科學檔案管理的意識[5]。

4.2 加強檔案管理隊伍建設

當前，高職院校檔案管理人才不足是影響檔案管理工作價值的最主要因素之一。因此，必須要加強檔案員工的工作能力以及業務素質，提高檔案管理人員的綜合素養，進而提高檔案管理工作的信息化和規范化。同時，還需要加強對檔案管理工作人員的培訓，積極支持相關員工參加檔案部門舉辦的業務學習，全面提高檔案人員的專業能力，并加強對新材料、新技術、新科技、新設備的使用。充分利用科學技術引領檔案管理工作，提高檔案管理工作水平以及檔案管理工作的價值。

4.3 提高檔案管理的現代化和信息化水平

隨著科學技術的不斷發展和信息時代的全面到來，對高職院校檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。現代化的檔案管理工作具備自動化的搜索功能，可以幫助人們快速地進行檔案資料的查詢以及檔案資料的管理，能夠有效減輕工作人員的工作量和工作負擔，同時，檔案管理系統也可以根據一些工作需要自動生成分數統計，以減輕相關的工作量。在高職院校檔案管理工作當中納入信息管理的相關技術，使得檔案管理更加趨于信息化、數字化以及智能化，實現檔案管理文檔一體化的工作，全面提升管理的質量以及檔案管理的效率[6]。但與此同時，信息化的檔案管理也容易出現安全問題，包括黑客的攻擊、病毒的侵擾以及檔案資料的流失等，因此，還需要加強信息化管理系統備份資料的建設，并不斷升級防火墻裝置和殺毒軟件系統，保證信息化管理系統的安全性和可靠性。

5 結語

綜上所述，論文對高職院校文書檔案管理工作的現狀及對策進行了全面的剖析，希望能夠給予相關工作者一些啟發，充分發揮高職院校檔案的價值，促進高校教育事業的持續穩定發展。