關于有效提升企業辦公室公文處理工作效率的方法探討

王鑫，趙永義，張光偉

（中國石油勘探開發研究院西北分院，蘭州730020）

1 引言

公文處理主要包括公文的收文辦理、發文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關聯、銜接有序的工作。公文處理是中國石油勘探開發研究院西北分院辦公室工作的重點，公文資料實際是基于上級精神、科研生產實踐活動逐步歸納總結出來的重要信息資源，對于優化管理決策起到了至關重要的作用。分院辦公室秉持靈活與規范統一的原則，以完善制度為保障，以規范化操作為抓手，以信息化建設為重點，持續提升公文處理人員的專業素質，不斷提升公文處理工作水平，為各項管理決策和科研生產提供可靠的參考依據，保證決策的有效性、準確性和科學性。

2 建章立制，明確規范

西北分院以《黨政機關公文處理工作條例》為準繩，制訂分院公文處理辦法，在工作中進行不斷探索以及完善，形成了公文處理實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的基本規范，堅持將公文處理的每項程序、操作都按照一定的規則、方式和要求進行，辦理結果要達到一定的標準和規格，并在貫徹執行的基礎上，將程序、規則、要求、標準等以規章制度的形式固定下來，推廣至分院各基層單位參照執行。始終結合最新要求，嚴格落實責任，使得相關的公文處理工作人員能夠始終在制度約束和管理之下落實工作。

3 規范操作，夯實基礎

公文資料具有專業性、機密性和系統性，因此，對相關工作進行規范化是提高公文處理工作質量和效率的基礎[1]。西北分院經過不斷實踐，形成了公文處理規范操作的一系列做法：

第一，分類管理。根據收文來源不同及發文部門不同將公文按照不同目錄分類進行整理。尤其是注意根據科研項目階段不同所產生的如招標議標、開題、中期檢查、驗收等不同類型的公文也按照不同目錄進行分類，最終形成一個按照“年度—機構—節點”分類的門類清晰的公文處理系統[2]。

第二，節點管理。在科研項目、基建項目、管理項目等進行過程中，西北分院公文處理工作全程介入其中，按照項目進度細化每一個節點，實時歸納總結重要的信息，并以文件的形式發布，為分院其他類似項目提供更加客觀真實的依據。

第三，保密管理。分院按照國家規定的信息安全等級標準和涉密信息系統分級保護管理規定，建立文件安全防護體系，執行嚴格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級、保密期限和知悉范圍等內容，嚴格審批登記制度，指定專人管理。

4 應用技術，提升效率

西北分院主動引入吸收大數據、云計算等信息化技術，并應用到公文處理工作中，推動了公文處理辦公速度的加快、單位內部資源的共享以及信息互動的建設。

第一，在公司內部建立局域網，將公司的內網與外網隔離開來，為技術運行提供獨立平臺。第二，建立完善的公文處理管理系統，包含電子公文傳閱系統、公文信息管理系統以及網上查閱系統，涉及收文、發文、整理、存檔等多個模塊[3]。便捷性、高質量的信息技術的應用，大大提升了公文處理的工作效率。

5 建好隊伍，提升素質

西北分院不斷加強辦公室工作人員的綜合素質，建設公文處理人員隊伍，從根本上促進公文管理工作的健康發展。

第一，定期對公文處理人員進行培訓，促進公文處理人員綜合素質的提升。第二，積極通過引進人才、轉崗調崗等方式強化隊伍，分院采取“以老帶新”的方式，安排公文處理老員工幫助新入職的員工，使他們能夠盡快適應相關工作，盡快進入工作狀態。第三，督促公文處理人員認真學習，跟上時代步伐，學習并掌握更多現代化辦公技術。

6 結語

總之，公文處理作為中國石油勘探開發研究院西北分院辦公室工作的重點，通過完善制度、規范操作、信息化建設等手段，通過持續提升公文處理人員專業素質，分院相關工作效率得以有效提升，辦公室公文處理工作水平不斷進步，有效保障了分院的高質量發展。公文處理工作需要持續深入思考，始終堅持與單位實際相結合，始終牢記采用科學、規范、現代化的方法，相關工作質量與效率將會穩步提升，從而為單位日常管理工作提供有效保障。