信息化背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新

黃瑩

（內(nèi)蒙古呼和浩特水資源管理局，呼和浩特 010000）

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，其工作的高效開展對于單位工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有重要意義。在信息時(shí)代的背景下，社會(huì)各界每天產(chǎn)生的檔案信息日益增多，事業(yè)單位作為服務(wù)社會(huì)的國家機(jī)構(gòu)，其生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)的開展都要依據(jù)檔案信息，因此，優(yōu)化檔案管理工作是事業(yè)單位深化改革的重點(diǎn)內(nèi)容。

自2002年起，事業(yè)單位開始進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，到目前為止取得了一定的成果。我國事業(yè)單位最初的檔案管理模式以手工紙質(zhì)為主，隨著辦公自動(dòng)化的普及，檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化模式，計(jì)算機(jī)管理逐漸取代了人工管理，檔案管理的相關(guān)應(yīng)用軟件和系統(tǒng)的研發(fā)取得了一些成就，為檔案管理的信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，在一定程度上提高了檔案管理工作的效率，保障了檔案管理工作的質(zhì)量。

然而，目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作仍存有一些不足，事業(yè)單位必須加大檔案管理的信息化建設(shè)，完善檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理體系，以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

2 信息技術(shù)對于檔案管理優(yōu)化的意義

信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理優(yōu)化了管理模式，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的自動(dòng)化檔案管理模式，對于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要意義，具體表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

第一，保證了檔案資料的完整性。相比傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化的管理擁有智能優(yōu)勢，可以對檔案資料統(tǒng)一進(jìn)行記錄，同時(shí)相關(guān)管理軟件可以對所有操作記錄進(jìn)行留存并備份，有效保證了檔案原始數(shù)據(jù)的的完整性。

第二，提高了檔案工作的效率。檔案管理工作的大部分內(nèi)容較為簡單，但是信息量大、程序煩瑣，以往事業(yè)單位的檔案管理由人工完成，這種方法不僅需要花費(fèi)較多的時(shí)間，且存在較高的失誤率，在信息時(shí)代，檔案資料日益繁雜，僅靠人工顯然無法高效地識(shí)別有用的檔案信息，信息技術(shù)的應(yīng)用可以有效代替這些簡單又枯燥的工作，不僅減少了人力成本，還有效提高了檔案管理的效率。

第三，加強(qiáng)了檔案信息的利用、交流和共享。以往事業(yè)單位的檔案只供事業(yè)單位自身使用，且由于紙質(zhì)檔案的局限，檔案的查閱、檢索等手續(xù)煩瑣，對于檔案的再利用十分不利。互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的普及為檔案的流通和共享提供了廣闊的平臺(tái)，檔案綜合管理系統(tǒng)將檔案資料統(tǒng)一存儲(chǔ)，且為廣大人民群眾提供了優(yōu)質(zhì)的檢索服務(wù)，簡化了檔案資源的查找手續(xù)，使資源能夠得到流通和共享。

3 信息化背景下事業(yè)單位檔案管理存在的問題

3.1 信息化意識(shí)薄弱

目前，一些事業(yè)單位對檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視，究其原因在于事業(yè)單位的相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)的檔案理念陳舊，因循守舊沒有創(chuàng)新意識(shí)，仍然使用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)管理模式。一些事業(yè)單位雖然已經(jīng)開始利用信息手段開展檔案工作，但沒有積極主動(dòng)的意識(shí)，大部分領(lǐng)導(dǎo)只是抱有順應(yīng)時(shí)代潮流的想法，在檔案管理的設(shè)施引進(jìn)和技術(shù)投資上，不積極主動(dòng)，檔案信息化建設(shè)只是一句口號(hào)，并沒有真正落實(shí)，這極大地影響了檔案管理的工作效率，導(dǎo)致檔案管理工作無法創(chuàng)新發(fā)展[1]。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在信息時(shí)代，專業(yè)的檔案管理人員不僅指具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同樣還需他們具備一定的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并會(huì)熟練操作一些基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。然而，目前事業(yè)單位缺乏這樣的復(fù)合型專業(yè)人才，一些因檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)不熟練而導(dǎo)致的檔案資料丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；一些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，接受新事物的能力較差，無法完全掌握相關(guān)檔案管理設(shè)備的使用技能，反而致使檔案管理的效率低下。

3.3 電子檔案的安全系數(shù)低

電子化的檔案較之以前紙質(zhì)化檔案而言，具有易存儲(chǔ)、易利用的優(yōu)勢，但是電子化的檔案信息易泄露的問題也使人較為擔(dān)憂。同時(shí)，一些事業(yè)單位只重視檔案的收集與歸檔，而忽略了電子檔案的安全保密工作，缺少電子檔案系統(tǒng)的防火墻設(shè)置，無法保證檔案管理的高安全系數(shù)。

4 信息化背景下事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理工作的思路

4.1 創(chuàng)新信息化管理理念

事業(yè)單位想要?jiǎng)?chuàng)新檔案工作，首先單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對于檔案管理的促進(jìn)作用，將檔案信息化建設(shè)納入事業(yè)單位的年度計(jì)劃中，以突顯領(lǐng)導(dǎo)對其的重視，并加大對檔案信息化建設(shè)的投資力度，購置檔案管理必須的硬件設(shè)備，加大對新型檔案管理系統(tǒng)的引進(jìn)和檔案資料專有數(shù)據(jù)庫的開發(fā)，從而為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.2 建立健全檔案管理體系

事業(yè)單位的非盈利、為社會(huì)服務(wù)性質(zhì)，決定了其檔案管理工作對于事業(yè)單位的決策和發(fā)展方向具有重要指導(dǎo)作用。因此，事業(yè)單位必須建立健全檔案管理體系，首先需要明晰檔案管理的職責(zé)，制定明確的檔案責(zé)任制度，科學(xué)分工，使事業(yè)單位內(nèi)部工作人員各司其職的同時(shí)能夠相互監(jiān)督、協(xié)調(diào)合作。其次，制定嚴(yán)格的檔案管理制度，包括檔案的收集制度、歸檔制度、保管制度、借閱制度等，以保證檔案的統(tǒng)一管理，使員工能夠依章辦事，推進(jìn)檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用、服務(wù)等一系列工作的有序進(jìn)行。最后，建立檔案監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督管控檔案人員的日常表現(xiàn)情況，并將其列入有關(guān)人員的績效考核中，建立獎(jiǎng)懲制度，以激發(fā)職工的工作積極性，從而提高檔案管理的工作效率。

4.3 培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才

檔案管理人員是保證檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)，其綜合素質(zhì)的提高對于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展具有重要推動(dòng)作用。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)對檔案管理人員綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，開展定期的專業(yè)培訓(xùn)，以提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，保證檔案管理工作的有序、規(guī)范進(jìn)行。同時(shí)，也要開展相關(guān)信息技術(shù)的培訓(xùn)，使檔案管理人員熟練操作信息化辦公設(shè)備，培訓(xùn)之后進(jìn)行實(shí)踐考核，并將考核成績納入員工績效體系，以督促檔案管理人員提升自身的綜合素質(zhì)，從而保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。

4.4 加大檔案管理的安全保障

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，人們的安全意識(shí)也不斷提高。因此，事業(yè)單位必須加強(qiáng)檔案管理的安全保障工作，加大安全保障的投資力度，建立專業(yè)的防火墻。同時(shí)，由于電子檔案對于計(jì)算機(jī)的依賴性，事業(yè)單位還必須加強(qiáng)電子檔案運(yùn)行環(huán)境及存貯規(guī)格的標(biāo)準(zhǔn)化管理，規(guī)范檔管理案操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的版本，并規(guī)范電子文件的存儲(chǔ)格式和存儲(chǔ)載體，如選用光盤，以方便檔案數(shù)據(jù)的傳輸與管理。

此外，對于信息的安全保障還包括積極修復(fù)受損檔案信息。因此，事業(yè)單位的檔案管理部門需要引進(jìn)和完善相關(guān)修復(fù)技術(shù)，如計(jì)算機(jī)殺毒軟件、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、電子信息存儲(chǔ)載體的修復(fù)技術(shù)等。同時(shí)注意檔案的備份，從而為檔案數(shù)據(jù)的恢復(fù)提供必要的保證。

5 結(jié)語

綜上所述，在信息社會(huì)，事業(yè)單位的檔案管理工作必須結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展而不斷改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位可以從創(chuàng)新信息化管理理念、建立健全檔案管理體系、加大檔案管理的安全保障、培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才四個(gè)方面入手，提高檔案管理的工作效率，從而推進(jìn)信息社會(huì)背景下其檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。