信息化技術(shù)在科研項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

何堅(jiān) ，林丹榮

（1.廣東省實(shí)驗(yàn)動(dòng)物監(jiān)測(cè)所，廣州 510663；2.廣東省實(shí)驗(yàn)動(dòng)物重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，廣州 510663）

1 引言

科研項(xiàng)目管理是科研單位科研管理工作的重要內(nèi)容，從項(xiàng)目申請(qǐng)、組織實(shí)施、檢查評(píng)估、項(xiàng)目驗(yàn)收和檔案入卷等全流程監(jiān)管，確?？蒲杏?jì)劃圓滿完成，并要出成果、出人才、出效益，提高科研單位的競(jìng)爭(zhēng)力。新時(shí)代下，科研項(xiàng)目管理工作繁忙程度愈加高漲，對(duì)內(nèi)要有秩序且高效地處理日常事務(wù)性工作，對(duì)外還要快速匯總上報(bào)、精準(zhǔn)共享發(fā)布科研信息。隨著科技發(fā)展，以現(xiàn)代化信息技術(shù)為支撐，結(jié)合科研項(xiàng)目管理的實(shí)際，培養(yǎng)優(yōu)秀管理骨干，充分挖掘科研大數(shù)據(jù)，建設(shè)完善的科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)已成為科研項(xiàng)目管理的必選[1]。

2 科研項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

當(dāng)前部分科研單位建立了內(nèi)部的信息管理系統(tǒng)，雖加速管理信息的傳遞和反饋提高管理的運(yùn)行效率，但缺乏對(duì)管理過(guò)程和信息資源的歸類(lèi)、整合，存在以下幾方面問(wèn)題：①科研項(xiàng)目狀態(tài)難以做到實(shí)時(shí)更新；②科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)缺乏規(guī)范一體化的管理，項(xiàng)目出現(xiàn)問(wèn)題后難以及時(shí)作出相應(yīng)調(diào)整；③科研成果收集無(wú)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)成果資料不齊、描述不當(dāng)?shù)惹闆r；④科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算與支出缺少數(shù)據(jù)可視化、管理規(guī)范化；⑤項(xiàng)目研究過(guò)程跟蹤不到位。

3 信息化技術(shù)應(yīng)用在科研項(xiàng)目管理的優(yōu)勢(shì)與意義

3.1 科研項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)

隨著科技的日益發(fā)展，科研項(xiàng)目種類(lèi)及數(shù)量急劇增多，項(xiàng)目涉及經(jīng)費(fèi)數(shù)額巨大，科研過(guò)程中的很多研究信息不明確不統(tǒng)一，而人工操控管理下項(xiàng)目信息的存儲(chǔ)缺乏科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)，所以這些因素阻礙了數(shù)據(jù)的快速獲取與存儲(chǔ)。信息化管理以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，規(guī)范項(xiàng)目信息，標(biāo)準(zhǔn)化存儲(chǔ)數(shù)據(jù)資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資源共享。

3.2 簡(jiǎn)化操作、動(dòng)態(tài)化管理及大批量處理項(xiàng)目，全過(guò)程實(shí)時(shí)掌控進(jìn)展

基于網(wǎng)絡(luò)的科研項(xiàng)目信息化管理體系可以進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目信息查詢、科研信息發(fā)布、科研成果共享、下載各類(lèi)表格資料、項(xiàng)目變更與驗(yàn)收等繁雜事務(wù)處理，除了簡(jiǎn)化了項(xiàng)目管理流程，還將科研項(xiàng)目工作進(jìn)行片段化和動(dòng)態(tài)化管理，使項(xiàng)目日常任務(wù)掌控在管理人員手中，實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化傳遞資料，提升了工作效率。

3.3 打通信息渠道，整合科研資源，加快科技成果轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化發(fā)展

高校、科研院所等科研單位是創(chuàng)造新技術(shù)和科技成果的產(chǎn)出主體，但往往難以找到合適該成果進(jìn)行轉(zhuǎn)化與產(chǎn)業(yè)化的企業(yè)?？蒲谐晒纬尚畔⒒芾?，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)發(fā)布成果和多維度形象展出，可向全國(guó)甚至全世界尋找成果轉(zhuǎn)化合作伙伴，還可能形成一種產(chǎn)學(xué)研的合作模式。

3.4 準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)，挖掘及提取數(shù)據(jù)背后的價(jià)值

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)背后隱藏著巨大的價(jià)值財(cái)富。作為信息化管理的關(guān)鍵手段之一，數(shù)據(jù)挖掘融合了統(tǒng)計(jì)學(xué)、數(shù)據(jù)可視化和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等范疇的理論和技術(shù)，建立適當(dāng)?shù)捏w系，為科研單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供最優(yōu)方案，從而更利于掌握并順應(yīng)科研發(fā)展的變化。

4 科研項(xiàng)目采用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理的核心內(nèi)容

科研項(xiàng)目科學(xué)管理的核心內(nèi)容主要有：科研前準(zhǔn)備工作、科研過(guò)程中信息管理與監(jiān)督、科研完成后的驗(yàn)收、成果評(píng)價(jià)及轉(zhuǎn)化，具體環(huán)節(jié)大致分為五個(gè)部分。

4.1 申報(bào)前信息整合及申報(bào)管理

全國(guó)各級(jí)別科技項(xiàng)目的類(lèi)型和專(zhuān)題種類(lèi)多，申報(bào)時(shí)間不同，分類(lèi)整合信息資源，有針對(duì)性地進(jìn)行申報(bào)指導(dǎo)[2]。申報(bào)管理階段系統(tǒng)性地收集統(tǒng)計(jì)申報(bào)項(xiàng)目情況，制定詳盡的科技計(jì)劃，召開(kāi)申報(bào)動(dòng)員會(huì)議，收集項(xiàng)目申報(bào)意向及指導(dǎo)科研人員申報(bào)項(xiàng)目等管理工作。

4.2 研究過(guò)程項(xiàng)目管理

項(xiàng)目批復(fù)立項(xiàng)后，建立項(xiàng)目庫(kù)和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)賬目，錄入項(xiàng)目信息及相關(guān)數(shù)據(jù)，更新項(xiàng)目狀態(tài)。在科研活動(dòng)過(guò)程中，將取得的原始資料、實(shí)驗(yàn)資料、分析整理總結(jié)、階段性成果等以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式存儲(chǔ)到信息系統(tǒng)中；設(shè)置申請(qǐng)項(xiàng)目變更審批流程，如經(jīng)費(fèi)變更、人員變更等，作為項(xiàng)目驗(yàn)收憑證。此外，還應(yīng)對(duì)參與項(xiàng)目的研究人員實(shí)行規(guī)范化管理，匯總?cè)藛T的基本信息，便于有效地調(diào)度實(shí)驗(yàn)或管理人員。

4.3 項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收管理

信息系統(tǒng)通過(guò)郵件等多種形式通知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，告知做好驗(yàn)收資料等準(zhǔn)備，按時(shí)提交驗(yàn)收申請(qǐng)，對(duì)提交的資料進(jìn)行線上審核及組織聯(lián)系項(xiàng)目驗(yàn)收等管理工作[3]。

4.4 項(xiàng)目完成后成果評(píng)價(jià)

通過(guò)驗(yàn)收后，項(xiàng)目成果要進(jìn)行成果評(píng)價(jià)或登記工作，信息系統(tǒng)定期或不定期發(fā)布收集成果評(píng)價(jià)項(xiàng)目，審核材料及保存材料，形成的成果評(píng)價(jià)報(bào)告可作為證明材料申請(qǐng)科技獎(jiǎng)勵(lì)等。

4.5 項(xiàng)目成果評(píng)獎(jiǎng)、轉(zhuǎn)化及產(chǎn)業(yè)化管理

分別對(duì)評(píng)獎(jiǎng)、轉(zhuǎn)化及產(chǎn)業(yè)化的項(xiàng)目成果進(jìn)行收集錄入，并跟蹤記錄其狀態(tài)。

5 構(gòu)建科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)

5.1 系統(tǒng)設(shè)計(jì)目的

管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)四大目的：一是采取系統(tǒng)管理員、項(xiàng)目管理員及項(xiàng)目成員三級(jí)用戶管理模式，打造科研項(xiàng)目業(yè)務(wù)的規(guī)范一體化；二是項(xiàng)目生命周期精細(xì)化管理與項(xiàng)目過(guò)程監(jiān)控預(yù)警管理；三是所有數(shù)據(jù)資源全網(wǎng)共享、實(shí)時(shí)瀏覽；四是科研項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析，輔助科研決策。

5.2 系統(tǒng)核心技術(shù)

系統(tǒng)核心技術(shù)有三大點(diǎn)：一要基于系統(tǒng)B/S結(jié)構(gòu)，使用者能隨時(shí)隨地通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)（瀏覽器）訪問(wèn)操作信息系統(tǒng)；二要使用JSP動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)，系統(tǒng)既可迅速創(chuàng)建和顯示動(dòng)態(tài)頁(yè)面，又容易管理與維護(hù)；三要采用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，其支持分布式應(yīng)用，并發(fā)性、可靠性和安全性都較高，并具有可拓展和可延續(xù)特點(diǎn)。

5.3 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

①科研項(xiàng)目信息發(fā)布及申請(qǐng)模塊，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)科研信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)發(fā)布、查詢共享及預(yù)申報(bào)的功能，方便快捷，從而更好地服務(wù)于科研工作人員；②科研項(xiàng)目過(guò)程管理模塊包含項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目變更及驗(yàn)收結(jié)題階段，為科研人員提供項(xiàng)目資源全方位一體化平臺(tái)，可進(jìn)行研究資料的上傳、查詢與下載，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或委托專(zhuān)人）對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)管理；③科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理模塊與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)銜接，達(dá)到實(shí)時(shí)呈現(xiàn)、瀏覽與掌控項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的目的；④科研項(xiàng)目成果管理模塊，涉及論文、論著、申請(qǐng)與授權(quán)專(zhuān)利、科技獎(jiǎng)勵(lì)、標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)品等，提供備案申請(qǐng)、過(guò)程管理、形成成果及資料歸檔的全流程功能，由項(xiàng)目成員或負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)情進(jìn)行線上填報(bào)，并由科研管理員審核；⑤用戶管理模塊，分級(jí)別管理用戶，將用戶級(jí)別與用戶名綁定，用戶通過(guò)“用戶名”與“密碼”登錄進(jìn)入操作界面。用戶級(jí)別包括三級(jí)：項(xiàng)目成員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和科研管理員，每一級(jí)都有不同的操作權(quán)限。

6 結(jié)語(yǔ)

信息化技術(shù)是時(shí)代進(jìn)步的潮流，是社會(huì)發(fā)展的成果，科研項(xiàng)目管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。本文就科研項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題展開(kāi)研究，提出采用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)管理科研項(xiàng)目，構(gòu)建科研項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)獲取、傳輸、存儲(chǔ)與共享、綜合分析利用，深度融合數(shù)據(jù)資源、領(lǐng)導(dǎo)決策與組織管理工作，充分發(fā)揮協(xié)同創(chuàng)新作用，從而提升科技創(chuàng)新與服務(wù)能力，促進(jìn)科研單位的繁榮發(fā)展。