新形勢下如何做好現代化寄宿制中學檔案管理工作

姚鷹

【摘要】學校檔案是一所學校在教育教學活動中形成的、保存備查的方案、圖像、聲音及其各種形式的原始記錄。作為內地西藏班走向現代化的示范性學校，現代化寄宿制中學除了應當在教育教學領域充分發揮領頭羊的特殊作用外，學校檔案更好地服務于教育、教學、教研等工作，在帶動、影響、輻射方面，具有重要的價值與意義。

【關鍵詞】現代化;檔案管理;寄宿制學校

學校檔案是學校發展歷程中珍貴的足跡和重要組成部分，它反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況，在學校工作中起著承前啟后的作用。作為學校工作的真實寫照，是一所學校在教育教學活動中形成的、保存備查的、具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄。自1998年8月上海市共康中學建成以后，到現在為止，作為內地西藏班走向現代化的示范性學校、現代化寄宿制中學，除了應當在教育教學領域中充分發揮領頭羊的特殊作用外，學校檔案應該更好地在服務于教育、教學、教研和各項管理工作等方面體現其自身的價值與意義，在帶動、影響、輻射其他學校的檔案工作同樣責無旁貸。

本文結合我校多年來檔案工作的實踐，就新形勢下如何做好學校檔案管理工作做了如下思考：

一、抓好“陣地”建設，優化檔案基本設施

檔案室是檔案工作開展的重要陣地。我校檔案室改建以來，在設施上有了明顯的優勢。學校建筑面積有29畝，屬于小巧玲瓏型的校園，但學校分配到檔案室的面積近60平方米，其中庫房43.2平方米、閱檔室16平方米，檔案管理人員在校務辦辦公室辦公。庫房、閱檔、辦公分開，這些為檔案工作的順利有序地開展打下了良好的基礎。同時在硬件上，學校為檔案室配置密集架、中央空調、防火防盜監控警報系統、電腦掃描復印等現代化設施。為更好地保護、保存檔案信息與資料，為查檔、閱檔、用檔等，盡可能提供優質的服務。

學校檔案涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業生工作、教學研究、校園環境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體，是中小學校重要的信息資源。它是一個學校長期教育教學活動中各個方面的實踐經驗總結，又是促進學校在今后工作中揚長補短、不斷繼續前進的重要依據。

二、樹立全員檔案意識，加強檔案規范管理

（一）以制度建設為抓手，促進規范

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。我校建立起校分管領導-專職檔案管理干部-處室兼職歸檔員的管理網絡，建立健全的《共康中學全宗制度》，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級規定，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度。學校領導在行政會向各處室提出要求，提高職能部門的檔案意識，試行檔案分級職責層層落實。落實檔案的收集、整理、歸檔工作，保障檔案資料的完整性、準確性。保證檔案資料進、出（室）及時，做到檔案的歸檔有效、保管有方、借閱有據。其次，學校領導經常利用教工大會向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。

（二）以評估檢查為契機，促進管理

學校每年接受區檔案局的執法專項檢查、教育局常規檢查和檔案協作組互查1-2次，同時，學校更有大大小小、各種層面的教育教學督導、行為規范校、市級文明單位等檢查工作?？梢院敛豢鋸埖卣f，每一次工作檢查，都需要檔案員的全力配合。學校所進行的各種形式的評估，最有說服力的依據便是原始檔案材料。我們也將每一次檢查，都作為反思工作、推進工作的一個契機，發現問題及時整改，取得了較好的效果。

（三）以文化建設為載體，展示風貌

我校的校園精神是上無止境，“共進共享，同樂同康”的校風、“敬、親、嚴、競”的校訓，“現代、靈動、開放、和諧”的學校發展目標，學校教育品牌 “上海也有我的家”活動，在學校檔案也應忠實展示、充分體現，檔案應是學校形象和價值觀建設成果的重要載體。檔案是日積月累的繁瑣工作，學校現有的知識成果，記錄了優秀的傳統和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的總結，是學校成長和奮斗的沉淀和記錄，要注重學校各類材料的收集和整理，有效的推動學校自身形象和價值觀的發展。

三、發揮教育服務功能，提高檔案管理能力

（一）為學校發展固化成果

學校三支隊伍建設——“精細化”的管理團隊、“研究型”的教師團隊、“自主管理”的學生團隊，他們每一步的發展足跡，都留下鏗鏘的印記。學校文化節、體育節、紅五月歌會、藏歷年慶?；顒?、新生才藝展示、同課異構活動、社會實踐活動手冊、《共康中學學生成長指南》等，每一次大型活動，都要及時歸檔，檔案要成集宣傳、教育、信息服務于一體，實現檔案信息的固化和共享。

（二）為教育教學科研服務

學校的教育教學、德育活動檔案真實地記錄了學校教育教學工作的內容、方法、途徑和效果，反映了教育工作的全過程，檔案可以為改進教學方法、進行教學改革、促進學生在新時期核心素養的發展，提供忠實的依據。學?？蒲袡n案也是進行科研再活動的依據和參考，學校先后開展學業質量保障體系、核心素養等市區課題研究，開發學科校本練習冊，這些檔案是學校科學發展的“糧食”和“源泉”。

（三）為教師專業發展助力

作為人才信息縮影的人事檔案，有助于開發人力資源，調動教職工的工作積極性。我校的青年教師成長手冊、班主任工作手冊、青藍工程帶教指導結對工作等，每一步的行動推進，都有重要價值與意義，檔案管理工作為落實干部政策、調整工資級別、評聘專業技術職稱、評先選優、晉級晉職、解決生活待遇等問題時，提供了重要憑證，促進了教職工隊伍的優化配置，促進教育教學工作的開展。

同時，我校檔案員不斷提高檔案管理的業務能力。例如，訂閱檔案雜志，認真學習檔案政策法規，豐富檔案管理知識內涵。結合市區檔案日活動，定期參加市區檔案局舉辦的檔案管理知識的培訓學習。積極參加教育系統檔案教研活動、協作組活動每月一次，學習各校的檔案管理特色，開展主題交流。在與兄弟學校的互動交流中，取長補短，拓展視野，不斷進步。

四、加強信息網絡技術，助推學校檔案工作成功轉型

“工欲善其事，必先利其器?！彪S著現代化教育手段在我校的普及和辦公自動化技術在工作中的日?；?，傳統的紙質化檔案室室藏類型已無法滿足新形勢下的工作需要。合理運用現代化科學技術，建立校園信息網絡，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，是現代化學校檔案管理發展的方向。

自2006年以來，學校檔案室利用EDOC文檔音像信息管理系統軟件，對檔案室紙質檔案、室藏照片、錄音、錄像等檔案全部實行數字化。同時，借助學校網絡資源建設平臺，通過局域網與教育系統的上級檔案部門連接，實現了檔案信息的數字化和網絡化管理。在檔案管理工作上，實現紙質檔案與電子檔案“雙軌制”管理模式，這一系列措施，為今后完全實現學校檔案數字化、資源共享化提供了必備條件，使學校檔案管理逐步走向信息化管理的新時代

同時，面對信息技術的挑戰，傳統的“保管員”式的檔案管理員也已經無法滿足新形勢下的工作要求，必須不斷努力學習，成為一個既熟悉檔案管理業務知識又懂得計算機信息技術、能順應檔案信息網絡化管理的復合型人才，成為合格的檔案信息管理和開發的“信息管理員”。

現代信息技術以其強大的功能使學校檔案工作進入信息網絡化管理時代，這不僅為學校檔案建設與管理提供了新的手段，同時也助推了檔案管理體制、管理模式和利用方式的成功轉型。

五、今后工作的反思與展望

（一）在行動中反思：在檔案管理中，要經常反思檔案意識是否淡薄，要經常反思檔案利用率的效率高不高？歸檔意識強不強？學校各部門與檔案室協調是否脫節？目前的學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，應努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。如何對現有的檔案進行分析、編研，充分發揮檔案的作用及利用價值，也是有價值的探索。

（二）以愿景求發展：隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。利用計算機進行檢索，檔案的微縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術。通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，對文件信息的生成、檔案信息的轉化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使中小學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。這樣，檔案工作才能始終保持旺盛的生機和活力，以檔案工作者的不懈付出和檔案工作獨到的功能在學校的各項工作中發揮越來越重要的作用，為構建和諧校園盡力盡責。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》（1988年1月1日起執行）。

[2]《最新檔案工作務實》陳兆，沈正樂主編，中國檔案出版社，1996年6月第一版

[3]《現代化寄宿制高中檔案管理工作新探》《上海檔案》 1999年06期