大數據背景下的檔案信息服務探析

王晨加

（遵義師范學院檔案館，貴州遵義563006）

近年來，隨著信息技術的飛速發展，人們對大數據（big data）一詞的關注度越來越高。2015年國家在貴州省建立起了首個大數據中心，實現了國家與貴州災備中心數據的同步傳輸和異地備份。2017年，國家檔案局李明華局長指出：當年是全國數字化檔案資源年，全國的數字化檔案資源已達到了2243萬GB，數字化全文識別取得重大進展，這標志著檔案管理也進入了大數據時代。在大數據時代下，檔案機構如何充分發揮主觀能動性，開發網絡檔案信息資源的作用與功能，是檔案機構所面臨的一個重要問題。大數據技術最重要的價值就是能夠迅速處理海量的、多樣化的、增長速度極快的信息資源，從而給檔案機構信息服務開辟新的發展道路和創新空間，這成為檔案信息服務的主要發展趨勢之一。從檔案工作的角度來看,與傳統的“一查一調”檔案服務方式相比，大數據將是一種有效的,且更具生命力的檔案服務方式。因此，我們要充分了解大數據背景下檔案信息服務的的特點，深入分析檔案信息服務的現狀與問題，然后具有針對性地提出改進策略，從而使檔案信息服務工作與大數據技術完美融合，協調發展。

一、檔案信息服務的概念

檔案信息服務是指檔案館通過檔案信息的收集、整理、歸檔和利用等一系列活動，為用戶提供其所需的檔案信息資源，以滿足用戶的檔案信息需求，為用戶解決各種社會問題提供方便。所謂大數據時代的檔案信息服務，就是指充分利用云計算和大數據技術，從各種類型的檔案信息中，快速獲得有價值的信息，實現迅速、優化、系統、科學的檔案管理模式。那么,大數據時代檔案信息服務有哪些特點呢？

二、大數據時代檔案信息服務的特點

（一）檔案信息服務的智能化

大數據環境下，檔案機構工作人員可以通過數據庫技術、數據的合理壓縮、網絡遠程信息傳遞、自動翻譯、掃描等技術手段對檔案信息資源進行立卷歸檔，組織成具有有序結構的檔案信息資源庫，通過計算機網絡技術進行云儲存。利用檔案數據庫系統進行智能計算檢索、分析、查詢、處理、存儲數據等，從而使檔案資源的開發利用實現數字化和智能化，紙質檔案與信息高速公路的接軌。另外，還能在大數據技術的支持下,使用戶仔細分辨自己的檔案需求,分析所得的結果,改變檔案信息形態,從而檔案信息資源得到充分挖掘和利用。[1]

（二）檔案信息服務的高效化

原始的檔案信息服務是對一整個庫房、一排排檔案柜架、一盒一盒的紙質檔案進行手工翻閱查找，不僅工作量大，而且效率低下，準確率低，極大地影響了檔案信息資源的利用率。在當今大數據時代，數據量大、時效高、速度快，以手工檢索為主的查檔方式已經不適應時代的需要。[2]隨著網絡信息技術和大數據的發展，查閱者只要滿足檔案機構規定的查閱權限要求，符合檔案保密規定，就可以通過網絡終端對所需檔案信息資源進行智能搜索、查找，甚至進行瀏覽、分析和利用，檢索速度以秒計，大大提高了檔案檢索和利用的速度。

（三）檔案信息服務范圍的社會化

在大數據背景下的信息服務，只有得到用戶的一致認可，服務的效果才能得到最大程度的展現。[3]檔案機構的中心工作是提供服務利用，因此在提供方面，檔案機構一直堅持以社會公眾需求為導向，堅持以優質的服務質量和高效的服務效率，以較低的服務成本，最大限度地滿足社會公眾的需求。網絡環境時代，由于網絡資源和網絡技術的發展,社會公眾查詢和利用檔案的方式變得更加便捷,并且隨著大眾的檔案意識日益增長,檔案機構的用戶范圍越來越廣,各種網絡范圍，用戶層次，地域單位都能共同利用檔案信息資源，逐漸呈現出“社會化”趨勢。

三、大數據環境下檔案信息服務的障礙

網絡技術和大數據的迅猛發展為檔案信息服務提供了便利的條件和廣闊的發展空間，但是由于種種原因，網絡信息服務的發展進程并不如意，仍然存在許多障礙。

（一）網絡檔案信息安全問題

大數據為檔案管理和利用提供了便利，但大數據也存在著巨大風險，如電腦黑客組織、計算機病毒的傳播、計算機硬件設備被破壞等等，都會造成檔案信息資源的漏洞和安全隱患，甚至會造成整個檔案系統的缺失。在大數據時代，網端非法入侵現象屢禁不止，數據被竊取率達到將近百分之九十，檔案信息資源的安全防護存在極大挑戰。

（二）網絡檔案信息資源龐雜無序

信息時代，檔案信息網絡化的發展產生了數量巨大、種類繁多的數據，這一方面意味著網絡檔案信息服務存在著豐富的檔案信息資源，另一方面也造成了社會大眾乃至檔案專業人員利用的難度。網絡檔案信息數量巨大、數據類型極其復雜，存儲格式多樣，變化速度快、涉及面廣泛，容易形成“信息孤島”，給網絡檔案信息服務帶來不便。

（三）檔案服務人員的服務意識和專業素質不高

多年以來，很多檔案機構的檔案工作一直處于被動狀態，部分員工缺乏危機感和創新、求變意識，檔案信息服務機構的員工網絡檔案信息服務意識淡薄，對于新環境、新情況、新要求并不了解，也不主動求新求變。大數據環境下用戶檔案信息需要的不斷變化和發展，對檔案信息服務工作提出了越來越高的要求，而檔案機構的服務水平停滯不前,導致不能靈活運用大數據進行檔案信息服務。

四、網絡環境下檔案信息服務的策略

（一）完善檔案信息服務的網絡環境

網絡和大數據世界錯綜復雜，檔案信息的安全問題不容忽視。因此，要保證檔案信息安全，必須加強檔案信息安全系統的建設。運用一定的技術手段，對檔案信息原始文件進行保護，應做好數據的備份；提升檔案信息化軟硬件配置，配備安全系數高的檔案管理系統；同時，要構建專業防火墻，安裝防毒軟件，抵御黑客攻擊，防止信息安全系統遭受侵害；另外，還要設置訪問權限，加強密碼保護，禁止非法用戶訪問，以確保檔案信息服務的安全。

（二）加強對檔案信息資源的組織與整合

加強檔案信息資源的組織與整合是檔案機構開展網絡檔案信息服務的物質保障。從技術上來說，要實現檔案信息資源有效整合首先要在行業內進行檔案標準化建設。加快制定檔案行業標準，如檔案管理數據標準、檔案信息系統數據格式標準、檔案歸檔管理規范標準、電子檔案存儲格式標準等等[4]，使之形成一個科學、規范的標準體系，以保障檔案信息資源的有序建設和整合。在外在形式上的組織方式則應多種多樣，如各級各部門檔案網站之間互相建立鏈接，使檔案資源無縫連接；根據檔案信息的內容進行分類，設置目錄，開啟站內搜索功能等。[5]

（三）加強檔案服務隊伍建設

現代檔案管理的中心是檔案服務，而檔案信息服務主要依靠檔案人才，因此，檔案機構必須大力開發檔案人力資源：一方面，要從內部提高檔案服務人員的素質，加強對檔案機構在職人員的培訓工作，用創新思想武裝他們的頭腦，鼓勵檔案服務人員開發新的服務方式，積極挖掘檔案信息資源的利用價值，更好地為大眾服務；另一方面，應轉變思想，積極引進具有現代信息技術知識及熟練開發應用管理軟件背景，又有檔案專業知識的人才，使檔案網絡信息資源得到合理開發利用和保護。

五、結語

在大數據時代，檔案信息的網絡服務已經成為檔案信息服務的核心。檔案機構要始終堅持以用戶的需求為中心，在實際工作中不斷探索、改進和創新,運用網絡和大數據技術開發更多更全面的檔案信息資源，并且改進工作作風，提高工作效率，為社會大眾提供更加優質快捷的檔案信息服務。