試論機關檔案室的庫房管理工作

文明

摘 要：從當前的檔案室的庫房管理工作情況以及存在的問題入手，結合自身的工作實踐經驗，提出了有效應對機關檔案室的庫房管理工作的各種對策，希望對于今后提升檔案室庫房管理水平有所幫助。

關鍵詞：機關檔案室；庫房管理；制度建設；檔案質量

通過檔案保護技術，能有效科學管理檔案文件，以滿足檔案的安全性、完整性要求，盡可能實現檔案壽命的延長。在進行檔案保護工作過程中，開展庫房管理工作則是最為基本且重要的內容。機關檔案室庫房則是檔案信息化、利用檔案進行工作的源頭，也是進行檔案保管的主要場所。所以，開展機關檔案室庫房管理工作具有重要意義，這里結合自身經驗，重點就機關檔案室的庫房管理工作的要點分析如下。

1 科學且嚴格的管理制度對于庫房管理尤為重要

在開展具體的檔案室庫房管理工作實踐中，應該避免粗放式的管理模式，以及大而空的管理制度內容，結合實際情況，提出檔案庫房工作量化和質量標準中統一化的衡量尺度問題，進一步從質量要求入手，提出切實可行的管理條例制度。并結合實際來細化相關的制度內容，以保障操作程序和方法的規劃、科學的要求，實現檔案接收進庫到提供利用的流程進一步完善，有效提升庫房管理質量，這樣也是相關檔案人員的工作基礎所參照的標準，能有助于實現規范化管理機關檔案室庫房。在進行機關檔案室管理的工作中，應該從實際出發，落實好各方面的規章制度，應嚴格按照制度來進行庫房相應的管理工作，避免出現違章行為以及不負責的管理工作，這樣才能進一步提升機關檔案室的庫房管理水平。

2 提升接收進庫的歸檔檔案質量

如果存在著進庫檔案質量的問題，直接會造成檔案壽命的影響，必將會使得庫房原有檔案的安全性大打折扣，造成檔案保管后續一系列問題，使得保護工作難度以及成本的增加。在這樣情況下，就應該要求檔案人員應該主動參與，從源頭予以充分重視，積極開展歸檔檔案進庫前的質量監督工作，保證有效提升立卷部門的檔案保護意識，避免出現不符合質量要求的檔案情況，杜絕案卷質量監控缺位問題。

重視相關的立卷工作，并采取及時跟進的措施，實現規格統一的歸檔文件的要求，重視歸檔文件的質量。具體的立卷操作中，應堅持工作室內環境的清潔，避免在地上直接放置歸檔文件，杜絕出現塵灰嚴重的情況。如果在此方面不重視，則會造成檔案室的資料受到不同程度的損害，會造成檔案質量大受影響，并符合相關的規范管理要求。

對于檔案室來說，應從實際出發嚴格落實好相應的年度接收計劃工作，并結合接受流程來重點開展相關的質量檢查工作，按照各方面要求實現符合進庫質量的文件進行計劃接收入庫的安排。只有通過合理化的進度工作安排，方可有效開展后續的工作，才能進一步實現預期的歸檔檔案質量提升的需求。

在進行歸檔檔案進庫前，一定要重視相關的殺蟲、消毒、除塵等措施，避免在庫房中存在霉菌污染、蟲害問題等。在符合要求的基礎上，方可以進行入庫上架操作。通過上述措施，能有效降低檔案管理成本，提升檔案的安全性。上述措施則是能夠有效保證提升歸檔檔案質量的必要條件，能進一步加強進庫的歸檔檔案質量的提升。

3 抓好庫房管理， 給檔案一個舒適的家

3.1 配備保管設施

為了盡量延長檔案的壽命，應非常重視檔案保護環境的問題。其中，檔案庫房與裝具則是實現檔案安全性的基本物質基礎。對于機關檔案室來說，則應該保證具有盡量寬敞的獨立性多功能檔案庫房，實現庫房、閱覽以及辦公的相互獨立。避免庫房選址在平房或者一樓，這是從防水防潮角度考慮。檔案庫房應考慮到較好的密封性、門窗堅固，具有較好防霉、防火、防盜的措施，可以采用無酸檔案盒、金屬箱柜。通過相應的物理措施，能有效加強檔案資料的保管的安全性要求，能符合機關檔案室的各項規章要求，從而為實現高效、安全的庫房管理提供必要的基礎。

3.2 控制庫房溫溫度和濕度

在進行檔案存放管理工作中，應保證庫房具有抑制蟲霉繁殖生長的功能，通過將先進的溫度、濕度自動控制系統安裝在庫房內，能夠結合庫房要求實現全天候的自動調節，保證實現不適合害蟲、霉菌生長的恒溫、恒濕的環境。對于機關檔案室來說，應該從自身的實際情況出發，因地制宜，盡量利用先進的設備以及技術措施來進行庫房管理工作。首先，應該從多方面爭取領導的重視，保證具有較為充足的資金來安裝相應的除濕機、空調機來保證環境的溫度、濕度的要求。同時，還應加強人員的相應檢查維護工作，并能根據要求記錄每日的濕度、溫度以及其他情況。通過物理通風方法來實現通風換氣的定期化，實現空氣清新的要求，特別助于庫房的濕度、溫度的變化情況，加強相關的設備的日常維護和監測。在信息化時代背景下，應該充分借助于信息技術優勢，加強庫房溫溫度和濕度的控制工作，以便進一步實現機關檔案室的庫房管理工作。

3.3 防火、防光、防塵、防有害氣體

為了保證庫房門窗的密閉性，應進行相應的防水、防光窗簾配置，同時，注意利用有效措施來實現防潮、防光、防塵以及防止有害氣體進入室內。

庫房應該保證衛生清潔，要求工作人員進行相關的更衣和換鞋，避免用水直接沖洗地面，保障在接收、整理、利用、編研等過程中，愛護檔案資料，避免存在不清潔的操作，采用專用漿糊進行修補，盡量減少人為損失。

通過選擇厚密的窗簾遮擋強光，特別是杜絕將受潮的檔案進行直接的暴曬處理，相反，應該進行陰涼通風處晾干處理。還應重視光線和有害氣體的管理工作，認識到紫外線對電子文件的破壞力的重要性，做好相關的電子文件信息的保存工作。

將消防栓、滅火器配置在檔案房中，并有效開展定期檢查。杜絕在庫房吸煙。定期開展檔案的質量、數量的安全檢查活動，必然存在霉變、鼠咬以及蟲蛀等方面的問題，切實加強檔案的防護措施工作，進一步提升檔案庫房的安全性。針對利用率不高的檔案，應該避免太長檢查周期，加強相關的巡查工作，盡量確保檔案的各方面的安全。

最后，檔案人員應該加強檔案庫房的保密防盜相關工作，沒有經過允許的相關人員杜絕進入庫房，并嚴格相應的清點和登記制度。

4 全面提升檔案管理人員的責任意識和綜合素質

對于機關檔案室庫房管理來說，其具有較強的實踐性、操作性，要求相關工作人員不僅具有較強的操作水平，還應具備高度負責任的態度，并能重視實際應用的操作性要求。考慮到基層單位由于受到人員數量的限制，一般都是由辦公室負責檔案室工作，僅配置兼職檔案人員。在這樣的情況下，相關人員的工作任務比較繁重，自然難以悉心研究相關的檔案保護技術，部分工作人員的檔案保護意識單薄，難以開展切實有效的活動。為進一步提升檔案保護工作，相關基層單位應加強相關檔案人員的教育與培訓工作，通過學歷進修、短期培訓等方式，不斷實現檔案管理人員的綜合整體素質的提升。

5 結語

綜上所述，在開展庫房管理工作的實踐中，其具有較強的實踐性和操作性的特點，這要求廣大檔案管理人員應重視平時的日常工作，善于觀察、積極思考，做好工作記錄，并能及時進行總結分析，實現檔案管理理念的及時更新，從本單位的實際情況出發，選擇最后的管理模式，切實落實好各項的機關檔案室庫房管理工作，滿足延長檔案壽命的最終要求。

參考文獻

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