“紅娘”出招

劉佳璇　楊卓琦

2018年11月，6名來自標準化、植物學、軌道交通、信息、電子通訊等領域的專業學者和行業精英，成為第十二批“上海會議大使”。自2006年實施“會議大使”計劃開始，上海已經累計聘請“會議大使”116位。

“會議大使”，是為城市招攬會議的專業人士，他們或是某個科技領域的專家，或是在某個行業有著突出影響力的人物。他們能夠利用自己的影響力和資源，獲得國際會議的競標信息，并向國際會議組織方傳遞城市的辦會意愿，爭取將會議引入城市中來。

“經過十多年的發展，實施‘會議大使計劃已經成為上海爭取更多國際會議落地的重要手段之一。”上海市旅游局國際旅游促進處副處長、上海旅游會展推廣中心主任陳平對《瞭望東方周刊》說。

如今，除了上海，全國還有多個城市有了自己的“會議大使”或“會議顧問”。可以說，他們成了國際會議與城市的“紅娘”。

一個不同的角色出現了

“沒想到在化學界這么重要的國際會議落地在海口了。”當2017年國際分析科學大會（ICAS）在海口舉行時，海南大學化學院的一位學者還有些難以置信。

ICAS在海口的落地，和“會議大使”的牽線密不可分。

ICAS由國際純粹與應用化學聯合會發起，每五年舉行一屆。2017年，ICAS首度來到中國，這是國內第一次舉辦綜合性、全學科、世界范圍的分析化學盛會，也是海口在舉辦國際會議方面的第一場“勝仗”。

這次大會的秘書長是清華大學教授林金明。2011年在日本參加過ICAS后，他與共同參會的中國科學院院士、分析化學家汪爾康決定，申請下一屆ICAS的主辦權。

經過提出申請、國際顧問委員會投票等流程，中國化學會力壓俄羅斯代表，拿下了2017年ICAS的主辦權。

林金明對媒體透露，這次大會本應在2016年召開，最初擬定的地點是在北京，辦會時間調整到2017年，是為了與中國化學會第30屆學術年會錯開時間。

雖然最初選擇的辦會地點是北京，但其間中國化學會收到了國際純粹與應用化學聯合會提出的一個要求——為參會的60位報告人支付機票費用。

中國化學會面臨資金困難時，一個不同的角色出現了。

武少源，中國會議酒店聯盟常務副會長、《中國會議統計分析報告》總編。他從1985年起開始從事國際會議組織工作，也為中國化學會做過相關服務。目前，武少源一共擔任了14個省市的“會議大使”或“會議顧問”。

2016年被海口聘請為“會議大使”的武少源，知道海口正在大力發展會展業，也渴望開拓國際會議市場。

這一次，他向中國化學會建議：“可以考慮海口。”

“‘會議大使的職責，主要是為城市和國際會議組織方牽線搭橋，起到橋梁紐帶的作用。”武少源對《瞭望東方周刊》說，經過溝通，海口方面表示，愿意全力支持，解決報告人的機票費用問題。

在當地政府和海南師范大學等單位機構的全力支持下，會議的組織工作順利展開。最終，大會的報名人數遠超預估的800人，記者實際注冊人數為1400人。

武少源告訴本刊記者，“我們當時還擔心海口能否承接規模這么大的國際會議，最后會議的效果證明，這種擔心是多余的。”

2013年11月3日，上海市國際會議中心，國際大會與會議協會（ICCA） 第52屆全球年會開幕式上的殘疾人士表演

幾十封郵件“助攻”

越來越多的國際會議需通過專業申辦的形式引進，申辦往往周期長、投入大，需要完成大量專業性基礎工作，包括會議線索搜索分析、標書制作及現場競標闡述等。

此外，獲得政府與學會的支持、會議主題的設計、場館選擇、宣傳與游說等，每一項工作都需要付出心力。

2017年“國際關節鏡-膝關節外科-骨科運動醫學學會”（ISAKOS）雙年會在上海舉辦之前，陳世益作為幫助上海引進這場會議的“會議大使”，就帶領復旦大學運動醫學中心的團隊成員經歷了長達一年的申辦。

國際會議是一個特殊的“市場”，因而需要采用特殊的策略來“營銷”，而“會議大使”計劃，就是策略之一。

作為運動醫學專家，陳世益曾多年擔任F1世界大獎賽首席醫務官。2012年的倫敦奧運會上，他是中國代表團的醫務官。他有連續10年舉辦上海國際骨科運動醫學與關節鏡高峰論壇的辦會經驗，與國際組織溝通的經驗也非常豐富。

ISAKOS十分重視當地政府與學會的態度。陳世益準備了時任上海市副市長的推薦信，以及上海市旅游局、上海市衛生局、中華醫學會、國家體育總局等單位負責人的支持信，連同申辦意向書一起，于2013年1月23日向ISAKOS遞交了申請。

有段時間，陳世益常常因為申辦書的準備工作焦慮到失眠。根據ISAKOS的要求，申辦方需要在2013年3月1日前提交所有申辦資料。時間極為緊張的情況下，陳世益團隊進行了20次討論，材料六次大改。最終，申辦書順利提交。

當時，一共有9個城市參與競標。經過一輪淘汰后，上海與韓國釜山、澳大利亞墨爾本成為最后的競爭對手。

在最后的關鍵階段，陳世益發了幾十封電子郵件，給ISAKOS戰略委員會中的每位委員都寫了真誠的信件，表達了上海希望獲勝的十個理由。

陳世益

陳世益是ISAKOS戰略委員會中的重要一員，大部分委員對他并不陌生。他的郵件，在最為關鍵的時刻，為上海獲得舉辦權加了一把火。

陳平認為，“申辦國際會議有很多技巧。‘會議大使的影響很特殊很重要，尤其是他在協會內的影響力，對于獲得執委會的支持是非常重要的。”

特殊的“營銷策略”

在中國大陸，第一個實施“會議大使”計劃的城市是上海。此后，北京和杭州也是較早實施“會議大使”計劃的城市。它們目前已經積累了很多成功經驗，也被認為是運營“會議大使”計劃比較專業的三個城市。

“我們不強求‘會議大使一定能帶來會議，他們在適當的場合推介上海也很重要。”

“會議大使”計劃的內容，既包括分析、研究、邀請相關專家，也包括為該專家在具體聯系申辦國際會議時提供各種幫助。

2006年，上海市旅游局在借鑒國際成功經驗的基礎上，結合本土優勢和上海特色，在國內首創“會議大使”這一會獎旅游發展促進制度。

在遴選“會議大使”方面，上海每年會確定“會議大使”的開拓方向和重點領域，再與相關領域的管理部門和科研院所等單位合作，就“會議大使”的推介進行情況說明和溝通，由這些領域的負責人推薦人選。

另外，上海也通過國際大會及會議協會（ICCA）等機構的信息數據庫搜尋合適的人選。在初步確定候選人名單后，由市旅游局向其發出邀請。

目前，上海“會議大使”已經涵蓋來自醫學、城市建筑、社會科學、信息、電子科技等20余個學術領域，以及酒店、旅游媒體、會展、商務旅行等行業的專業人士。

近年來，通過“會議大使”及其同行們的努力，數百個國際性、專業性會議已在滬舉辦，如“2017國際關節鏡-膝關節外科-骨科運動醫學學會雙年會”“2018年亞太克羅恩病和結腸炎組織年會”“上海之春國際兒科腎臟病論壇2018”“第六屆全球云計算大會·中國站”“世界計量經濟學會中國年會”等。

陳平介紹，對于上海來說，舉辦國際會議是做強入境旅游的重要抓手。“展覽會做的是現實交易，而會議談的則是未來趨勢，舉辦國際會議所帶來的價值不僅是促進會獎旅游發展，它也會為城市未來的經濟發展帶來機遇。”

城市想爭取更多高質量的國際會議，僅有意愿是不夠的。

“全球有數量巨大的國際會議，也有差不多相同數量的國際協會，而這些國際協會又分散在全球數十個國家和地區當中，找到并說服它們到某個具體的城市舉辦會議，的確是一件復雜而困難的事情。”中國會議產業大會秘書長、《會議》雜志總編輯王青道撰文說。

王青道認為，國際會議是一個特殊的“市場”，因而需要采用特殊的策略來“營銷”，而“會議大使”計劃，就是策略之一。

“我們不強求‘會議大使一定能帶來會議，他們在適當的場合推介上海也很重要。”陳平說，上海不僅在乎來滬舉辦國際會議的數量，更加在乎“會議大使”在城市形象塑造上所發揮的作用。