建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施

文/錢娟秀 江蘇順通建設集團有限公司 江蘇南通 226400

1、建筑工程檔案資料管理的重要性

對于建筑企業而言，在建筑工程項目建設中，檔案管理工作的開展，能夠為企業進行工程記錄提供可靠的保障，企業在建筑工程檢查、改建以及竣工驗收中都能夠將其作為重要的參考依據。具體而言，在建筑工程項目建設中，會涉及到多個方面的內容，因此會出現大量的信息資料，檔案管理的主要目標就是完成這些信息資料的整理，真實有效且內容完備的檔案資料能夠將建筑工程管理水平予以體現，而且能夠為工程質量控制提供可靠的依據，所以，建筑工程檔案管理有著重要的意義。

2、建筑工程檔案資料管理現狀及存在問題

2.1 檔案管理意識薄弱

在我國的建筑工程管理中，由于受到傳統管理觀念的影響，還存在管理觀念的問題，一些管理人員更加重視工程的施工管理，對檔案管理比較忽視，就會導致檔案的不全面和不準確。由于工程檔案管理意識的薄弱，在工程竣工階段竣工檔案就會存在問題，也不能向城建檔案館進行檔案的報送，導致工程檔案的移交滯后。

2.2 缺乏專業化管理人員

從當前的情況來看，很多建筑企業并沒有針對檔案管理工作配備專門的管理人員，很多情況下是由階段性工程管理人員兼職完成，但是受自身精力及認知的影響，很多工程管理人員無法將過多的精力投入到檔案管理中，針對檔案管理管理工作的開展，僅僅將能夠搜集到的資料信息進行簡單的整理，然后進行歸檔，這一工作模式，導致整個檔案管理工作流于形式，無法真正發揮檔案管理工作的實際作用。

2.3 檔案管理模式不規范

從當前的情況來看，一些建筑企業針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設立相應的工作標準，致使檔案管理工作表現出明顯的不規范性，在所整理的檔案內容中，圖片資料及影像資料較少，大多數表現為文字的敘述，致使檔案內容直觀性強，所傳遞的信息不夠準確。在部分企業所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進而導致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環節負責人簽字漏洞，且存在標識不統一，進而出現誤差。例如，在特定環節的施工中，施工材料已經使用完畢，但是施工材料質量證明仍然無法出具，直到后續才進行補充，進而導致資料信息無法跟上工程進度，此類情況的出現很容易引發工程質量問題。

3、建筑工程檔案管理工作完善策略探討

3.1 樹立正確檔案管理理念

對于建筑企業而言，針對建筑工程項目建設活動的開展，必須針對檔案管理工作樹立起正確的工作理念，具體而言，企業管理者要認識到，檔案管理工作的開展能夠為企業進行工程項目建設提供可靠的保障，促使整個建筑工程項目建設工作能夠有序開展。針對檔案管理工作的開展，企業應該安排專門的檔案管理部門，設定專門的檔案管理人員，整個檔案管理工作的開展，要與建筑工程項目建設活動同步進行，能夠利用檔案信息來反映工程項目建設實際情況，并利用檔案資料為各個環節的施工提供必要的信息支持。管理者應該認識到，檔案管理工作的開展雖然不具備明顯的盈利性，但是檔案管理工作能夠為工程質量提供保障，進而為整個項目的經濟效益提供保障。在檔案管理工作中，針對每一環節施工工作的開展，所搜集的檔案信息必須完備，在經過整理后，進行歸檔處理。

3.2 重視工作人員專業素養

如果想要確保檔案資料管理，實現更高程度的合理化，需要對檔案資料管理工作人員進行業務培訓使其能夠進一步明確具體工作流程，掌握更為專業的操作步驟，保證檔案管理內容完全符合施工內容。與此同時，政府部門還需要針對建筑企業相關檔案管理人員定期展開專業培訓，使其能夠認識最新管理理念，在具體進行檔案管理作業是有效融入最新管理理念，從保障檔案資料管理具有更高的工作質量。除此之外，管理人員任用對其管理效果也具有很大程度的影響，必須確保相關工作人員具有較強的責任心和專業能力，在實施具體施工作業之前，工作人員必須全面收集和整理相關資料，并對其進行有效記錄，保障工程資料具有更高的系統性和完善性。

3.3 提高檔案管理規范性

首先，建立起相應的檔案管理制度，以制度的形式來明確建筑工程檔案管理工作內容，其中包括建筑工程檔案資料的整理、信息篩選以及歸檔等，通過這種方式，使得檔案管理各個環節的工作能夠規范化進行。為了更好的保障各個環節的工作高效開展，還應該從宏觀層面入手建立起相應的檔案管理監督制度，并配合相應的懲處機制，促使建筑工程檔案管理工作能夠在嚴格的監督之下高效進行，而且要利用懲處機制將那些工作明顯失誤的人員進行嚴肅處理，以此警醒工作人員規范化工作。其次，加強檔案信息管理系統的建設。這一做法符合信息時代的發展方向，而且能夠不斷提升建筑工程檔案管理工作效率，利用信息技術，使得傳統的檔案管理工作模式得到改進，進而為建筑工程檔案管理工作的高質量進行提供更好的保障。為此，建筑企業要圍繞其檔案管理工作內容建立起相應的檔案信息化管理系統，借助這一新型化管理系統，將傳統紙質化的檔案資料以數據信息的形式進行保存，并且利用系統智能化分類功能完成檔案信息的分類，然后存入相應的數據庫之中，為了確保檔案信息的安全，還需要設立相應的系統訪問權限，任何人在調用檔案信息時都需要事先獲得權限，而且需要借助相應的賬號和密碼進行系統登錄，在信息調閱過程中不可以使用外來硬盤進行拷貝，以防信息丟失。

結語：

綜上所述，檔案管理是建筑工程管理中的重點內容，而在建筑工程檔案管理中還存在諸多的問題，為了保證檔案管理工作的良好質量，建筑企業就需要全面掌握檔案管理中的問題，并積極采取有效的措施處理問題，這不僅能夠有效地保障其工程質量和順利完工，同時對其長遠發展也具有重要的意義。