大數(shù)據(jù)視角的高職院校檔案管理改革研究

張曉蘭 趙坤 閆衛(wèi)文

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的需求也在日益劇增。高職院校檔案管理也在使用大數(shù)據(jù)技術(shù)。運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案對(duì)于高職院校來說既是一個(gè)機(jī)遇也帶來很多問題。許多傳統(tǒng)的高職院校還沒有完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理的具體要求，因此，很有必要進(jìn)行大數(shù)據(jù)視角的檔案管理改革研究。通過對(duì)高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出基于大數(shù)據(jù)視角的高職院校檔案管理改革措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高職院校 檔案管理 改革研究

中圖分類號(hào)：G717? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：1009-5349（2019）23-0118-02

大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理提出了更高的要求。如何更好地去利用一些數(shù)據(jù)分析的方法，提高自身的檔案管理水平，建立高效的信息化檔案管理模式是高職院校目前值得思考的一個(gè)問題。

一、大數(shù)據(jù)特點(diǎn)概述

1.數(shù)據(jù)數(shù)量巨大

數(shù)據(jù)數(shù)量巨大是大數(shù)據(jù)的一大特點(diǎn)。目前在信息技術(shù)強(qiáng)有力的支持下，大數(shù)據(jù)帶來的大量數(shù)據(jù)給社會(huì)生活帶來了巨大的影響。例如，云計(jì)算和云儲(chǔ)存這兩個(gè)新型服務(wù)模型的出現(xiàn)，一定程度上引起了數(shù)據(jù)的爆炸式增加。因此，高職院校檔案館里的數(shù)據(jù)資源也實(shí)現(xiàn)了大幅度的增長(zhǎng)。

2.數(shù)據(jù)種類豐富

大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)種類非常豐富，這些種類豐富的數(shù)據(jù)具有廣闊的覆蓋面好和多元化的信息形式，例如，網(wǎng)站、視頻和多媒體等。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高職院校教學(xué)檔案管理不僅要反映高職院校整個(gè)教育教學(xué)的過程，而且還要體現(xiàn)出高素質(zhì)技術(shù)技能型人才培養(yǎng)的方向。然而，目前很多高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容比較單一，只是包含了教學(xué)過程中結(jié)果性的紙質(zhì)存檔，檔案信息化程度不深，檔案資源利用率也比較低下。目前高職院校在信息化建設(shè)過程中主要存在以下幾個(gè)問題：

1.高職院校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠

他們對(duì)待檔案管理的態(tài)度是：需要時(shí)去查閱，不需要的時(shí)候就不關(guān)注。部門的評(píng)優(yōu)和考核沒有包括一線的檔案管理人員。

2.高職院校缺乏專業(yè)檔案管理的團(tuán)隊(duì)

目前為止，高職院校的檔案管理人員非常少，很多都是兼職檔案管理人員，他們每天都有很多復(fù)雜的工作需要完成，沒有更多時(shí)間去研究檔案的信息化管理。

3.高職院校學(xué)校對(duì)檔案管理投入比較少

高職院校在檔案管理方面投入的資源比較少，而且相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備也比較落后，極大程度上限制了檔案管理的發(fā)展。

4.高職院校的檔案管理及服務(wù)形式單一

高職院校檔案管理與服務(wù)的方式缺乏多樣性。許多高職院校的檔案管理和服務(wù)還是以檔案的復(fù)印、查閱、考查和存檔為主，尤其復(fù)印最為廣泛。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)普及和發(fā)達(dá)的背景下，缺乏智能化的服務(wù)路徑，沒有辦法滿足隨時(shí)隨地查閱資料的需求。

三、大數(shù)據(jù)視角的高職院校檔案管理改革措施

1.加強(qiáng)校史文化研究，豐富資源種類

“十三五”時(shí)期，力爭(zhēng)做好校文化歷史博物館材料的收集工作，建立大型的網(wǎng)絡(luò)校園文化歷史博物館展覽平臺(tái)，積極籌備博物館展覽建設(shè)工作，改變校文化歷史博物館內(nèi)檔案資源少的現(xiàn)狀。努力將高職院校文化歷史博物館建設(shè)成一個(gè)教師愛崗敬業(yè)、學(xué)生奮發(fā)圖強(qiáng)、畢業(yè)生回味的具有文化歷史的教學(xué)基地。師生通過了解學(xué)校建設(shè)初期情況、分析現(xiàn)階段校園文化歷史、展望未來學(xué)校發(fā)展趨勢(shì)，能夠在極大程度上激發(fā)師生對(duì)學(xué)校的熱愛之情。

2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

為了能更好地管理學(xué)校的檔案記錄，保留和使用學(xué)校的存檔數(shù)據(jù)，高職院校需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，從而完善檔案管理機(jī)制。高職院校檔案管理的體系中必須包括學(xué)校的黨政辦公室、學(xué)校人事處、財(cái)務(wù)處，以及學(xué)校的信息中心和圖書館等，借助檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制有效促進(jìn)學(xué)校各部門之間良好的溝通，各部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享。

3.完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升信息化水平

良好的檔案管理系統(tǒng)是高職院校管理檔案最好的平臺(tái)。因?yàn)榭梢酝ㄟ^有效的檔案管理系統(tǒng)來提高檔案管理的效率。尤其應(yīng)該制定合理的高職院校檔案管理措施處理學(xué)校的檔案記錄。此外，我們還需要做好檔案數(shù)據(jù)的分類、收集和保管等工作，這樣做的目的是要確保高職院校的檔案無一丟失，從而促進(jìn)檔案管理工作的綜合管理，提高高職院校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化水平。

4.增強(qiáng)改革意識(shí)，提高人員素質(zhì)

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院頒布的的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)），我省也提出了《四川省國(guó)家檔案管理辦法》，對(duì)檔案事業(yè)建設(shè)作出了明確的規(guī)定，并提出了具體實(shí)施的辦法，在政策方面為高職院校的檔案管理提供了保障。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使高職院校檔案管理工作發(fā)生深刻的改變。充分了解“十三五”期間檔案工作的發(fā)展方向，積極適應(yīng)社會(huì)和科技發(fā)展對(duì)高職院校檔案管理工作的新要求，改革與創(chuàng)新高職院校的檔案管理工作，包括對(duì)學(xué)校檔案管理體制、檔案管理工作方式的改革，采用新型化的管理模式，以開創(chuàng)大數(shù)據(jù)時(shí)代高職院校檔案管理工作的新局面。

5.數(shù)據(jù)歸檔與保存

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校應(yīng)該充分考慮事先提交數(shù)據(jù)和備案信息，同時(shí)高職院校也要明確檔案數(shù)據(jù)的分類和期限。此外，在管理文件信息的過程中，高職院校必須給歷史數(shù)據(jù)的規(guī)范分類和檔案設(shè)置留出足夠的時(shí)間。可以以電子媒體作為數(shù)據(jù)檔案的基礎(chǔ)，在確保檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，還可以使用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式，諸如云存儲(chǔ)等，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存。

6.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高職院校和一些高等教育機(jī)構(gòu)都需要對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的現(xiàn)代化發(fā)展。此外，高職院校的檔案管理人員需要改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高自身的能力，樹立大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的服務(wù)觀念。除此之外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)要向電子存儲(chǔ)和數(shù)字存儲(chǔ)轉(zhuǎn)換。高職院校不能把檔案管理限制在使用查詢上，還要引導(dǎo)檔案管理實(shí)現(xiàn)向數(shù)據(jù)服務(wù)和二次加工的轉(zhuǎn)變。

7.檔案資源動(dòng)態(tài)化、平臺(tái)化管理

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，高職院校檔的教學(xué)管理檔案、教育教學(xué)改革檔案、社會(huì)服務(wù)檔案等都需要實(shí)現(xiàn)資源的動(dòng)態(tài)化和平臺(tái)化管理。對(duì)不同情況的學(xué)生、教學(xué)計(jì)劃實(shí)施的情況、學(xué)生掌握的情況、教學(xué)過程考核等也都需要采取動(dòng)態(tài)化和可視化的管理方式。在這個(gè)過程中需要更加注重教學(xué)信息采集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。平臺(tái)化的管理使得教學(xué)檔案變得可視化，教師的教案、學(xué)生的作業(yè)、師生相互測(cè)評(píng)等信息等都可以在智能終端上看見。檔案資源動(dòng)態(tài)化、平臺(tái)化管理減少了檔案管理的步驟，確保了了教學(xué)檔案的真實(shí)性和可追溯性。

四、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)已是必然的趨勢(shì)。高職院校必須積極面對(duì)大數(shù)據(jù)帶來的檔案管理的難題，充分合理地利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行有效的改革，推動(dòng)高職院校的檔案管理向著現(xiàn)代化和智能化的方向發(fā)展，滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求，從而提高高職院校的檔案管理質(zhì)量。

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責(zé)任編輯：劉健