高校網上“預約投遞式”報賬的體驗與思考

張璐

摘要：在我國高等教育發展水平及規模不斷擴大，高校經費逐年增長的背景下，網上預約投遞式報賬模式應運而生。文章從該模式產生背景入手，分析了它的優勢，切實提升了報賬的效率。但是在實際運行中，網上預約投遞式報賬也產生了一些不可避免的問題。本文對這些問題進行了分析探討，并提出了改進方案。

關鍵詞：網上預約;投遞;電子預審

一、網上預約投遞式報賬產生背景

我國經濟的快速發展，推動了高等教育事業蓬勃發展，招生規模擴大，各級政府在高校教育事業的投入力度日漸加大。教育、科研、實驗室建設等經費來源渠道多元化，經費額度逐年增長。與此同時，政府對高校財務的監管力度有增無減，為確保投入資金合法、合規、高效地使用，針對各項會計業務出臺了一系列的報賬制度。高校財務人員的工作強度與日俱增，財務部門面臨的壓力也越來越大。以A高校為例，近5年的憑證量如圖1所示。

然而受事業單位編制的限制，財務部門工作人員的數量并未同比例增長。“排隊等候時間長”“報賬難”成為了財務部門被投訴的主要問題。因此，基于“互聯網+”背景的網上預約投遞式報賬模式應運而生。

二、網上預約投遞式報賬的操作流程

網上預約投遞式報賬是一種非面對面的業務辦理方式。報賬人員按業務類型整理粘貼原始票據，登錄學校OA系統中財務綜合服務平臺，進入預約報賬系統模塊，按照業務支出類型，分別選擇“日常報銷”“國內差旅費”“借款”三個模塊進行預約。如發放薪酬勞務，則選擇財務綜合服務平臺的酬金發放申報系統。填寫報銷業務信息，提交打印出帶有二維碼的預約單。報賬人員依據財務規定由相關人員簽字，再隨同原始票據、投遞憑條裝入專用袋中，投遞至財務處設立的投遞箱內。財務部門每日安排專人前往各投遞箱取回預約單。財務審核人員核查完原始票據，選擇財務報賬系統中“自助式報銷制單”的功能鍵，掃描或手工輸入二維碼，生成記賬憑證。經復核，由出納通過無現金系統或國庫系統完成付款，整個報賬過程完成。

三、網上預約投遞式報賬的主要優勢

網上預約投遞式報賬不受時間地點限制，報賬人員隨時登錄預約報賬系統，自助填寫報銷單并投遞，也不再需要到學校的結報大廳排隊等候報銷。

對于高校的財務人員而言，工作地點后移，由前臺轉至后臺，環境不再擁擠嘈雜，緩解了財務人員直面報賬人員的心理壓力。并且報賬人員已將報賬信息（如費用支出項目、經濟業務分類、收款方信息等）一一填入預約報賬系統，財務人員只需審核，無需手工錄入，這就大大提高了報賬工作的效率。

四、網上預約投遞式報賬存在的問題

（一）“預約報賬系統”模塊是根據經濟業務類型而設計的，這就對報賬人員財務方面的認知提出了較高的要求。然而，關于系統操作使用的培訓又缺乏持續性和廣泛性，因此他們在填寫報賬信息時，眼花繚亂，頻頻出錯。

（二）“預約報賬系統”建立在網絡信息技術平臺上，高校財務數據在服務器端與客戶端間，進行信息的交換與傳遞，財務系統有較高感染計算機病毒的概率。一旦財務系統感染病毒，勢必威脅至整個財務網絡系統，威脅財務數據的安全。

（三）網上預約投遞式報賬存在的最主要問題是“退單率”較高。在全面試行網上預約投遞式報賬的第一個月，A高校一個結報科室的退單達561份。其中，原始票據缺簽字85份;采購類票據缺清單或合同67份;項目額度超支51份;采購類業務缺網上競價45份;缺失機票的電子行程單、登機牌34份，這5種情況占到退單總數的一半。財務審核人員電話通知報賬人員，取回不合格的預約單據。報賬人員則需要花費較多時間與精力去溝通和處理。結果報賬人員怨聲載道，財務人員也有苦難言。“退單率”高，精力耗費大，直接影響了報賬人員的滿意度，降低了財務部門服務品質，使得雙方的工作效率均受到較大的影響。

五、網上預約投遞式報賬問題的思考與對策

（一）加強預約系統操作流程和財務報銷制度的宣傳與培訓。可以利用網絡平臺（OA辦公系統、微信公眾號等）發布系統操作流程的視頻、各類經濟業務及不同專項的報銷制度與注意事項等。定期進行財務知識的巡講，與報賬人員面對面地交流他們最關心的財務問題。

（二）在信息安全措施有效設置的保障下，建立健全財務信息內部控制管理制度。財務網絡防控關鍵技術已有不斷地提升：防火墻技術、訪問控制技術、用戶識別技術、網絡安全漏洞掃描技術、網絡反病毒技術，以及入侵檢測技術等為財務安全“保駕護航”。財務內部，崗位設置分工明確，實行分級授權;財務數據和軟件嚴禁擅自簒改，事先必須申請主管批準;做好財務信息數據備份工作，確保高校財務信息數據安全可靠，使財務工作能夠順暢運行。

（三）由于財務工作專業性較強，相關的政策法規制度面廣量大，報賬人往往對此只是一知半解，甚至是一竅不通。寄希望報賬人如同財務專業人員一樣，快速準確地領會各類報銷制度，是幾乎不可能的。假設給每個行政部門、學院配置一至二名財務秘書，在預約單投遞之前，進行預審，這又需要投入大量的人力，不切實際。將報賬人員從高“退單率”的困擾中解脫出來，亟須對網上預約投遞式報賬的流程再造。在預約報賬系統中，增設“電子預審”模塊，即由現在的審核原始票據，轉為網上預審原始票據圖片。報銷人在完成預約報賬后，掃描原始票據，上傳圖片，并提交預審，財務部門安排專人在平臺進行“電子預審”。確認無誤的，短信通知預約單錄入人打印預約單，與整理好的原始票據一并投遞至投遞箱。預審未通過的，短信通知預約單錄入人，在平臺上查看整改意見。等待手續完備后，由預約單錄入人再次提交“電子預審”。這樣可以行之有效地減少報賬人員過去需要往返財務部門處理退單而耗費大量的時間和精力。

網上預約投遞式報賬利用互聯網技術，在“業財融合”的平臺上，為廣大師生提供了高效優質的財務服務。合理地優化網上預約投遞式報賬的流程，可以真正做到“讓信息多跑路，讓師生少跑腿”，真正地實現財務工作信息化，全面提升高校財務管理的工作水平。

參考文獻：

[1]吳芳芳.新形勢下高校財務報賬創新發展研究——以W大學網上預約無等候報賬為例[J].財會學習，2018（32）：18-19.

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