項目管理辦公室（PMO）的結構探析

金凱明 馬玉濤

摘 要：項目管理辦公室（PMO）是項目管理體系中的重要工具，是企業項目化管理的一種組織模式。本文對項目管理辦公室（PMO）的結構進行探析，構建了基于PMO的矩陣式組織結構，并對該組織結構的優點進行了闡述。

關鍵詞：項目管理辦公室;PMO; 組織結構;項目管理

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.01.222

隨著外部市場環境的變化和多項目管理的需要，項目管理日益普及和深入。有效的項目管理已成為企業項目管理的重點和焦點。在企業里同時協調幾個或多個正在運行的項目，面對項目組織臨時性與組織長期性之間的關系處理，已經越來越多的成為企業的關注焦點 [1]。隨著企業發展，企業對項目管理要求不斷增加，對項目管理意識的不斷加強，使得項目管理辦公室（PMO）作為重要的項目管理部門，在越來越多的企業里被認可和建立。

1 PMO的含義闡述

在不同的組織和不同的項目中PMO管理職能存在著一定差異，并沒有形成統一的定義。根據美國項目管理協會（PMI）的定義： PMO是組織為了實現和監督整個管理系統而創造出來的一種組織形式，統籌組織內的項目及資源，整合項目資源和協調項目資源間的分配，保證多項目的順利實施從而使組織的目標得到實現[2]。

因此，隨著企業的不斷擴大和多項目管理需求的增多，PMO的重要性逐漸增強。PMO作為企業內項目計劃分析、優先級設計、多項目間協調管理和項目階段評估的重要部門，在合理的項目管理組織結構控制下可為企業：建立項目管理的標準、平衡多項目間資源需求及資源分配、促進多項目間溝通的改善、降低項目失敗給企業內部帶來的不良影響。

2 PMO的主要職責和作用

（1）選擇合適的項目組合：根據企業的戰略要求，考慮企業資源的同時，選擇和企業戰略要求相適應的項目組合。同時，根據企業戰略優先級，設立項目優先級別和項目分組，落實企業戰略目標項目化。（2）統籌、協調企業內所有項目：協調企業各種資源和項目需求，分配項目間的各種資源，對于競爭性資源的需求沖突可根據項目設置優先級解決。（3）協調溝通：PMO作為各部門和項目間的溝通平臺，協調各部門和項目間的管理溝通，減少管理關系的沖突，保障項目順利開展。（4）協調與監控項目的實施：協調項目與項目間的管理，監控各項目的計劃及預算執行情況，根據項目的運行及各項資源使用情況，及時發現問題并對問題預警和糾偏。（5）組織項目評審和項目總結，建立、健全項目流程及管理標準化：組織項目評審，確保項目管理標準、方法和流程被執行。總結項目經驗及教訓，為以后類似項目的實施提供經驗借鑒，并推進項目管理的標準、方法和流程。（6）收集項目有關信息，分析、匯總所有項目信息，為項目經理和企業最高管理者的決策提供信息支持。（7）提出項目管理建議、優化管理：如提供項目管理咨詢指導為各項目服務、如提供項目管理培訓促進相關能力提升、如組織項目間溝通交流促進經驗分享和提供項目管理的其他支持等。

3 分析基于PMO的一種組織結構設計

隨著單個項目開展向多個項目同時開展的演化過程，出現了基于PMO的一種管理形式且得到了越來越多的認可和采用。PMO已成為企業組織結構中重要的一部分，它以企業的戰略及發展方向為主要目標，以企業戰略目標指導相關項目的管理工作，為企業內多個項目順利開展提供保障，促進項目和企業既定戰略目標的實現 [1-3]。應用PMO的目的既是實現多個項目間有效的協調與管理，又是實現企業內部多個項目間資源優化與資源匹配，從而使得項目目標和企業目標得以同時完成。

目前傳統的矩陣式組織結構已在企業中被越來越多的所采用，基于傳統矩陣式組織結構和PMO的管理需求及管理優勢，提出基于PMO的矩陣式組織結構如圖1所示。針對采用傳統矩陣式組織結構的企業，基于PMO的矩陣式組織結構的設計優點有：

（1）保留既有組織結構的優點，避免了組織結構調整的諸多麻煩。基于PMO的矩陣式組織結構設計沒有改變企業既有組織結構，不但繼續發揮既有組織結構的優勢，而且規避了因調整既有組織結構而帶來的大量協調與溝通等問題，避免了因組織結構調整過大帶來的管理成本增加。（2）彌補了既有組織結構的缺點，使組織結構更滿足企業發展需求。傳統的矩陣式組織結構存在項目管理權力平衡困難、項目成員處于多頭領導的缺點。基于PMO的矩陣式組織結構不但能使企業從管理方面提高綜合管理實力，還能使項目目標與企業戰略從功能上得到共同發展，促進企業內的動態管理、有利于企業內開展多項目監督工作，最終讓企業利潤得到最大化。（3）兼顧了傳統矩陣式組織結構管理層級少，不需要增加新的層級即引入PMO組建大型PMO組織結構，同時使PMO發揮不同層級的管理作用。

4 結論

完善的PMO是通過核心理念管理手段，進行企業的目標設定，并促使企業目標得以實現。PMO的職能設置要力求簡單、有效，避免官僚及形式主義，過度的智能設置，反而會扼殺項目經理的積極性和浪費組織資源。

參考文獻：

[1]王夢昀，李紀珍，齊民安等.項目管理辦公室：概念、發展歷程與職能[J].技術經濟，2012，31（04）：21-25.

[2]美國項目管理協會.項目管理知識體系指南（第5版）[M].北京：電子工業出版社：2013.

[3]歐立雄，肖勇.企業項目辦公室的職能研究[J].工業工程，2007，7（10）：29-32.