企業信息化中SAP 系統的應用

蓋廣倉

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SAP 系統是一套企業資源管理軟件系統，具有現代化、信息化、智能化的應用優勢，能夠為企業管理問題的解決提供參考意見，同時可以為企業發展做出系統規劃，其在現代化商業發展中的應用也開始受到了諸多企業用戶的青睞，其在企業信息化建設中的應用，更是能夠簡化企業管理流程，節約企業建設資源。

1 企業信息化建設需求

1.1 外部需求

第一，競爭需求。為了確保企業的市場競爭力，企業在發展過程中需要時刻注意競爭對手的發展情況，并在結合競爭對手情況后規劃企業運營方案。因此，在競爭過程中，如果競爭對手應用了SAP 系統及其信息化建設方式，便意味著競爭對手想要提高自身的管理效率，在此情況下，如果企業想要在激烈的市場競爭中占據一席之地，便需要同樣開展信息化建設以提高自身的市場競爭力。

第二，客戶需求。隨著現階段經濟市場競爭的日漸激烈，企業之間的競爭也逐漸演變為了縱向價值鏈競爭，同一行業企業均位于同一條縱向價值鏈上，這表示同一行業中各個企業的利益是息息相關的[1]。這表示在企業的價值鏈條上如果下游客戶實現了信息化建設，企業為了滿足客戶的需求，也需要開展信息化建設，同時造成上游的供應商為了增強競爭力也要進行信息化的選型和投入，從而整體的縱向價值鏈也將會受到一定程度的影響。

1.2 內部需求

第一，戰略需求。信息化建設實現集團性管控需要根據企業的發展制定適合自己戰略目標和規劃，這是企業實現長遠發展的根本，為此，企業需要在取得一定市場競爭力之后，結合實際發展情況和特點制定信息化建設方案。不同規模企業對于戰略方案的規劃力度不同，企業規模越大越需要制定精確完善的戰略發展方案[2]。從而滿足日益變化的市場需求中為領導層的決策快速地提供數據支持從而要求企業必須重視信息化的建設。

第二，建設需求。SAP 包含財務管理、后勤供應鏈管理及人力資源管理等模塊，涵蓋了企業發展建設過程中的大部分需求，這表示通過SAP 系統企業可以實現對各項管理工作的整合，同時實現供應鏈及財務資金流的聯動式管理，更令企業相關信息在客戶、企業、材料供應商之間實現了資源共享，同時令相關數據在企業內部銷售、采購、生產及財務部門實現共享，做到一次錄入多次使用從而節約人力管理成本將各個部門工作有效的連接起來，滿足各個部門的使用需求使各個部門順暢起來從而提高企業發展的競爭力從而推動SAP 系統信息化建設的發展，有利于提高企業發展的戰略高度。

第三，人才需求。隨著科學技術的發展和企業信息化系統的完善，企業在SAP 系統中進行更大的人才投入造成SAP 系統也將會進一步優化，信息化系統服務質量和效率也將提高。同時，信息化技術的更新換代及人才投入的增加能夠量身定制開發企業更多的SAP 系統功能，信息化產品涉及到的管理范圍也將擴展，企業的信息化工作也將更加深入涉及到企業管理的方方面面造成企業的信息化建設效率也會日漸提高。

2 企業信息化中SAP 系統的應用效果

2.1 可以優化企業記賬工作

由于SAP 系統具有較為良好的整合功能，導致系統中其他模塊產生的費用均會在財務模塊中形成記賬憑證，企業可以做到相互追溯，這樣便可以避免兩個模塊出現記賬重復的情況，工作人員也不需要通過逐一核對的方式來進行對賬，這在極大程度上節約了企業信息化建設效率，節約了企業信息化建設人力資源和物力資源。同時，財會管理人員可以通過SAP 系統實時查看企業最新財務報表，以此來更好的掌握企業財務信息。

2.2 可以優化企業采購業務系統

在SAP 系統中，企業采購業務系統是一個完整的物資供應閉環系統，物資采購規劃、采購合同制定、庫存智能管理等工作也能被高效的結合在一起，以此來規范企業采購業務流程[3]。并且，SAP 系統可以結合企業目前的物資采購規劃，采集并整合相應的企業采購合同數據和庫存數據等信息，幫助企業形成一個能夠確保物資供應平衡的采購清單，采購人員只需要按照采購清單采購物資即可，這會增加企業物資采購周期的合理性和規范性。

2.3 可以優化企業庫存管理機制

通過SAP 系統，庫存管理人員能夠做到對企業物資庫存情況的實時了解，并按照物資管理工作的重點內容和合理方式，極大程度提高了企業物資管理質量和效率。同時，管理人員還可以實現財務系統和庫存系統之間的有效連接，這樣能夠減少庫存的積壓量，同時還能確保短缺庫存及時補貨，不但庫存產品的應用效率能夠得到大幅度提高，還可以避免重復采購和不合理采購物資的現象。

2.4 可以優化企業項目建設成本

企業在開展一項項目時需要花費大量的資金、人力資源、物力資源，而通過SAP 系統，企業能夠實現對項目建設過程中各種費用的詳細記錄，并且在項目開展建設過程中，SAP 系統還能夠對企業建設成本進行預算檢查，以此來確保每項建設費用的應用更有效率。如果實際項目并未按照預算體系進行，SAP 系統便會出具相應的報告發出報警，以此來提醒財務人員，以便財務人員能夠加大對項目建設財務工作的管理力度，實現對項目建設成本的有效控制，及時規避財務管理風險[4]。

2.5 可以優化企業成本核算

SAP 系統能夠自動采集企業運行過程中所需要的各項成本，并且可以自動生成相對應的財務報表，這能夠減輕財務人員的工作量，可以簡化企業成本核算工作，并且可以規避人為財務管理工作中的問題，還可以避免財務管理人員出于個人利益干涉財務賬目，進而提高了企業財務管理數據的真實性和有效性。

3 企業信息化中SAP 系統的難點

3.1 業務人員專業程度不足

業務人員專業素質較低是目前SAP 系統在企業信息化應用中最為關鍵的問題，業務人員的專業程度不足會導致SAP 系統不能發揮最大的應用水平，大部分業務人員應用SAP 系統也只是實現了對企業管理流程的計算機化，并未實現企業信息化建設的真正價值和意義。除此之外，SAP 系統最為關鍵的一項功能便是從業務辦理的角度對企業運行成本進行計算，以此來為企業決策提供參考數據和意見，但是這一項功能需要業務人員不斷的對數據進行更新，并將處理好的數據匯總到系統中，但業務人員專業程度不足將導致其不能有效更新和匯總數據。同時，不夠專業的業務人員也不能妥善的處理SAP 系統應用過程中出現的問題，這不但不能提高工作效率，還會影響部分工作的順利進行[5]。

3.2 企業體系較為傳統

SAP 系統在企業信息化建設中應用的主要目的是實現信息集成共享，進而實現一體化管理，一體化管理的實現不但需要信息化管理軟件，還需要整體的信息化管理體系，為此，企業要想實現信息化建設和對SAP 系統的良好應用，需要建立與之相適應的管理體系。但實際上大部分企業對于SAP 系統的了解和信息化建設還停留在基礎階段，只是應用了軟件產品，并未對企業的管理體系進行相應調整，這將會影響SAP 系統的應用效果。

3.3 企業部門缺少專業合作

SAP 系統的應用需要依靠大量精確的信息數據，而這些信息數據涉及到了企業的諸多管理方面，同時SAP 系統應用涉及到了多個模塊，這表示SAP 系統的運行和應用需要企業各個部門之間的相互配合和共同協作。但是在實際的企業信息化建設中，企業各個部門之間未做到高效溝通，導致SAP 系統中各個模塊之間的信息不能共享，SAP 系統在企業管理工作的中的應用也只是能夠減輕員工的工作任務量和提高工作效率，并不能起到實際的優化企業管理流程效果以及SAP 系統應用的整體功能[6]。

4 企業信息化中SAP 系統的應用意見

4.1 提高業務人員專業程度

企業信息化建設工作的高質量高效率進行需要以專業人才為基礎，為此，企業需要提高業務人員的專業素質，并定期開展對員工的專業培訓，使其掌握SAP 系統的應用方式及企業信息化建設技巧。同時，在培訓過程中，管理者需要注重將信息化管理方式和企業實際發展需求結合在一起。此外，為了提高企業員工對SAP 系統應用方式的掌握能力，企業還可以將SAP 系統應用作為員工業績考核中的一部分，使其與員工的薪酬及獎金相關聯。為了激勵員工，提高員工學習SAP 系統操作方式的積極性和主動性，企業可以將SAP 系統應用作為獎懲機制中一部分，對SAP 系統操作水平較高的員工予以精神鼓勵和物質獎勵。

4.2 對企業體系加以完善

要想提高企業信息化水平以及對SAP 系統的操作能力，企業不但需要構建相應的管理體制，還需要對原有的企業體系進行合理變更，做到從深層次方面改善企業結構，而不是只對表面結構進行調整[7]。具體而言，企業需要摒棄傳統的、不夠信息化的、落后的企業發展結構，以新型的、現代化的、信息化的企業發展建設理念為依據，結合企業實際運營情況、發展能力、建設目標、財務狀況等，配合SAP 系統建立新型的企業體系，以此來確保SAP 系統能夠在企業發展及信息化建設過程中發揮最大應用優勢和應用價值。總之，企業需要結合SAP 系統變更傳統的發展結構，使其適應信息化建設需求和現代化管理方式。

4.3 企業部門需要開展專業合作

在應用了SAP 系統之后，企業有必要建立一個專門的部門負責SAP 系統應用及建設等一系列工作，具體包括SAP 系統日常維護、SAP 系統升級、SAP 系統開發等，以此來確保SAP 系統的穩定高效運行。同時，企業各個部門需要加強聯系與溝通，在SAP 系統應用過程中一旦發現問題，需要立即向專門部門匯總上報，各個部門員工也需要結合自身認知和實際應用經驗對應用運行問題進行統一分析，以此來得出最終的解決方案。此外，企業可以編制SAP 系統應用手冊，并將具體的應用方式、各種常見問題及其解決方式記錄在手冊中，以便工作人員能夠結合實際情況及手冊內容合理應用SAP 系統，同時妥善解決各種問題，此方式還有利于員工不斷學習SAP 系統應用知識，以便提高SAP 系統操作水平和效率，提高企業信息化建設及管理質量。

4.4 SAP 系統需要定期更新

信息技術在不斷發展，SAP 系統及其功能也會不斷更新，要想緊跟時代發展步伐，真正做到對SAP 系統的合理高效應用，企業需要做到定期更新SAP 系統，以此來確保系統功能的科學水平。這代表企業需要在SAP 系統建設及更新上花費資金，為此，管理者需要樹立長遠的管理理念，認識到開展信息化建設對企業未來建設和發展的重要性，以此來為企業帶來更多的發展價值和發展空間。同時，企業專門的管理部門也需要考慮到企業實際發展情況和需求，對SAP 系統進行進一步開發，通過現代化科學技術和SAP 系統，探索出適合企業發展建設的長遠方案。

4.5 開展價值鏈分析

價值鏈分析指的是以企業運行發展的整體戰略目標為分析基礎，以企業各項運行活動為分析對象，通過價值鏈分析方式，企業和管理者可以實現對各項管理環節和運行環節成本的綜合分析，進而實現對企業發展建設的良好成本控制，同時還能夠將企業各項生產運行環節緊密聯系在一起。管理人員也能夠通過價值鏈分析，了解產品的生產周期和每項企業運行環節的控制方式，進而做到在整個生產環節中實現利益最大化，在確保產品質量的基礎上提高企業經濟效益[8]。

具體而言，在企業收到客戶的訂單之后，SAP 系統能夠自動計算出訂單產品生產所需要的材料及其數量，并結合采購部門所需材料數量和庫存部門庫存數量制定采購方案，經過審批后，采購部門工作人員便可以開展材料采購工作。采購材料經過質量驗收之后，工作人員可以通過SAP 系統支付相關費用，并對材料購買的發票信息進行儲存。在客戶取走產品之后，SAP 系統會登記客戶購買產品的相關信息，以便企業開展后續的維護工作，并結合產品售出情況形成收款結賬清單。

5 結束語

企業信息化發展是一個循序漸進的過程，盡管SAP 系統在企業管理工作中的應用，已經能夠大幅度提高企業管理效率和質量，但是由于部分企業管理者對管理方式和技術的認知較少，導致其對SAP 系統及其應用方式還不夠了解，這樣表示，為了滿足企業信息化建設的需求，管理者還需要進一步應用SAP 系統。