淺談醫院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

耿 瑛，閻小娟

（陜西航天醫院，西安 710025）

辦公室文書信息工作屬于醫院內部管理過程的關鍵部分之一，文書檔案出現在團體、機關、企事業結構等行政管理工作中，屬于通用文書變為少數檔案的習慣叫法。辦公室文書資料管理是檢測醫院檔案管理的關鍵規范因素之一，其管理質量的好壞對檔案信息的完整性與質量均有較大的關系與重要作用。辦公室文書資料的科學管理能夠為創建集發展醫院帶來基礎保障，一套科學齊全的資料是醫院運營過程的真實全面反映，擁有顯著的歷史價值與現實意義。

1 當前醫院文書資料管理工作的特征

1.1 文書檔案重點是以紙質和其他載體記載發生的事情、過程記錄、物品保存、重要檔案為管理內容。

文書資料的管理關鍵主要是采集與儲存信息。分門別類的儲存，該過程的管理重點要放在采集、管理、制定目錄、儲存等過程。

1.2 文書資料載體的多元化

文書檔案包含多方面的信息，是醫院發展階段的有效反映與記載，行政控制、科技信息、新設施檔案、財務資料等均是文書檔案所包含的內容[1]。因為文檔信息的多樣性，因此，文書檔案的儲存載體也存在多元化。比如，圖片、錄音、影像、協議以及責任書各種文件和各類電子資料等。

1.3 文書作業和文書資料之間的關系

文書作業包含資料的整理采集、立卷與歸檔，文書資料的管理包含信息的書寫內容、文件的形式、是否實時歸檔等。

文書作業能夠說是檔案管理的基礎與前提條件，文書管理的整個階段也是辦公室文書資料產生的過程。

2 醫院辦公室文書和文書檔案工作存在的問題

2.1 文書檔案工作體制不健全

文書檔案工作體制不健全和管理體制不滿足具體管理工作要求，是各所醫院在文書資料管理過程十分常見的問題。文書資料管理的關鍵點與難點是文書資料的采集歸納與分類管理[2]。應當建立確切的標準體制，對應當展開采集的文書資料進行規定，防止關鍵文書資料被漏掉，也應當明確的制定分類方式，確保檔案文書的合理保存，便于今后使用。但各所醫院當前的情況是缺少完善的文書資料管理體制。

2.2 文書資料管理過程缺少注重

在醫院也參與市場化運營的環境下，醫院內相關人員廣泛存在注重業務利益、忽視檔案管理的現象。也有很多工作人員覺得文書資料管理工作有沒有都可以，作用不大。其管理內容缺少科技含量，僅僅是非常繁瑣[3]。文書資料得到采集歸納后也極少被使用，使用價值很差。在這些思想的影響，文書檔案管理過程就缺少注重，管理質量無法得到保證，以此導致的檔案遺失、混亂情況十分常見。

2.3 管理者綜合素養尚待提升

醫學知識與醫療科技是醫院選聘人才的重要衡量指標和后期培訓的重要組成部分，醫院的文書資料管理者一般并非是信息管理的專職人員，僅是從其他科室臨時調取構成的管理隊伍[4]。由此可知，如此的文書管理隊伍缺少科學的文書管理措施，僅僅以生活經驗與以往的管理觀念開展文書資料管理工作，很難達到文書檔案的標準化管理與合理使用。醫院文書資料管理者的綜合素養尚待提升。

2.4 醫院文書資料管理的投入較少

因為醫療用房的短缺現象，醫院存儲檔案的場所也非常有限；醫院文書資料管理職責不清楚，管理不全面，醫院文書資料和醫療病歷信息的保存與檔案庫房的保存相混合，和檔案管理的規范相差較遠。醫院檔案管理的資料質量很差。

3 文書檔案管理過程的整改措施

3.1 創建完善的文書檔案管理機制，提升對檔案管理的關注

創建完善的文書檔案管理機制、對文書資料的采集歸納規定，科學建立文書檔案級別分類標準，確定各級文書檔案的管理方式。對文書檔案進行分類保存，按照其內容特性保存至相應單位[5]。而且建立合理的人事管理機制與考評策略，把文書檔案工作的責任分配到個人，在管理環節進行監控，其考評結果和績效相結合，無法滿足要求的應當采用一定的懲處方法。經過文書檔案管理機制、人事管理機制和考察機制的有效實施，提升管理者對文書資料管理過程的關注，確保文書資料管理工作的水平。

3.2 強化管理者的素質教育工作，增強文書資料管理水平

在建立文書檔案管理機制的時候，應當努力組織管理訓練工作，增強管理者的工作水平，使之可以滿足考核體制中的工作規范。首先需提升領導人員對文書檔案工作的注重，加強文書資料管理過程的傳播力度，調動中層領導、基層人員努力進行文書檔案管理教育工作[6]。文書資料管理的確無法給醫院創造直接的經濟利益，可是，唯有落實好文書資料管理工作，方可為醫院其它項目的穩定進行帶來保障，而且還對醫院經營情況進行記載，今后能夠有檔可用。在文書資料管理訓練中，應當注意科學管理思想與新管理措施的引進，經過組織培訓來全面提升文書檔案管理者的綜合素養與管理水平。

3.3 優化文書檔案工作的硬件搭配

醫院需強化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術與新設施，利用科學化的管理措施與設施來開展管理工作。在技術方面包含使用信息系統與電子科技等，進行文書檔案的數字化管理，提升檔案使用率。在設施方面能夠選擇先進的電子裝置，充實文書檔案的模式，達到文書資料的音像化與影像化。此外，對文書檔案的保存要尤為注意，落實好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強化檔案穩定管理，避免信息失竊引發嚴峻的資源泄露。

3.4 文書資料管理者要具有的政治涵養

隨著時代的進步與發展，醫院內部文書檔案管理也取得了明顯的更新與改進，由此對檔案管理者的素養也提出了較高的要求。文書資料管理者不但要了解檔案管理所需求的科學化管理技術，也應當掌握檔案管理的具體措施。同時，還應當具有文書檔案工作的政治涵養與道德品質[7]。文書資料管理是個細致而復雜的任務，從采集到使用均要求檔案管理者不怕勤勞的作業，由此，作為一名文件信息管理者要具有不怕辛勞、克忠職守的職業品質與政治涵養。即檔案管理者需盡心盡責，不辭辛苦的為醫院運營發展服務，為時代進步服務。文書資料管理者的人生觀就是為群眾服務，應堅定自身的政治格局，全身心投進到本職工作之中，需愛崗敬業，具備較高的責任性與堅定的思想，也要具備積極樂觀的觀念與濃厚的作業興趣及高遠的志向。

3.5 加強醫院文書資料管理過程的標準銜接

促進文書、檔案管理的一體化，需要檔案管理者嚴格控制檔案紙張規格、文件形式、筆支選擇等最初一手信息的質量，達到規范化與標準化，在文件處理完成后，要立即歸納立卷和歸檔。

3.6 培育和塑造文書資料管理者的專業理論和能力

首先，應當較好的利用受眾人群，做好檔案管理傳播工作，應以使用者的思想作為立足點，提高大眾檔案管理的認識，讓群眾意識到檔案管理和保存在醫院發展中發揮出的關鍵作用，而且，要求醫院辦公室文書資料管理操作人員參與檔案專業訓練，進一步學習專業內容來充實檔案管理的理論知識。另外，檔案傳播工作應滲透進領導管理工作的范圍中，在常規工作中逐漸提高其思想認識程度，突破封閉落后的思想，朝著辦公室文書功能發展理念、社會群眾服務意識角度發展，在醫院辦公室文書資料管理過程中增加人力、物力以及財力的投入，從根本上提升檔案管理的發展速度。

4 結束語

綜上所述，醫院辦公室文書和文書資源管理是醫院內部管理的主要部分之一，醫院領導與相關作業人員需要提高對文書檔案管理的關注程度、創建完善的管理機制、提升管理者的整體素質、完善管理設備，有效提升文書檔案管理過程的質量與效率。在文書資料管理的過程中，全面總結存在的缺陷與不足，及時創新管理觀念與管理措施，使醫院文書資源管理工作滿足醫院的經營要求。