施工單位結算管理存在的問題與對策

中石化第五建設有限公司 廣東廣州 510176

1 前言

1.1 工程結算的背景及目的

隨著市場經濟體制的逐步完善,施工企業之間的競爭日益激烈。在施工企業競相壓價,業主又傾向于低價中標的情況下,施工企業之間的競爭變為成本控制力度競爭。而施工企業不僅要為業主提供合格的建筑產品,同時還應追求企業的經濟效益最大化。所以,企業必須開源節流,從收入與支出兩個方面加以控制,開發潛力,以合理的材料消耗和人工消耗來創造較大的價值,獲得較多的利潤。除了全面履行建筑工程施工合同的約定外,企業還必須認真、細致地做好建筑工程全過程結算工作,以此來提高企業的經濟效益。

1.2 相關領域中已有的研究成果

我國現行工程量計算規則存在兩種情況:一是定額計價模式,工程量計算規則是局部的統一,即為區域性的統一,主要是由定額的區域性而決定的。這種情況不利于工程量的審核,因為利用不同定額計算規則計算出來的工程量會有區別。此外,定額模式的措施性項目與實體項目未分開,不同預算員對定額的理解有區別,會造成工程量計算最終結果不一致,對量困難。二是現行推廣的清單計價,其計算規則依據的是《建設工程工程量清單計價規范》,從全國范圍統一了計算規則,區分了措施性項目與實體項目。工程量計算規則是參與建設各方共同遵守的計量、計價的基本規則。

定額計價采用的是“量價合一”,不符合市場競爭原則,難以體現企業的競爭優勢和激發企業的創新能力。而清單計價推行的是“量價分離”,統一量、靈活價的原則,由企業自主定價,符合市場競爭的原則。在實際工作中,“價”的編制過程中,多數企業仍未脫離定額的約束,或者堅持采用定額組價的方式,或者在招標時采用清單計價而結算時又回歸定額模式,清單未獲得真正實質性的運用。

雖然我國的造價管理機構也定期發布工程造價信息,但是多以公布各種人工、材料、機械臺班的單個價格信息為主,公布綜合價格指數的不多,價格指數也由各地造價管理部門統一發布。這種價格信息仍然不能擺脫其統一性,依然不能完全反映某一個承包商的實際水平,而且部分發布的造價信息失真,具有一定的時滯性,使用單位可用性、可操作性不強。因此,我們需要借鑒發達國家的辦法,開發出既能適合市場與技術的快速變化、又能為業主與承包商提供參照和依據的方法。其中做好已完工程數據資料的積累及數據庫的建設,加強工程造價信息的收集、處理和發布工作,建立相應的信息網絡系統,及時發布信息,使從業人員能夠及時獲得工程造價信息成為目前工程造價管理工作的一個重要內容。考慮我國的國情和行業的歷史背景,借鑒其他國家和地區的相關經驗,可以分階段、有步驟的進行。

2 建筑工程結算的特性及原則

2.1 建筑工程結算是全過程的、系統性的和動態的

2.1.1 全過程

由前期的工程投標階段開始,直至竣工結算完成為止,結算工作從頭至尾貫穿始終。

2.1.2 系統性

建筑工程結算涉及的部門眾多,外部有業主、設計單位、監理公司、咨詢公司、審計部門及政府有關部門等,內部有預算經營、勞務、工程、技術、材料、財務、分包商、分供方等有關部門和單位。

2.1.3 動態性

隨著時間推移,不可避免的會出現施工圖紙的變化、材料價格的漲跌、人工費的漲價、有關法律法規等相關政策規定的變化、洽商變更、會議紀要、工程指令,以及新材料、新工藝、新技術的使用,自然條件的改變、人為因素、社會環境的變化等等,一切事項的變化均需通過與外部和內部的有關單位和部門進行聯系溝通,最終由經營人員反映在竣工結算當中。

2.2 建筑工程結算的原則

2.2.1 及時性原則

結算應按合同約定,應做到簽證及時、計量及時、結算及時,必須堅持按月計量和結算。對內結算最長不得延期一個月。

2.2.2 工程量統一原則

結算實體工程量應不大于業主、監理批復量,不得出現對內結算工程量大于業主、監理批復量的情況。

2.2.3 價格統一原則

合同外項目單價,對內結算單價應小于業主、監理批復的單價。

2.2.4 費用可控原則

分部分項工程對內結算總額應小于業主、監理批復結算總額。除按上述原則外,應嚴格控制零用人工、設備費用和材料費用。

3 工程結算存在的主要問題及解決辦法

下面以中石化第五建設有限公司近幾年在結算過程出現的問題為例,分析目前在工程結算中存在的主要問題及解決辦法。

3.1 主要問題

隨著計價依據由92概算定額、96概算定額、01預算定額到12預算定額及清單計價發展到2013工程量清單計價,計價原則也由過去的政府指令性調控轉變為現在的市場調節。同時,建筑市場也由過去的“高利潤”時代轉為現在的“微利潤”時代。面對一次又一次的挑戰,施工企業只有通過合同、政策文件等有效的實施環節保護自己,使真正消耗在工程上的人工、材料、機械、技措及索賠等因素得到業主的認可,才有可能控制直接成本。目前,在項目實施、履約等環節上存在一些影響結算的問題:

3.1.1 難以做到全員參與

結算工作十分繁雜,涉及的部門較多,同時也涉及到施工的各個環節。而項目對結算管理沒有做到全員參與,項目各業務部門溝通有障礙,員工不能做到自發、主動地投入到過程結算管理中去,各項業務部門也不能形成團隊有效配合工作。

3.1.2 合同意識較淡薄

項目經營人員合同意識較淡薄,對合同的理解和執行力不夠,對合同履行的重視程度不足,不能在合同條款規定的有效時間內辦理洽商簽認、材料認價、索賠事件等相關手續,使結算工作最終處于被動狀態。

3.1.3 施工過程中索賠管理工作不到位

對于非我施工單位原因造成的工程費用增加或工期延長的情況,缺乏索賠意識及識別能力,導致索賠機會喪失,增加的費用得不到補償。在工程實施過程中,常見的索賠原因有:推遲開工日期、現場不具備施工條件(如建筑市場條件變化、施工條件變化、氣候條件變化等)、甲指分包施工進度影響、物價變化、合同條款不細、責任不清、施工規定、技術標準的變化、施工圖紙的變化調整、工期延誤、工程師指令錯誤、業主違約,以及不可預見因素等種種原因,都會造成索賠事件的發生,引起工程造價發生變化。即施工過程中由于在投標報價階段的標書文件或合同設定條件發生變化,工程造價可能將會隨之調整,因此承包工程的索賠將不可避免地發生。施工合同賦予了發包人與承包人索賠的權利,索賠權利能否實現,也就是說索賠能否成功,不僅取決于工程實際的施工情況,而且與合同雙方的索賠管理密切相關。索賠管理工作做的好,不僅可以維護自身利益,甚至可以因為索賠節約資金或增加收益。相反,索賠管理工作做不好,就可能面臨損失。

3.1.4 過程結算資料辦理滯后

過程結算資料因種種原因辦理滯后(包括洽商變更、現場簽證、材料認價、施工做法、節點圖深化、鋼構深化設計、裝修深化設計等),使得工程結算無據可依,給結算工作帶來不利,造成成本入不敷出。具體表現有:洽商漏辦使現場發生的工作在結算中無法體現;簽字不全、洽商描述不清,發生的洽商難以計量或計量不足;材料認價不及時,工程成本無法計量;二次設計圖紙、技術資料支持不夠等等。

3.1.5 輕視過程結算管理工作

雖然口頭上都在說重視經營,重視結算工作,實際只是在最終竣工時才抓結算,導致丟失很多機會。項目部一般注重抓生產,追求產值,忽視造價過程管理。缺乏經營對策,對招標文件及合同條款不夠重視,理解、研究不夠透徹,結算管理工作不到位,致使目前大部分工程項目經濟效益甚微或出現不同程度的虧損。

3.1.6 對建委及造價部門發布的文件不能及時響應

目前建筑市場也是按照市場經濟調整,各地政府部門或造價部門會根據當地的市場情況,不定期發布造價調整文件。而預算人員往往不太重視文件,不能很好地理解文件精神,不能按文件規定提出的調整資料及時上報甲方及監理,導致結算工作被動。

上述種種情況是在結算過程中常見的問題,也是最大的結算隱患。發生的原因主要是未按合同規定時限上報資料或上報資料沒有得到設計、監理、業主代表的確認等。職能部門之間缺乏互相溝通聯系。一些實際已經施工的項目沒有反映在施工圖紙或洽商變更上,或由于工期緊張造成業主口頭指令的施工項目,沒有及時補辦手續等原因導致結算丟項、漏項或無計價依據,致使施工單位蒙受損失。預算部門不能及時編制洽商變更增減預算,有的工程項目直至竣工驗收,洽商變更、簽證,乃至材料批價仍沒有得到簽認,從而影響結算進度。工程上這樣的例子很多,這是結算管理過程中的共性問題,必須引起經營人員的重視。

3.2 解決辦法

3.2.1 樹立全員參與結算的意識,發揮團隊力量,集思廣益解決問題

項目部的所有人員應該積極參與到經營活動中,實現各業務部門信息資源共享,部門之間相互促進和監督,形成合力,提高辦事效率。雖然每個工程都有類似的地方,但每個工程都有其特殊性,在工程實施前商務經理應協助項目經理組織有關人員集體對圖紙、招標文件、合同、中標預算等進行分析研討,尋找在施工生產、技術、造價、合同執行等方面可能存在的問題。對于重點、難點問題要發揮項目部集體力量,進行分析、討論,找到解決問題的辦法并制定實施策略,提前做好應對措施方案。項目的經營管理要圍繞著施工進行,應加強施工管理過程中的部門溝通工作,要求各個崗位的人員發現問題及時與相關崗位的人員溝通、解決。每個部門應有相應的部門職責,每項工作的延伸都應有一主責人,通過溝通和協作,形成完善的技術、生產、經營等過程資料,為竣工結算提供有力的依據。

3.2.2 管理人員主動參與

管理人員應主動地了解、認識合同,并對合同條件進行深入的剖析,甚至咬文嚼字,敏感地找出重大的風險點。如果施工過程中的洽商得不到業主的及時簽認,一定要按照合同程序留有變更資料,并且資料一定要有甲方的簽收,我方留有存底,合同中通常還要有上報時間要求和甲方回復時間要求。所以,對于合同中約定的可以調整的內容,必須做到在規定的時間內連同經濟洽商一起上報,這樣才能夠變被動為主動。對于我方提出的洽商、材料認價、索賠意向書等文件,若發現甲方惡意拖延、克扣、壓制,我方必須采取一切辦法,留下簽收或其他證據,及時對收支情況進行測算,及時采取積極應對措施,甚至運用法律手段保護自己的權益。

3.2.3 抓好過程結算環節強化索賠管理

對于索賠工作,要求預算人員要熟悉索賠程序,強化索賠管理,增強索賠意識。建筑施工企業的索賠,就是在施工過程中因非施工單位原因造成施工企業損失,根據合同等相關文件向業主要求經濟補償或工期補償。就目前建筑工程的經營狀況來看,基本都處于低價中標高價索賠狀態,所以索賠工作質量的好壞與項目的經濟效益是密切相關的。工程索賠可分為工期索賠和費用索賠,其中重點為費用索賠。工期索賠只是業主對施工工期的合理延長,但是一般由此造成的費用損失只能通過費用索賠來實現。實際施工過程中,費用及工期索賠的主要原因有:

(1)因業主原因,中途變更原設計,導致工程停建、緩建,由此發生的一系列費用均應業主承擔。需要補償的費用包括勞務人員的進出場費、遣散費、按勞務合同條款發生的補償費用、已購材料損失費、機械設備停滯費、臨時設施增加費、現場成品保護費、現場維護費、管理費用、利潤及撤場費用等;

(2)業主未按合同約定的時間、地址、面積、環境條件交付施工場地,應對業主提出工期及費用補償;

(3)因業主提供的材料、設備、資金、圖紙、技術資料等,未按計劃送達,或業主指定的分包商與指定供應商不能按期履約,致使總包施工單位停工、窩工、機械設備停滯、周轉料具和管理費用增加,以及貸款利息等損失由業主承擔;

(4)非施工單位引起的變更修改設計或施工圖未按期提供等原因,造成結構、裝修、機電等項目拆改、返修、工期延誤、費用增加,由此造成的經濟損失及工期補償由業主承擔;

(5)因業主要求提前完成工期,要求階段性或整體提前竣工的搶工;造成的人工、機械、周轉料具、臨設費用、夜間施工費用、管理費用增加等經濟損失應由業主支付;

(6)施工期間因不可抗力及不可預見事件的原因,造成建筑施工企業材料、機械,人工費用及工期等增加,應向業主提出補償;

(7)國家政策法規的變更導致的施工索賠,應按文件要求及時上報甲方及監理,提供現場施工實際情況,提出補償意向書。

對于上述所列索賠的主要幾個方面,施工單位應以招標文件、施工合同、會議紀要、現場簽證、甲乙雙方的往來函件、政府部門發布的文件等作為主要索賠依據。這些證據的收集整理,需要施工過程中的不斷摸索總結,在應用時要認真分析,拋開對自己不利的證據,有選擇的甄別使用,力爭保持有利于自己的主體思路與論據統一。索賠的第一依據是合同約定,因此必須準確領會相關合同條款的含義,靈活運用合同支持來處理索賠工作。索賠工作的風險主要體現在索賠的時效性,因此發生應索賠事項后,應立即收集索賠證據,并按合同約定及時、準確地計算相應費用,及時呈報甲方或監理審批,這里要特別注意,不要因超過索賠時間而失去索賠的機會。

3.2.4 加強過程結算資料的辦理工作

過程結算資料辦理不及時,會最終導致結算無據可依。過程結算是結算中的重要環節,它是整體工程結算的基礎,及時準確的結算資料是工程結算的有力支撐,這要求預算人員做到:

(1)應深入施工現場,及時發現現場存在的問題;與生產、技術、材料等部門密切聯系,督促辦理相關資料;從洽商、圖紙等資料中找依據,按合同約定時間上報經濟資料及規范的往來文件。

(2)必須重視書面文函往來,書面溝通要及時、規范,書面簽發、簽收、留檔等對規避結算風險絕對有效,電郵方式也必須注意規范,文字描述要精煉準確。

(3)注重監理會議紀要的整理,紀要中可記錄事件發生的時間、內容、現場人材機的情況等,對會上反映的問題紀要中要有客觀、全面的記錄,對監理、甲方的答復做如實記錄。商務經理應提醒項目經理簽字確認前務必親自或委托他人逐項核實紀要內容,然后再簽字。因會議紀要可能是竣工結算的重要依據。

(4)建立完善的資料臺賬。施工過程中應建立資料臺賬,隨時掌握過程經營工作的進展情況,這樣可以防止人員變動造成資料丟失,同時可對未簽認的事項加強跟蹤管理。

建筑工程的結算工作十分繁雜,不但涉及生產、技術、預算、材料、財務、勞務等部門,還涉及到項目部的各個施工環節,加強工程資料的共享與溝通,做到業務部門之間應信息共享,提高辦事效率,提高收集資料的可靠性與準確性,提高結算工作的可追溯性,最終可提高結算工作效率。

3.2.5 重視結算工作的全方位管理

對于結算工作的重視,不應停留在口頭上,而應在日常工作中體現,必須樹立結算過程從投標開始的理念。在編制結算時,除了認真做好索賠工作外,還要抓住結算中的重點事項。如近幾年鋼材、人工費等主要價格是影響結算價款的重要因素,由于其所占工程造價比重較大,施工單位應根據合同、市場變化、相關文件等,提出調整報告,充分做好基礎工作,據理力爭,及時向業主提出補償要求。注重結算過程的跟蹤管理,甲方會對施工單位上報的結算資料三番五次的進行審核,為使結算能取得較理想的收益,就應積極跟蹤結算進展情況,對出現的問題進行分析、研討,發揮項目部的集體力量,制定應對措施,及時反饋甲方結算意見,使結算工作有序進行。

3.2.6 積極響應造價部門發布的造價文件

要充分合理運用造價文件精神增加工程收入,對于文件內容應抓住對公司的有利條款,利用條款及時、主動提出經濟費用補償報告,盡量將此問題消化在過程結算中,簡化最終結算工作。

4 結算工作的管理要點

4.1 結算時間

結算貫穿于從投標開始到最終結算的整個工程的經營活動。在投標階段就應有投標策略,投標策略是為結算工作奠定基礎的。作為項目部應在接到中標資料后,根據中標交底及投標策略進一步分析風險,做好應對措施及過程結算工作計劃。施工過程中注意各部門之間的信息共享,及時完成過程結算資料。竣工結算資料的編制和提交必須按合同約定時間,特別是過程結算資料要嚴格按合同執行,以把握談判主動權,爭取自身的合理權益。

4.2 結算資料的依據

結算資料在做到有理有據,計算及文字描述應合情、合理、合規、真實有效。如有違反有關政策、法規,即使簽字手續齊全,審計時依然存在審減風險。同時,不能遺漏任何過程資料,以使結算資料做到全面、系統、準確。

4.3 結算談判策劃

要想取得好的結算效果,必須進行結算前期策劃,特別是對于爭議較大的項目,要組織項目相關人員召開專題會議,集思廣益,認真分析問題,找到解決問題的突破口,爭取談判的主動權。對于談判人員的選派、爭取和退讓角色人員的分工、談判結果底線等必須有明確的前期策劃方案。

4.4 結算談判的態度

施工單位應采取不卑不亢的態度,談判過程中,要善于傾聽、善于捕捉對方談判人員透露的信息并加以利用;要注重談判技巧和策略的運用,做到有張有弛,突出重點,全力爭取。

4.5 結算周期

施工單位應盡量縮短結算時間,目的是加快工程款的回收。結算過程不是一帆風順的,在魚和熊掌不能兼得的情況下,要放棄芝麻撿西瓜,對于可給可不給的項目,可以采取放緩的策略,看整體結算效果是否理想,再決定是否繼續爭取這些項目,以提高結算的時效性。

4.6 處理好與甲方及監理等關系

結算過程是與監理、甲方談判博弈的過程,關系處理的好壞直接影響結算結果。在施工階段及結算過程中存在爭吵、爭論是在所難免的,為了取得良好的結算效果,在遇到問題時,要多站在對方的立場考慮,做到換位思考,理解具體業務人員的工作處境及難度,給對方一種信任感,使雙方建立朋友式關系,友好協商、相互支持,使結算工作順利進行,以便達到結算預期效果。

5 結論

工程預結算貫穿于工程項目投資決策到設計、施工、竣工驗收的全過程,涉及到投資主管部門、建設單位(業主)、設計單位、施工企業(承包公司)及計劃、審計和設備材料供應等部位的全方面管理。本文測重于工程結算管理的理論研究,分析施工單位工程造價管理現存的問題,同時分析施工單位造價管理的現行管理機制、制度和方法介紹了近些年來工程造價管理過程中出現的一種相對較新的管理模式——全面造價管理模式。通過以上分析討論,為提高施工單位的預結算管理工作的準確率提供支持。