大數據時代背景下計算機技術在無紙化辦公系統中的應用

賈美英

（太原生態工程學校，太原 030025）

1 引言

信息技術的發展，使時代環境發生了明顯的變化，并逐漸演變為大數據背景下的智能化時代。在高等院校的教學與常務工作中，應用計算機技術實現系統化升級，可以在無紙化辦公的指導作用下，對傳統的工作方式進行全面的革新，并在應用條件上，以更加適應時代發展的方式，提高實務工作中的效率水平，使教育工作者能將精力更加集中的投入到教育事業中，達到系統升級的建設目標。

2 無紙化辦公系統的發展意義

無紙化辦公，是在信息技術的指導下，將計算機系統作為載體，在推行辦公自動化的同時，減少傳統工作中手動書寫的內容，使高校的業務內容表現出明顯的規范性與程序化的特點。在執行無紙化辦公系統中，應用大數據技術與思想，可以實現信息內容的高效查閱與處理，從而減少工作中的時間成本消耗，使工作效率明顯提升。而在高校的工作中，無論是從教務工作還是科研工作的角度，通過大數據無紙化辦公系統的應用，都可以將工作內容從冗雜的常務性等級與管理中解放出來。

同時，通過網絡數據資源的參考性與智能分析功能，可以更好的為使用者提供相應的信息支持，提高內容管理的有效性[1]。另外，站在高校管理的角度，在構建整體無紙化辦公系統的過程中，通過身份認證系統的應用，還可以實現權限化管理，在建立統一數據資源庫的同時，使各個崗位與不同層級的校內人員，可以更加有序的對系統材料進行調取與應用，提高管理的有效性。甚至在師生的差異化管理中，也可利用這一信息技術，實現管理方法的升級。

3 無紙化辦公系統的建設目標

高校的常務性工作較為特殊，不僅有日常性的事務管理工作，也涉及到崗位上的教務管理內容。因此，必須在兼顧以上兩方面內容的同時，盡可能的通過無紙化辦公系統，做到整體工作內容的平衡，并在進行統一化管理的同時進行區分，在調用統一資源的過程中，注重應用條件上的差異化內容，以此保證系統建設的完善性，使無紙化辦公的應用價值被充分的體現出來。

從節約環保的角度出發，構建無紙化辦公系統，可以有效的減少高校管理與教務工作中的紙張、油墨等辦公耗材產品的消耗，以此在提升信息數據保存完整性的同時，提高環保性水平。同時，在無紙化辦公的低碳理念下，也大大的減少了辦公成本的消耗，通過一次性的設備投入，降低了辦公中的經濟消耗條件。

4 無紙化辦公系統的執行策略

4.1 優化大數據網絡資源

高校的日常工作中，有大量的網絡信息數據內容，必須在進行有效統計與分析的過程中，提高其應用水平，使數據資料的應用價值被充分的開發出來。可是，在傳統的辦公工作中，經常會由于人員的疏忽造成材料文件處理不當、信息內容的遺失等問題。同時，在調取數據材料的過程中，也會在資料查詢與整理中耗費掉大量時間和增大工作量。而通過大數據系統與計算機技術，可以將高校運行過程中產生的數據信息材料進行統一的妥善化管理，并在整體數據庫中，形成完整的電子信息資源，在對過往信息進行查詢與調用的工作中，可以通過便捷化的查詢功能，完成對數據材料的調用，從而提高數據信息處理的效率與精確度。

為了實現這一目標，必須在數據管理的工作中，執行統一化的策略，在校園信息資料的整合上，通過整體一致性的文件處理方法與格式，進行分層歸類管理[2]。例如，在使用OA系統進行管理的工作中，通過用戶登錄確認權限后，在系統中進行文件的草擬，上交給相關審核部門后，完成公文審核，并在簽發電子掌印后確定文件的權威性。然后，可將電子文件直接劃歸到公文檔案數據庫中，以此完成整個檔案文件的系統化管理。在整個流程操作中，沒有涉及到紙質材料的使用與整理，并將以更加高效率的手段，完成系統網絡資源。

4.2 構建云系統工作平臺

高校的無紙化辦公系統，不僅要在OA系統的輔助管理下，完成教職工的事務性管理，同時也需要在教育活動管理中形成無紙化辦公的操作，這就需要在進行系統建設的過程中兼顧不同的師生身份，以系統平臺作為基礎，執行差異化的管理內容，并在平臺系統的操作界面中，將身份認證作為基礎，完成不同內容的定位。

以學生成績管理內容為例，以往的管理工作中，經常會將學生的學習成績內容由閱卷教師整理成具體數據，再交由任課教師對日常課程表現進行評價并打分形成報告，最后在完成個人成績歸類后，將每個學生的成績報告單交由教務管理部門進行歸檔儲存，在流程上表現出了明顯的復雜性[3]。而在進行無紙化管理的系統中，這些內容都可以直接在網絡化的程序系統中完成，并在高效率的系統指導下，使不同崗位環節的工作人員，通過統一化工作平臺的登入，完成各自的流程內容，從而減少了工作的重復率，并提高了處理質量與效率。同時，在此方法中，由于網絡平臺的公開性，使得成績管理的真實性水平也得到優化，縮減了學生對成績弄虛作假的空間，保證了教育管理工作的系統化。

4.3 加強軟、硬件程序建設

軟、硬件設施是保證信息化系統功能性基本條件，也是高校構建整體校園網絡系統的基礎，必須在建設過程中，在保證系統結構合理性條件的同時，盡可能的優化終端端口設備與中央管理系統。在終端系統的優化建設中，通過電腦系統程序的統一化配置，使計算機設備在使用功能上，能夠滿足整體系統使用的基本條件。同時，應盡最大可能的在網絡建設中進行優化，使校園網絡環境中，都可以實現與主系統的有效連接，從而真正使教務人員在時間與空間條件上不再受到限制，能及時且高效的完成無紙化辦公的操作，達到提高工作效率的目的。通過終端系統中，對of fi ce軟件、影音系統、圖像處理軟件、數據傳輸軟件等程序終端的應用進行強化，也是配合完成整體系統構建的必要途徑，使用條件上得到強化。尤其是在教學活動中，將計算基數的用時進行開發不僅可以實現工作效率的提升，在一定程度上，也起到了優化教學內容的作用，為無紙化辦公在高校建設中的應用創造了更深層次的使用條件。

而在硬件設備的管理中，高校也務必加大投入力度，在設備升級的基礎上，增加設備配置，通過傳真機、掃描儀等設施的應用，使硬件條件滿足一切辦公需要[4]。另外，在維護網絡系統安全的設備管理工作中，還需根據設備應用條件，實時的對設備條件進行及時的更換，通過網絡適配器、路由器、交換機等硬件設施，保證網絡的穩定運行，為無紙化辦公系統的完整性，提供必要的基礎條件。

在中央管理系統中，高校的無紙化辦公系統構建，必須將重點強調軟件系統的應用條件與功能優勢作用，在兼顧辦公管理的同時，優化教務管理，將程序系統的應用優勢全面的開發出來。在中央管理程序的升級中，還需兼顧數據庫系統的升級，在盡可能提高容量與處理速率的條件下，成為輔助辦公系統的基本條件。例如，高校的日常管理工作中，引入OA系統，將教務信息公布、工作量統計、工資查詢、崗位匯報等內容都可以有效的整合到系統中，從而實現辦公方式的升級與改造。

4.4 落實權限化身份認證

設置用戶身份信息認證，是保證無紙化辦公系統信息安全性的重要手段。在高校的無紙化辦公系統構建中，通過身份認證的方式，不僅可以在管理工作中起到分層優化的效果，還可以在各項事務與教務工作的處理中，對不同崗位、不同職責的身份信息進行認證。尤其在師生的身份管理上，可以更好的完成操作界面的區分，并有效的執行不同的處理項目，完成教務工作的管理，使無紙化辦公系統真正的服務于教學工作，發揮出自身的基本價值條件。

例如，學生在使用無紙化辦公系統時，可以在登入界面中，接收到來自教師與教務設計好的課程內容安排，并在智能選課、自動排課的界面，與教師登入界面中的課時安排進行對接，從而更加高效的完成課程管理。通過不同身份認證下的權限管理辦法，實現了教務工作的數據化統籌。

5 結束語

高校工作中的無紙化辦公系統的建立，不僅是順應時代技術條件發展的基本內容，也是今后辦公方式變革的方向。在構建無紙化辦公系統的過程中，務必在了解其發展特點的基礎上，明確應用目的，并在方法策略中重點對優化資源、構建平臺、設施強化、身份認證等內容進行強化，從而真正意義上發揮出新型辦公模式的優勢價值，為高校辦公模式升級奠定堅實基礎。