圖紙檔案管理理論與研究

陳海蓉 徐徐 徐森

摘要：新時(shí)代背景下，怎樣利用現(xiàn)代信息技術(shù)對圖紙檔案進(jìn)行有效管理，保證圖紙檔案的完整性，發(fā)揮重復(fù)使用效率，是工程設(shè)計(jì)企業(yè)面臨的主要挑戰(zhàn)和重大課題。本文分析了圖紙檔案管理理論及其信息化的實(shí)現(xiàn)，以供參考。

關(guān)鍵詞：圖紙檔案;管理;理論

1圖紙檔案管理理論分析

1.1加大檔案管理力度，增強(qiáng)檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)的開展同步進(jìn)行，促進(jìn)設(shè)計(jì)院檔案工作的科學(xué)發(fā)展。明確各部室檔案管理人員職責(zé)，加強(qiáng)過程監(jiān)管，將檔案工作納入設(shè)計(jì)院管理體系，對檔案工作從項(xiàng)目開始直至項(xiàng)目結(jié)束（或竣工）進(jìn)行全程管理和前端控制，將歸檔職責(zé)納入設(shè)計(jì)經(jīng)理和專業(yè)負(fù)責(zé)人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準(zhǔn)確。同時(shí)，強(qiáng)化宣傳力度，通過檔案知識培訓(xùn)、競賽等活動(dòng)，增強(qiáng)各級人員的檔案意識，特別是增強(qiáng)院領(lǐng)導(dǎo)和咨詢設(shè)計(jì)事業(yè)部總經(jīng)理的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視了，制度的執(zhí)行，合理化的建議，檔案設(shè)備的購置，人員的配備等問題才會(huì)迎刃而解。領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案管理力度才會(huì)加強(qiáng)，才會(huì)真正把歸檔和員工績效掛鉤，進(jìn)一步提升員工的檔案意識，從而達(dá)到全面提高設(shè)計(jì)院檔案管理的目的。

1.2建立健全檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的基本保證。由于工程設(shè)計(jì)檔案種類繁多，數(shù)量大，有的設(shè)計(jì)周期長，周期能達(dá)到數(shù)十年，甚至還需要多次的修改補(bǔ)充，這使得工程設(shè)計(jì)檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設(shè)計(jì)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項(xiàng)目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規(guī)定》《檔案保密規(guī)定》《檔案銷毀管理規(guī)定》，規(guī)范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設(shè)計(jì)檔案的完整性，確保管理規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化，增強(qiáng)檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

1.3推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)

推進(jìn)檔案信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的重要手段。專業(yè)人員在工程設(shè)計(jì)時(shí)，往往產(chǎn)生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質(zhì)資料的同時(shí)也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設(shè)計(jì)院重要的知識資產(chǎn)。只有推進(jìn)檔案信息化，才能管理好這些知識資產(chǎn)。因此，推進(jìn)工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)勢在必行。推進(jìn)檔案信息化建設(shè)要“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”，確保檔案管理系統(tǒng)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)，建成以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、網(wǎng)絡(luò)利用為目標(biāo)的信息化檔案管理體系。推進(jìn)信息化要制定檔案管理系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，保證檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時(shí)，要積極推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。筆者所在公司根據(jù)“存量數(shù)字化、增量電子化”原則，結(jié)合檔案館藏實(shí)際，對利用率高、保存時(shí)間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化，目前圖紙數(shù)字化已達(dá)10萬余張，檔案數(shù)字化率達(dá)到了85%，預(yù)計(jì)2016年可以使2013年前的圖紙實(shí)現(xiàn)全部數(shù)字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)，針對檔案管理的需求，購買開發(fā)了OA系統(tǒng)和圖檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的收集、驗(yàn)收、整理、借閱利用各個(gè)環(huán)節(jié)的功能需求，建立了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和檔案網(wǎng)上查詢功能，從而最大限度地促進(jìn)了檔案資源共享。

2圖紙管理理論信息化的實(shí)現(xiàn)

通過圖紙信息化的研究，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)，我們提出了信息化的建設(shè)原則和過程，如何實(shí)施圖紙信息化管理系統(tǒng)，也成為企業(yè)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員需要思考的問題。

2.1建立圖紙管理信息系統(tǒng)

圖紙管理信息系統(tǒng)主要包括圖紙采集、歸檔、檔案管理工作業(yè)務(wù)、WEB 查詢、信息統(tǒng)計(jì)等子系統(tǒng)，操作模式可采用B/S 和C/S 混合結(jié)構(gòu)，不受環(huán)境限制，局域網(wǎng)和Internet 均可使用。

2.2方案、施工圖、竣工圖一體化管理

所有工程圖紙從企業(yè)做可行性研究報(bào)告開始，到方案、施工圖設(shè)計(jì)，發(fā)施工圖到現(xiàn)場，全部納入信息系統(tǒng)管理。每個(gè)項(xiàng)目都有信息和檔案業(yè)務(wù)人員配合管理，從始至終確保了圖紙和其他工程檔案的完整。同時(shí)，為了保證系統(tǒng)管理的有效進(jìn)行，企業(yè)也編制了一系列規(guī)定和管理辦法。

2.2.1施工圖管理階段

其管理過程分為兩個(gè)步驟，第一步由設(shè)計(jì)人員將電子圖紙存入系統(tǒng)，檔案管理人員核對電子圖紙圖簽信息，信息正確則將電子圖紙歸入檔案，以備設(shè)計(jì)人員查詢和利用。第二步設(shè)計(jì)人員將簽完校審人名字的施工圖送交檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)圖驗(yàn)收，驗(yàn)收后由檔案管理人員移交圖紙掃描人員掃描作為圖紙?jiān)紮n案錄入系統(tǒng)。掃描完成后送交出版部門出版、統(tǒng)一發(fā)放。設(shè)計(jì)人員和施工人員可在終端隨時(shí)查閱系統(tǒng)所存施工圖，并可通過授權(quán)在終端下載圖紙到本機(jī)打印。當(dāng)發(fā)生變更時(shí)，由施工管理部門負(fù)責(zé)發(fā)回設(shè)計(jì)人員做好設(shè)計(jì)變更工作，檔案業(yè)務(wù)部門做好協(xié)助變更管理，及時(shí)建立變更和修改圖紙的統(tǒng)一，確保圖紙的完整性。

2.2.2竣工圖管理階段

通常由工程管理、工程設(shè)計(jì)部門、檔案管理會(huì)同信息管理部門進(jìn)行竣工圖會(huì)審、驗(yàn)收。合格后由工程設(shè)計(jì)部門和檔案管理部門共同做好竣工圖檔案移交工作。移交分兩步完成：一由設(shè)計(jì)部門直接在原施工圖電子版做修改，移交電子文檔，經(jīng)相關(guān)人員校審、驗(yàn)收后轉(zhuǎn)入竣工圖檔案庫，并做出版本標(biāo)識。二由施工單位在原施工圖上編制竣工圖，并加蓋竣工圖章，返回檔案部門進(jìn)行掃描處理，并由檔案管理人員將掃描后電子文檔錄入系統(tǒng)作為竣工圖原始檔案。經(jīng)過多個(gè)項(xiàng)目的實(shí)驗(yàn)，在第一步中略有簡化，主要原因是目前在企業(yè)業(yè)務(wù)繁忙、人員負(fù)荷重的情況下，投入超出了產(chǎn)出，同時(shí)也無法保證進(jìn)度。通過這個(gè)階段的管理，確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn)化。經(jīng)過上述兩個(gè)階段的管理，實(shí)現(xiàn)了電子圖紙的有效管理，建立了電子圖紙與實(shí)體的對應(yīng)關(guān)系，降低了紙質(zhì)圖紙管理難度。一方面確保施工圖紙的有效利用，同時(shí)也確保了竣工圖能及時(shí)提供給使用單位使用，這種管理方式比原有工程圖紙竣工驗(yàn)收提前1～2 個(gè)月。

2.2.3研究電子圖紙和對應(yīng)實(shí)體的變化規(guī)律，確保對電子圖紙進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

通過研究和實(shí)踐，企業(yè)不僅做到了紙質(zhì)圖紙的動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)做到了紙質(zhì)圖紙相應(yīng)的電子圖紙的動(dòng)態(tài)管理。由檔案部門對電子圖紙及實(shí)體實(shí)行審核歸檔，控制電子圖紙和對應(yīng)實(shí)體的修改一致性，加以信息系統(tǒng)的管理，實(shí)現(xiàn)了電子圖紙與紙質(zhì)圖紙的高度統(tǒng)一。為企業(yè)解決了圖紙管理的難點(diǎn)——電子與紙質(zhì)不一致，為技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)改造提供了良好的外部環(huán)境。企業(yè)也規(guī)范了電子圖紙的管理流程，針對設(shè)備、材料規(guī)范化管理，為采購部門推動(dòng)電子商務(wù)進(jìn)程奠定了基礎(chǔ)，加快了其采購的無紙化進(jìn)程。

3結(jié)語

總之，設(shè)計(jì)院的檔案管理工作是一項(xiàng)難度非常大的工作，是促進(jìn)設(shè)計(jì)院發(fā)展的重要保證。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化是設(shè)計(jì)院檔案管理發(fā)展的方向，也是不可阻擋的發(fā)展趨勢。

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