檔案管理存在的問題及對策

王瑤

摘要：隨著我國整體經濟的快速發展，我國各行業迎來新的發展機遇和發展空間，同時很多企業應運而生。檔案管理屬于創新性強、技術性強且復雜的工作，檔案管理的標準規范化、現代信息化對于單位的發展有重要促進作用。

關鍵詞：檔案管理;問題及對策

引言

隨著我國市場經濟的發展，我國各種企業發展都非常迅速。最近幾年，我國在檔案管理方面逐漸往信息化上努力。每個企業所需要做的首要任務就是進行檔案管理。在檔案管理中，信息技術往往起到了重要作用，企業中的每個檔案部門也越來越重視檔案的信息化管理，在實際的工作中積累經驗，使得檔案的信息化管理井然有序。所以檔案的服務效率和管理效果較未使用信息化之前有明顯的提高。

1企業檔案管理存在的問題分析

1.1對檔案管理工作的重視偏低

檔案管理工作與企事業單位其它類型的工作相比，是一項默默無聞的工作，相當一部分管理人員包括高層領導干部對檔案工作的重要性認識不足，對檔案管理認知還停留在抄抄寫寫、裝裝訂訂、應付查閱等簡單的事務性工作。但實際上，人事檔案反映的是企業職工的工作經歷、業務能力等方面的原始記錄;會計檔案反映企業的財務運行狀況;文書檔案反映企業的歷史發展等。另一方面，檔案為監督部門的監督檢查工作提供原始依據，這就使得檔案管理工作具有重要作用。目前絕大數企業已經建立了檔案管理系統，但分類不詳、管理不規范等現象仍存在，嚴重影響檔案管理水平。

1.2檔案管理制度需要進一步完善

目前我國的檔案管理過程中檔案利用效率比較低，檔案收集、管理和借閱存在信息記錄不完整、不按時歸還和丟失的情況，檔案管理制度存在較多問題，影響了檔案資源的共享與檔案管理人員作用的發揮，使檔案管理效率下降。

1.3檔案管理信息化應用不夠科學

檔案管理是一項內容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內容涉及企業經營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統管理工作中，檔案管理的信息內容大多使用紙質方式進行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環節的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質形式的檔案資料會占據較大的空間位置，對日后調取信息進行檔案查閱會產生一定的影響。

1.4檔案管理工作人員素質有待提高

隨著信息化建設的發展，檔案管理工作人員的自身素質在很大程度上影響著一個企業的檔案管理工作以及信息化建設，這就要重視檔案管理信息化人才培養。從檔案管理工作者的專業素養和綜合素養的現狀來看，檔案管理人員的現代化專業能力較弱，大部分管理人員沒有經過專業知識培訓，這種情況下，即使引進先進的管理設備，也很難得到充分的利用與發揮。

2企業檔案的規范管理

2.1實行按件歸檔，是檔案規范管理的必由之路

傳統的檔案管理方式是按卷整理，即將年度內同類型文檔全部裝訂成冊，按文件編目錄，按順序編號，裝訂為一卷。這種做法，日后借閱、復印某一文件時，難以拆單取出，查閱不便且容易造成文件紙張損傷。按件歸檔勢在必行，歸檔時每件編號，同年同類同事由文件序號連續，錄入電子目錄，查、借閱時，檢索文件號、文件題名關鍵字或者發文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不會造成文件損傷。

2.2提高檔案管理技術

科技發展使計算機技術廣泛應用于社會各領域，在檔案管理領域也不例外。檔案管理的信息化、數字化使檔案管理與科技有效結合，提升了檔案管理效率，加強了資源共享，使檔案管理走上了良性發展的道路。檔案管理人員要積極運用信息技術手段加強檔案管理，以減輕自身的工作強度，提高工作效率，降低管理過程中的失誤率。在利用信息技術進行檔案管理時也要關注網絡安全給檔案管理帶來的威脅，做好檔案的備份工作。要對檔案管理設施進行及時更新，使檔案管理有穩定的硬件基礎，要在轉變傳統檔案管理觀念的基礎上應用現代化檔案管理技術，并保證設備的使用不浪費?？梢愿鶕挝粚嶋H情況進行信息化檔案管理系統的建設，使檔案管理達到自動化、數字化和信息化，以提升檔案管理效率。

2.3推進檔案信息化建設

促進企業檔案管理信息化建設必須要借助于人才、設備和技術的支撐，檔案管理人員應當真正重視這一工作，不斷促進企業檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設，推動檔案材料的有效整合，一方面應當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術對企業相關檔案信息實現高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉變為知識型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

2.4提高檔案管理人員的素質

檔案管理的順利實施與管理人員素質有很大關系，要加強對檔案管理人員的素質培訓。首先加強對其業務能力的培訓，使檔案管理人員熟練掌握計算機應用技術和檔案管理操作基礎技能，并對單位的核心工作專業知識有所了解，以促進檔案管理的順利進行。其次，加強檔案管理人員的管理意識，使檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，在進行檔案管理工作時以耐心、責任心和細心進行。有能力且文化素養高的檔案管理人員是合格的檔案管理人員，也是單位檔案管理順利實施的保證。

2.5加大經費投入，促進檔案管理方式的創新

經費投入是保證檔案管理工作健康發展的關鍵，檔案庫有著豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到庫藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實庫藏內容，提高庫藏質量的基礎上，有目的地采集用戶需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化，使其系統化、規范化，及時準確地為用戶提供服務。

2.6加強組織領導并統一管理

每個企業都是由若干個部門組成的，但由于部門太多，企業就并沒有一個完整的檔案管理系統，進而導致了企業在信息化建設中的腳步放慢，因此企業需要把現代檔案信息化管理放在企業管理中的一個重要位置上，并實地進行操作。并且企業還要優化部門的組成，讓企業檔案管理工作專員、主管、企業政策改革部門人員、會計部門人員、資產管理部門人員等組成一個公司檔案管理部門的改良小組，做到行動上統一部署，各部門之間相互配合，監督，發現問題立刻處理，每個部門取長補短，對企業檔案進行信息化有序的管理。

結語

總之，單位管理的核心是產權明晰，借助檔案管理可以實現產權明晰。任何單位在運行過程中都會產生大量資料和文件，檔案管理主要是收集這些文件和資料中對單位發展有推動作用的一部分，通過加大檔案管理力度和進行檔案管理創新等提升單位的競爭力。

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