大數(shù)據(jù)技術(shù)在水文行政檔案管理工作中的應(yīng)用

黨 萍

（陜西省水文水資源勘測局，陜西 西安 710068）

行政檔案管理工作對一個單位來說是一項非常重要的工作，工作內(nèi)容包含管理行政重要文件、基本文件、機(jī)密文件和單位行政活動形成的文件等，并借助檔案為單位的發(fā)展提供研究，避免有些問題重蹈覆轍。行政檔案工作量較為龐大，而且行政檔案更需要細(xì)致性整理，提供更快捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)據(jù)是一種大數(shù)據(jù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案內(nèi)容在合理的時間內(nèi)達(dá)到擷取、管理、處理、整理、量化，成為可供用戶應(yīng)用的資訊，從而更好地提高行政檔案工作的效率和質(zhì)量。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理關(guān)系

大數(shù)據(jù)技術(shù)是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)而產(chǎn)生的，它利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)開展數(shù)據(jù)信息的云計算處理，提高了數(shù)據(jù)信息的管理效率和質(zhì)量，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息大規(guī)模高效率的管理[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)管理，具有高速性、高效率性、大規(guī)模化、海量化和便捷性等特點，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的這些特點，把大數(shù)據(jù)技術(shù)引用到檔案管理中，是社會發(fā)展的需要，是提升檔案管理工作水平的需要，是發(fā)揮檔案作用的需要。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在水文行政檔案管理工作中的應(yīng)用

2.1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化

水文檔案涉及人員、行政檔案、建設(shè)文件等。種類繁多，要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的第一步是將原來的各單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并在當(dāng)?shù)匕搭悇e建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可滿足當(dāng)?shù)卣{(diào)用查閱，還可供省局及其他分局按權(quán)限調(diào)用。

2.2 已經(jīng)實行信息化管理的水文行政檔案

水文行政檔案全部寫入數(shù)據(jù)庫。省局已經(jīng)建成了門戶網(wǎng)站和OA辦公系統(tǒng)，水文行政檔案實現(xiàn)了電子與紙質(zhì)共同存檔。省水文局上行文件和下行文件通過OA辦公系統(tǒng)上報和下發(fā)，上級單位和直屬各局、機(jī)關(guān)各處室通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行閱覽和辦理，同時OA辦公系統(tǒng)對形成的文檔通過電子形式予以存檔。減少了文件流轉(zhuǎn)的時間，提高了工作效率，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)在行政檔案管理中的應(yīng)用打下了基礎(chǔ)。

2.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

陜西省水文水資源勘測局通過門戶網(wǎng)站和OA辦公系統(tǒng)，使行政檔案管理人員的服務(wù)手段呈現(xiàn)多樣化，在一定程度上更好地滿足全系統(tǒng)及職工對信息的需求，各市水文局、各水文站和職工根據(jù)不同的權(quán)限，可通過電子郵件、網(wǎng)頁瀏覽、平臺搜尋等多種形式，進(jìn)行信息查找，避免了省水文局會議和文件精神通過層層開會、文件落實文件的現(xiàn)象。例如，按照廳黨組部署，去年全系統(tǒng)開展了“學(xué)習(xí)習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，不忘初心牢記使命主題教育實踐建設(shè)專題行動”，各市水文局和各水文站通過OA辦公系統(tǒng)了解省水文局關(guān)于“行動”的主題、目的和要求，省水文局管理者亦通過OA辦公系統(tǒng)掌握各市水文局和各水文站“行動”開展情況，不再需要層層開會、上報文件。

3 大數(shù)據(jù)在水文檔案管理中的不足

3.1 檔案信息量不夠

目前，全省水文機(jī)構(gòu)增加顯著，地市級水文局由6個增加到8個，水文水位站由75處增加到271處，雨量站由560處增加到1920處，商情監(jiān)測站從無發(fā)展到74處，水質(zhì)監(jiān)測斷面由20個增加到305個，信息數(shù)據(jù)迅猛增加。但是，水文行政檔案存入檔案庫的信息量沒有跟上站網(wǎng)和水文業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，檔案信息量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要。同時電子文檔中只有省水文局的下行文件，沒有上級單位的下行文件和直屬單位的上行文件，電子水文行政檔案項目不全，挖掘不深。

3.2 服務(wù)手段單一

現(xiàn)行水文行政檔案服務(wù)主要是到省水文局檔案室和通過OA辦公系統(tǒng)查閱，到檔案室現(xiàn)場查閱效率低下；OA辦公系統(tǒng)存儲文件有限，查閱權(quán)限有限，每個市級水文局只有5個查閱權(quán)限，門戶網(wǎng)站和OA辦公系統(tǒng)的功能沒有充分運(yùn)用,查詢檔案還是以人工為主，沒有達(dá)到管理方便、服務(wù)快捷的目的。

3.3 檔案管理思維沒有跟上大數(shù)據(jù)要求

由于對大數(shù)據(jù)技術(shù)不熟悉，檔案管理的思維仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式，行政檔案依然一年歸結(jié)一次，一些檔案不能及時得到利用，時效性差[2]。大多數(shù)行政檔案的保存，還是依靠于文檔和數(shù)據(jù)。

4 推動大數(shù)據(jù)在水文行政檔案管理工作中的建議

4.1 挖掘整合水文行政檔案資源,建立存儲平臺

通過一定的技術(shù)方法對關(guān)鍵信息進(jìn)行提取和挖掘。在海量的檔案信息挖掘中主要采用文本數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，這相當(dāng)于文字分析[3]。水文行政檔案涉及單位運(yùn)行、建設(shè)、活動等各個方面，收集、整合、儲存大量水文行政檔案信息，對現(xiàn)行工作和后期工作的開展具有指導(dǎo)與借鑒作用。首先以省水文局為主，建立全省水文系統(tǒng)行政檔案資源庫，各市水文局建立分庫，使省、市兩級之間行政檔案互相關(guān)聯(lián)。其次集中人員利用大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)，對現(xiàn)有水文行政檔案信息，分門別類進(jìn)行挖掘，對搜集到的海量檔案信息進(jìn)行相關(guān)分析，形成文字、圖片、聲音和視頻等文件，建立全省水文行政檔案儲存平臺。

4.2 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立水文行政檔案檢索平臺

在檔案管理工作開展的過程中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行提取，縮小檔案信息的搜集范圍，幫助檔案管理者更加高效、快速的找到檔案信息[1]。建立高效快捷的水文檔安檢索平臺是提高行政檔案價值的重要手段，首先是完善現(xiàn)有門戶網(wǎng)站和OA辦公系統(tǒng)的檢索功能，盡量取消閱覽權(quán)限。其次是開拓手機(jī)、APP等檢索方式，建立多渠道查閱水文行政檔案的渠道，實現(xiàn)異地查檔，跨區(qū)服務(wù)。

4.3 加強(qiáng)水文行政檔案管理人員的培訓(xùn)

一是需要檔案管理人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識技能，能夠在網(wǎng)絡(luò)上管理行政資料；二是需要檔案管理人員了解網(wǎng)絡(luò)平臺管理內(nèi)容，對一些相關(guān)行政管理軟件進(jìn)行了解和應(yīng)用；三是需要檔案管理人員的思維意識要順應(yīng)時代的發(fā)展，思想與時俱進(jìn)，懂得大數(shù)據(jù)的應(yīng)用方式，并且了解大數(shù)據(jù)的行政管理的聯(lián)系性；四是引進(jìn)人才，提高水文行政檔案管理隊伍整體素質(zhì)；五是采取多種手段渠道宣傳大數(shù)據(jù)技術(shù)在水文行政檔案管理中的應(yīng)用，培訓(xùn)職工了解查閱水文行政檔案的方法和途徑，提高水文行政檔案的價值。

5 結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)在水文行政檔案管理中的應(yīng)用，為水文行政檔案工作帶來了豐富的檔案資源、信息化的檔案管理方式、多樣化的檔案服務(wù)手段等變化。通過該技術(shù)的實施使水文檔案更好地發(fā)揮作用，促進(jìn)水文事業(yè)的蓬勃發(fā)展。