大數據時代背景下的檔案管理探析

吳微 陳陽

【摘 要】大數據是基于互聯網信息技術而整合的具有實時性的海量的龐大數據組，在當前我國信息技術不斷發展的背景下，只有跟緊時代的步伐，在新的形勢下，加強檔案工作的管理，促進檔案工作理念的創新，才能更好地落實檔案管理工作。論文通過闡述大數據時代帶給檔案管理工作的優勢，具體分析了大數據時代對檔案管理帶來的挑戰以及應對挑戰的對策，供同行參考，希望能為檔案管理貢獻自己的微薄之力。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;信息安全

【Keywords】big data; archives management; information security

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）01-0011-02

1 引言

歷史的齒輪不斷向前滾進，在我國社會不斷發展的今天，由于城鄉建設所產生的大量信息數據需要記載，所以檔案管理的必要性不言而喻，在信息技術快速發展的當下，大數據的產生為檔案管理帶來了福音，使檔案管理能夠高效率、高質量地完成，但是同時大數據的產生也為檔案管理帶來了挑戰，同時也帶來了機遇與發展。

2 大數據時代給檔案管理帶來的優勢

2.1 大數據的應用使檔案管理能夠高效率完成

在進行檔案管理時，由于有大量的數據需要整合記錄，所以大數據的應用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產生的檔案也是數不勝數，需要大量的空間來承載，但是使用大數據進行檔案管理，大大節省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

2.2 大數據能夠提高檔案工作的質量

在傳統的檔案管理工作當中，由于檔案報訊需要一定的空間，如果保存地點發生意外，如火災等情況的發生，那么檔案的恢復工作非常困難，數據信息的流失非常大，就算能夠有效避免意外情況的發生，那么隨著時間的推移、紙質的老化以及自己的不清晰，也會使大量資料數據受到損失，但是如果運用大數據進行檔案的保存，就能夠有效避免上述情況的發生，并且能大大節省實際空間[1]。

3 在大數據時代下檔案管理面對的挑戰

3.1 信息化建設勢在必行

傳統的檔案保存模式不僅需要大量的人力物力資源，更需要一定的儲存空間進行文獻保存，不僅檔案保存工作運行麻煩，也不利于進行檔案查詢。但是隨著大數據的產生與應用，紙質模式的保存方法逐漸轉換為電子檔案的模式，這樣一來為檔案管理提供了一種更便捷更高效的管理方式。但是在進行模式的轉變過程當中，應要求檔案管理部門進行信息化的建設，構建專門的電子檔案管理系統，這樣一來不僅有利于信息的保存，更有利于查詢者能夠快速有效地查詢資料。除此之外，檔案管理的員工也應該轉變傳統檔案管理的思維，通過自身的學習與提高，為檔案管理作出更多的貢獻與服務。

3.2 在進行檔案管理時檔案信息安全意識不足

在檔案管理當中，大數據的應用可以使檔案信息集中處理，大大加快了檔案管理工作的工作效率與質量，可隨之而來的問題便是檔案信息的安全問題。雖然大數據既便捷又高效，但是一旦產生信息泄露，那么所造成的損失便是不可逆的。根據近幾年來的信息時間的報道來看，其根本原因便是人們對于檔案信息管理的不重視，安全保護意識不足，很多信息泄露都是由于檔案工作人員監守自盜，除此之外，黑客的入侵竊取也是一個令人擔憂的安全問題，信息的泄露不僅會使人們的安全及財產受到威脅，更不利于我國和諧社會的構建，不利于我國社會的長久治安。

3.3 城建檔案管理現象嚴重不統一

在我國檔案管理的現狀當中，各地政府在進行檔案管理時，都會配備專門的檔案管理部門，可是由于種種原因，專門負責檔案管理的部門形同虛設，甚至根本沒有建立。例如，在很多城市進行檔案管理時，大多數都是各自的行政機構負責各自的檔案管理，或者統一由相關的最高行政機構進行報訊，雖然國家針對檔案管理的相關政策還未臺，但是由于檔案管理的部門不同，那么檔案信息的格式內容都各有千秋，這樣一來不僅不利于各個部門之間建立高效快捷的溝通，更不利于進行信息共享，這就在多重方面增加了檔案管理的人力物力資源，在查詢者進行查詢時不僅耗時耗力，還會產生大量的查詢成本，不利于檔案管理進行。

3.4 檔案管理人員素質有待提高

由于大多數進行檔案管理的工作人員都是年齡偏大的人員，所以在進行大數據的應用時，管理人員的普遍接受能力較弱，因此，不利于進行大數據的應用來進行檔案的保存，檔案管理人員的素質也難以滿足大數據應用的要求[2]。在大數據的背景下，要想進行檔案管理，那么必須擁有必備的接受新事物的能力與計算機的操作能力，如果管理人員的技術不達標，那么不僅不會提高檔案管理工作的效率，反而會降低檔案管理工作的效率，使大數據沒有在檔案管理工作中得以充分利用。

4 大數據時代城建檔案管理完善措施

4.1 加快檔案管理信息化建設

要想加快檔案管理的信息化建設，相關部門的硬件設施也急需完善，用新的管理設備代替傳統模式的管理方式，可以有效提高管理效率[3]。因此，在進行檔案管理時，需要對硬件設備進行統一的優化更新，一方面可以對現有的資源進行整合處理利用，加強基礎硬件設施的配備，構建現代化的檔案儲存模式，另一方面，可以對相關的檔案管理軟件進行研發，綜合考慮客戶以及管理人員的多方要求，淘汰過時的管理模式，將具有現代化氣息的技術應用在檔案管理當中。

4.2 樹立檔案管理的安全意識

在當下的大數據時代，將大數據技術應用到檔案管理當中時必須樹立正確的信息安全意識。大數據下的檔案信息不同于紙質檔案信息，如果信息泄露，那么所造成的后果幾乎是不可逆的，雖然災害無法使電子信息丟失，但是一旦沒有做好相關的安全管理工作，黑客入侵等行為也會使信息安全受到嚴重威脅，所以檔案管理工作人員在進行檔案管理時，一定要提高警惕，在進行檔案信息保存的硬件設施中，禁止使用與檔案管理工作無關的功能，時刻檢查防火墻的功能是否完好，避免設備受到外來入侵。

4.3 提高城建檔案管理的規范化

大數據不僅為檔案管理工作提高了效率與質量，更是能有效解決城市中各部門不能統一進行檔案管理的弊端，通過大數據進行管理，各個部門之間的信息內容形成統一模式，既有利于查詢者高速便捷的查找，更有利于各個部門之間進行信息共享，減少各個部門檔案管理工作的差異化，提高了檔案管理的工作效率[4]。

4.4 對檔案管理工作人員進行專業培養

無論是利用大數據來進行檔案管理，還是利用傳統的模式方法進行檔案管理，無一例外都需要人力資源的支撐。與傳統模式不同的是，在信息化的現在，利用大數據進行檔案管理對人員的專業性要求更高，因此，相關部門必須進行有效的專業人員的培養，首先將傳統的檔案管理思維模式轉換，其次對檔案管理工作人員進行計算機技術的培養，利用講座等方式吸引檔案管理工作人員不斷進行自我提高與完善，最后，一定要注意為檔案管理工作注入新的血液，吸引更多有志向的年輕人參與進來，選拔出優秀的檔案管理領域的專業型人才。

5 結語

在信息化社會的不斷發展之下，大數據的應用既給檔案管理工作帶來了挑戰，同時也為其帶來了發展與機遇，檔案工作要想提高效率與質量，那么充分地利用大數據以及信息化現代設施必不可少，檔案管理的相關部門也應該不斷調整方向與目標，提高檔案管理工作人員的素質，一起為檔案管理工作做出貢獻。

【參考文獻】

【1】李楊.淺析大數據時代背景下的檔案管理[J].長江叢刊，2017（34）：168.

【2】荊巍.大數據時代背景下檔案管理探討[J].中國校外教育旬刊，2015（9）：26.

【3】徐建.大數據時代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業務，2018（1）：99.

【4】魏濤.大數據時代背景下檔案管理探討[J].辦公室業務，2017（12）：173.