新形勢下高校儀器設備履約驗收的思考

金仁東， 牛 犁， 孟兆磊， 秦 嵐， 李鑫磊

(北京科技大學 資產管理處，北京 100083)

0 引 言

隨著國家“科教興國”戰略的堅定實施及“雙一流”建設重大決策的推進，高等教育投入的逐年增加以及辦學規模的擴大，高校儀器設備的規模爆發性增長。如何更好地管理儀器設備已成為實驗室管理者的重大課題。其中，儀器設備的履約驗收管理尤為重要。驗收工作不僅是保證儀器設備質量的關鍵[1-3]，更是充分發揮儀器設備功用、提升使用效益的助推器。

2017年財政部頒布的87號令《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》(修訂)也特別強調履約驗收并作出明確規定。其中，關于履約驗收的內容不乏管理新意，包括對樣品在履約驗收時的使用提出要求、可邀請參加項目的其他投標人參與驗收、強化了采購人對中標人的履約管理等新內容。

1 履約驗收目前存在的主要問題

1.1 購置前期論證不充分

儀器設備購置的論證環節直接關系到采購質量和履約驗收。高校儀器設備購置的主體是教師，普遍存在重購買、輕論證的問題。①調研不夠認真，對儀器設備的重要技術參數了解不深入，對供貨商信譽、售后服務、用戶使用情況反饋等了解甚少[4]。②儀器運行的保障條件論證不到位，很少考慮高校實驗用房緊張等現實條件，如部分大型精密儀器設備對安裝的場地空間、空氣溫度和濕度、粉塵、電磁、噪聲等運行環境要求較高[5]。③存在一定程度的重復購置現象，造成高校儀器設備資源的浪費[6]。④采購論證過程形式化，儀器設備購置前期論證不充分、不到位，造成儀器設備履約驗收難以進行的基礎性障礙。

1.2 合同中驗收條款不明晰

采購合同是儀器設備履約驗收的主要依據，如果合同中驗收條款不明確、不清晰，儀器設備的驗收就失去了重要支撐。在實際工作中，合同中關于驗收的條款往往容易忽視。如購置儀器設備的名稱、產地、數量、規格、型號、性能指標、技術參數等描述不夠準確，特別是性能指標和技術參數不明確造成的驗收困難，很容易導致供應商蒙混過關的情況[7]。另外，合同條款的不規范也會使驗收人員無所適從。某高校就曾出現過典型的案例，其在購置某系列工作站時，條款中對CPU的描述為“Intel Xeon W3503 2.40 GB四核處理器”，而實際上該工作站系列中CPU為“Intel Xeon W3503 2.40 GB”的僅有雙核處理器[8]。

1.3 履約驗收制度及程序不健全

目前，仍有不少高校缺少完善的履約驗收制度，或者僅在采購管理制度中設單獨章節對履約驗收進行規定，或多或少存在驗收制度不夠細化，可操作性差的問題。另外，驗收管理程序仍不夠健全。①儀器設備到貨前的準備工作不充分，包括安裝、調試、測試和使用所必需的條件(場地、環境、安全條件及驗收所需的工具、試劑耗材等)[9]。②缺少現場開箱檢查的環節。由于受到運輸、場地等因素影響，很多情況下儀器設備到貨后不開箱便放置在使用場所，甚至堆放在臨時場所。③未進行技術指標的測試工作。尤其是一些大型儀器設備安裝調試后，鑒定設備技術性能指標是否滿足要求需要較長的測試和運行時間，但在實際操作中測試工作往往被省略。

1.4 隱蔽項目的驗收過程監管不到位

各高校現行的儀器設備驗收方式較為單一，基本采用清一色的項目竣工驗收，忽視了一些特殊設備的階段性驗收和駐廠驗收(比如產品生產過程的質量、相關技術參數控制監督)，這樣極容易造成儀器設備隱蔽項目驗收監管的缺失。例如實驗室家具和科研自制設備等，很難在項目竣工后的驗收環節對隱藏部位的材質或配件進行核驗，只有通過破壞抽檢或拆解的方式核對是否與合同規定的一致[10]，但是一旦發現隱蔽部位與要求不符，特別是已經批量生產完成的家具，結果就難以補救了。還有一些集成項目中隱藏在墻體內的線路、控制器、信息通道(端口)等，如果缺少過程監管，都會給后續工作帶來問題。

1.5 驗收過程不規范

完整的驗收過程應該包括開箱清點、安裝調試、技術指標測試、組織驗收小組、現場驗收、驗收資料歸檔等6個環節[11]，實際操作中任何一個驗收環節的不規范，都可能給學校利益帶來損失。①開箱清點不及時、不細致。儀器設備到貨后未及時組織相關人員檢查外包裝、附件、配件的完好情況，未嚴格按照合同逐項清點核對品名品牌、規格型號及產品說明書、出廠檢驗合格證等資料[12]。②驗收小組成員組成不科學。特別是存在驗收專家與驗收儀器設備所需專業不匹配或缺少類似項目經驗的情況。③現場驗收不嚴格。大型精密儀器設備未組織驗收會，沒有聽取用戶和供應商匯報儀器設備試運行和技術指標測試，而僅僅開機考察儀器設備的運行就在驗收報告上簽字。

1.6 其他問題

高校在履約驗收管理中還存在貨款支付不及時，導致供應商延遲發貨甚至產生糾紛等現象。另外，由于一些不可控因素導致儀器設備參數發生變化或調整不規范，如果溝通不當，就會導致驗收程序無法進行。

2 改進驗收工作的建議及對策

2.1 加強儀器設備前期購置的論證

為了保證及提高采購質量，加強儀器設備的前期論證十分必要。在前期論證過程中，需做到。①認真調研，傾聽各方面專家的意見，且要通過貨比三家，在滿足技術參數的基礎上，選擇質保期長、提供技術培訓、擴展接口兼容性好、贈送配件等售后服務優質的單位[13]。另外，還要考慮目前大數據時代、網絡化、智能化、設備更新換代迅速的背景，在采購儀器設備、軟件時要有適度的超前意識，保證采購的硬件和軟件在一定時期內的先進性，同時還要兼顧兼容性和擴展性。②購置前要充分考慮儀器設備的運行條件是否達標[14]，比如房間的大小、承重、噪音(樓層)、清潔度、溫濕度等方面的需求，以及維護經費、人員保障等。③要堅持科學性原則，認真組織“行內”專家進行論證，確保論證的實效性。同時，通過論證刪減不必要的采購項目，比如已有較多的同類設備、使用機時嚴重不達標等情況；及時補充遺漏的采購項目，避免項目由于前期論證不充分，造成后期履約驗收的困難。

2.2 明確驗收條款，規范合同內容

日常驗收工作中，一些儀器設備由于沒有完善的驗收條款，造成在驗收及考核中遇到困難，進而影響設備的質量。因此，驗收條款的細節內容在簽約時要特別重視。①必須明確儀器設備的基本信息及技術參數，作為驗收的主要依據。學校應制定“大型儀器設備驗收基本信息表”，并附于合同，詳細描述儀器設備規格、型號、生產廠家、主要性能指標、功能及附件、適用范圍、主要用途等信息，避免驗收時的不一致和扯皮現象。②明確對于儀器設備質量的考核。不少儀器設備簽訂合同時，只訂明質量指標籠統，卻容易忽視質量指標的具體內涵。比如測試方法、儀器鑒定的方式、由什么部門鑒定等。③規范合同的商務條款。賠償責任，包括退貨、安裝誤工、誤時等情況的賠償；質保條款，包括質保期限、延長質保期等情況。交付方式、付款條款、爭議處理等條款都必須明確。

2.3 完善履約驗收制度，健全履約驗收程序

據統計，約26%的高校有驗收制度，約20%的高校有關于驗收程序的規定。但大部分高校驗收規定僅局限于采購管理辦法中驗收的相關條款[15]。建立健全儀器設備履約驗收制度，①成立職能齊全的管理機構，包括由管理、財務、審計、紀檢等部門組成的驗收管理小組，要明確各方職責，且要以制度形式明確。②履約驗收制度還需要具備可操作性，如配套制定或完善“儀器設備履約驗收細則”，對驗收程序、驗收依據、驗收記錄臺賬、滿足驗收的條件、驗收責任等做出進一步的規定。③詳細制定履約驗收程序及要求，明確各環節的責任人。在開箱驗收環節，由使用人負責，對照合同核對供貨情況；初步驗收環節由項目負責人把關，主要對技術參數、質量和性能初步驗收；驗收小組負責合同履約驗收，并組織驗收會，根據合同清單進行核實，填寫驗收報告等。

2.4 嚴格監管隱蔽項目

對于隱蔽項目的監管，最核心的一條是選擇合理的驗收時機，加強階段性驗收。①注意在項目實施過程中留證。比如藏匿在墻體內的線路、控制器、信息通道，施工前要對鑿墻的位置進行確定，并拍照留存；安裝完畢及恢復墻體原貌之后，要分別進行拍照留證，以免影響后續的維修及改造。②加強階段性驗收的管理。比如安裝在儀器設備內部的核心部件、家具制作等，竣工后很難再通過拆解的方式驗收，這就需要安排專人在生產過程中進行檢查驗收，以便發現問題及時處理。另外，也可以聘任監理，根據項目特點及實際要求，代為完成對隱蔽項目的監管。

2.5 強化履約驗收的過程管理

加強對履約驗收的過程管理是保證采購質量的關鍵所在。任何流于形式的驗收環節都會給供應商帶來可乘之機，如改變產品的型號配置、降低產品性能，或者以次充好，甚至提供假貨；有的還以斷貨、產品更新換代為由與采購人協商更改。加強驗收的監管要緊盯驗收過程的每個環節。開箱清點要認真細致，應逐項檢查核對儀器設備各項情況及附件資料[16]；提前選好懂行對口專家，驗收小組要“責任強、有經驗、能把關”。另外，還要厘清驗收流程，建立環環相扣的責任鏈條，做到步步有記錄；設計制作“驗收備忘錄”，開箱、安裝、調試、驗收、歸檔等各個環節都必須由負責人分別簽署驗收意見，并承擔相應責任。

2.6 嚴格執行合同，招標文件和履約驗收

高校儀器設備履約驗收的問題復雜且多變，處理不當很容易帶來后續隱患，要把握好原則和尺度。需強調的是，要嚴格按照合同及招標文件的約定執行。若付款不及時、參數調整等問題，可根據合同或招標文件事先約定來追究相關方的違約責任，對于未約定事項，則需通過雙方協商后簽訂補充協議解決。此外，加強學校相關部門間及時溝通能有效避免履約驗收的一些問題。比如年終某些“資金零結余”項目的付款問題可提前與財務部門溝通，管理部門協商等。

2.7 合理利用第三方力量，助力履約驗收工作

大多數高校限于專業設置的原因，僅僅憑借自身力量很難建立完備的專家庫，因此驗收一些專業性強的儀器設備需要校外力量的協助。①利用招標代理公司現有的專家庫資源，委托招標代理公司組織專家進行驗收；既可解決無專家庫的問題，也可保證驗收的針對性和專業性。②邀請未中標的投標人參與驗收。財政部87號令第七十四條對此也做了明確規定：采購人可邀請參加本項目的其他投標人或者第三方機構參與驗收，參與驗收的投標人或者第三方機構的意見作為驗收書的參考資料一并存檔。這樣可防止供應商與采購人相互串通，遏制虛假招標；可防止不法供應商采用以次充好的手段；減少無謂的投訴，提高工作效率。

3 結 語

新形勢下，高校儀器設備的履約驗收管理面臨著更加嚴峻的局面。我校通過完善儀器設備日常管理辦法，制定驗收規范，統一驗收標準，加強內部溝通等措施，彌補了儀器設備驗收管理方面存在的不足，提高了驗收工作效率，取得了良好效果。在實際業務操作中，高校仍普遍存在驗收工作不夠重視、合同及招標文件不完善導致驗收困難、驗收內容及流程不規范等典型問題。因此，高校還需根據自身情況通過優化機構設置、逐步建立切實有效的驗收管理制度體系、規范驗收內容和標準、結合更新技術手段等方式，不斷彌補自身的管理漏洞，開辟符合校情的管理路徑，才能充分提高儀器設備的使用效益，切實維護學校的最終利益。