淺談醫院病案檔案數字化建設的組織管理

摘要：在信息化時代，醫院有必要進行病案檔案的數字化建設?；诖?，本文分析了醫院病案檔案管理現狀，并探究了醫院病案檔案數字化建設的組織管理舉措，從明確各層領導職責、數字化建設流程及規范、數字化建設質量監控、數字化建設信息核對及查找、明確病案室小組長職責等方面進行了論述。

關鍵詞：醫院病案檔案 數字化建設 組織管理

現今，部分醫院尚且存在病案的紙質化管理問題，僅能運用電腦對病案信息進行簡單的加工及處理，極大地降低了醫院的工作效率，且不利于病案信息共享網絡的構建。為實現紙質病案的無紙化存儲及數據利用，我院對病案檔案進行了數字化建設，以微縮數碼影像技術為依托，并輔以相應的信息管理技術，實現了病案的數字化建設，進一步提升了醫院的工作效率。故而，針對醫院病案檔案數字化建設，本文對相應的組織管理舉措進行了探究。

一、醫院病案檔案管理現狀分析

探析我院的病案檔案管理現狀，其檔案管理方式主要采用紙質化管理。在電腦病案檔案管理中，僅僅在電腦中錄入了病案首頁，所能提供的服務內容較為簡單，僅能進行簡單的病案信息加工及檢索。以此為基礎，相關人員若要獲取更為詳盡的病案檔案資料，就只能在病案檔案室調閱相應病案原件。為了提供更為便捷的醫療服務，我院對病案檔案管理進行了數字化建設，利用了微縮數碼影像技術及相應的信息管理技術，以數字化技術手段實現了病案檔案的無紙化存儲，將歷史紙質病案檔案有效利用起來?？剂酷t院病案檔案的數字化建設，其優勢就在于解決了病案檔案的長期保存問題，并推動病案檔案資料庫向知識庫的轉變，進一步規范了病案歸檔的管理工作[1]。具體而言，關于病案檔案的長期保存，我院病案檔案數字化建設可實現病案數字化打包，其空間存放率提升約40%，極大地促進了檔案的查閱及復印工作。關于病案數字化，依托信息網絡平臺，病案數據庫就具有了知識庫的屬性及功能。簡而言之，依托信息網絡平臺，我院可提供數字病案查閱服務，且服務時間不受限制。由此，依托歸檔病案資料，臨床醫務人員可開展相應科研任務。關于病案歸檔的管理規范，相較于其他病案檔案保管手段，信息化建設不僅可以降低病案檔案的保管成本，還可規避病歷資料的損壞及遺失的問題。由此，對于過往重要病案，相應的查找及利用極為便利。

二、醫院病案檔案數字化建設的組織管理舉措

（一）明確各層領導職責

在數字化建設前，我院明確了病案檔案數字化建設流程及建設要求。其后，由于本院的病案檔案數字化建設以外包的形式進行，故而我院明確了各層領導職責。具體而言，以分管信息科病案工作的副院長為組長，而管理小組成員就包括信息及設備科長、病案室負責人、分包公司負責人等，對其管理職責進行明確，并落實管理責任。例如，設備及信息科長的職責范圍，就應包括配合分管領導招聘并錄用部分操作人員。關于病案檔案數字化建設，本院以招標的形式選擇相應的制作公司。同時，對于專業操作人員的錄用，則由本院及中標公司共同進行選擇性錄用。此外，本院數字化建設管理小組對外包單位的工作流程及質量進行控制監督，并嚴格篩選制作中所需的硬件設備，而交付于外包公司的所用病案資料，嚴禁各種形式的向第三方泄密行為，否則就需承擔相應責任。

（二）數字化建設流程及規范

關于數字化建設流程及規范，應從數字化建設流程、加工流程規范等方面分析。例如，數字化建設流程。考量數字化建設的基本流程，應包括病案整理與翻拍、病案編目及圖像處理、圖像質檢及數據上傳等。此外，針對數字化建設流程中的常見問題，本院進一步規范了加工流程，并設置專人進行質量監控，健全了系統的自動識別功能，以杜絕并減少相應問題的出現。例如，加工流程規范。針對加工流程，本院采取了流水線的作業方式，將其具體劃分為分包及領用登記、整理及翻拍、首頁數據加工及索引、校對及打包等環節，并實現了每個環節的專人負責，并運用計算機記錄了每個環節的工作日志，使領用登記及翻拍、索引及校對等環節按照工作日志有序進行。

（三）數字化建設質量監控

關于數字化建設質量監控，應從專人質量控制、排序分包、領用登記、病案翻拍人員等方面分析，具體可參考以下內容：

第一，專人質量控制。在領用登記中，一旦保存了相應的號段與病案份數，就不能進行相應的修改操作。其間，相應號段與病案份數若存在錄入錯誤，可由質控人員依托系統后臺，進行相應的修改操作[2]。同時，在此過程中，若病案歸包存在錄入錯誤，而正確歸屬包號已經錄入了計算機，對于質控人員而言，應首先確認紙質病案已經正確歸包，隨后方能進行相應信息的修改操作。此外，對于已翻拍病案，質控人員應兼負抽查工作。在抽查工作中，質控人員應注重重要病案及死亡病案的抽查，以確保該類病案并不存在缺頁及掃描質量問題。

第二，排序分包。分包人員可在病案架上提取病案，隨之對病案編號進行排序。其中，一包應包括一百個連續的病案號編號包及記錄號段。其后，質控人員應核對病案數目，并對分包環節的排序打包工作進行檢查，以確保排序打包符合相應要求。

第三，病案翻拍人員。以病案號為依據，病案翻拍人員可在計算機中提取相應的病案信息。由于病案大多存在歷史病例，相應的紙質差異性較大，甚至出現部分資料發黃及損壞現象，在紙張規格上也存在不盡相同的問題。故而，病案整理與翻拍人員應修補并粘貼相應的病案資料，考量相應的資料的數字化加工性，并在加工前進行統一編號，并規避病案的損壞問題。

（四）數字化建設信息核對及查找

關于數字化建設信息核對及查找，應從首頁信息補充、建立索引、基本信息核對、紙質病案條形碼定位等方面分析，具體可參考以下內容：

第一，首頁信息補充。在病案翻拍后，病案首頁加工人員應將病案首頁的基本信息錄入并補充完整。簡而言之，依據包號，首頁信息補充人員可運用計算機調出病案首頁頁面，將相應信息補充完整。以促進今后病案微縮系統的查詢調閱工作。

第二，建立索引。關于分頁加工，是針對一本病案中的每一張圖片進行的名稱輸入及編號。在分頁時，應對病案中的必須記錄單進行檢查，查看其是否翻拍或存在醫師遺漏問題。針對已翻拍圖片，若存在拍反及傾斜、不完整及手印等問題，或是原件不清且尚未進行標記的問題，應對之進行確認及重掃。

第三，基本信息核對。針對計算機所錄入的基本信息，校對人員在錄入過程中應對之進行核對。簡而言之，在錄入病案號、出入院日期、病員姓名等信息時，應對本次與上次的錄入信息進行核對，若出現核對項不相符合的問題，校對人員就應查看病案首頁信息。在查看過程中，校對人員若發現問題，就應尋求質控人員的幫助，并在其輔助下完成修正工作，以確保病案首頁基本信息錄入的準確性[3]。

第四，紙質病案條形碼定位。在以上流程進行完后，打包加工流程就應轉變相應的工作內容。簡而言之，對于已完成錄入的紙質病案，應對之進行條形碼定位。在條形碼技術應用后，就可實現原始紙質病案的裝箱保存。之所以對紙質病案應用條形碼定位技術，是為了便于今后的紙質病案管理，以充分發揮條形碼定位技術的管理職能，促進病案的快速查找。

（五）明確病案室小組長職責

關于明確病案室小組長職責，應從核對病案翻拍數據、質量監控、配合驗收等方面分析，具體可參考以下內容：

第一，核對病案翻拍數據。在每天的病案翻拍結束后，病案室小組長就應依托后臺運行軟件，對當天病案的翻拍份數及頁數進行檢查，并將之統計成具體的數據表格，隨之結合外包公司提供的相應數據，可核對翻拍數據的準確性。

第二，質量監控。對于病案圖像，應保證圖像清晰，并在操作中注意規避圖像傾斜及打印模糊問題。簡而言之，對于每份病案的圖像，相關人員應進行逐頁檢查，以確保圖像并不存在字跡斷續、雜點、傾斜、深淺不勻等問題。經判定合格后，相關人員方可存儲圖像。在病案翻拍過程中，若圖像質量不合格，相關人員應重新翻拍。同時，為滿足病案檔案的索引要求，對于每個圖像，相關人員都應標注屬性，并使之具備可更改性。為滿足數據對應要求，相關人員應保證病例圖像與病例索引數據的正確率，且正確率應為100%。

第三，配合驗收。在病案數字化建設完成后，就可進行驗收工作。其間，對于病案室小組而言，應與管理小組積極配合，以促進驗收工作。例如，在病案檔案數量核對中，相關人員應仔細核對本院所應接收的病案圖像數量，并保證其準確性。關于隨機抽查，應對一定數量的紙質病案及病案圖像質量及數量進行隨機性的抽查，并保證抽查比例占病案圖像總數的3%以上。

三、結語

為促進紙質病案的數字化建設，不僅要致力于解決存儲空間問題，更要側重于解決歷史病案的信息化問題。經過以上分析可得，我院紙質病案的信息化建設促進了醫院病案信息庫的進一步完善，將歷史病案與新病案有效整合起來；且經過實踐應用，病案信息化建設拓展了我院HIs系統的信息量，使歷史病案實現了永久性保存，促進了病案信息共享網絡的構建。

參考文獻：

[1]周林翠.醫院病案管理的方法與質量提升研究[J].現代經濟信息，2018，（09）：153.

[2]林凌.淺析醫院病案檔案管理中存在的問題及改進措施[J].辦公室業務，2018，（03）：120-121.

[3]李淑春.醫院檔案數字化管理及質量控制的思考[J].辦公室業務，2016，（04）：179.

（作者簡介：徐藝，學歷：本科，畢業于湖北工程學院；單位：湖北省廣水市第一人民醫院；現有職稱：檔案館員；研究方向：檔案管理。）