檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題研究

程丹

摘 要：近年來，伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，檔案管理融入了新的元素，包括云計算、大數(shù)據(jù)等，為檔案信息化奠定了基礎(chǔ)，也帶來了促進作用。但是，從另一個角度分析，其中存在安全問題。為從本質(zhì)上提高檔案信息化管理的有效性，本文著重分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢，并對安全問題展開討論與分析。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；優(yōu)勢；安全

檔案信息化管理是社會不斷進步所帶動的趨勢，是時代發(fā)展的產(chǎn)物，主要表現(xiàn)在將傳統(tǒng)檔案的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾砟Ｊ剑瑹o論是信息的輸出還是管理轉(zhuǎn)移都具有重大推動性。然而，在檔案信息化管理過程中卻存在許多安全隱患，需對其加以研究，并針對性地提出解決對策。

1、檔案信息化管理的優(yōu)勢

回顧傳統(tǒng)檔案管理過程，無論是信息的輸入還是查詢等多以紙質(zhì)作為載體，新時代信息化的有效融入打破了傳統(tǒng)檔案管理的模式，使得歸檔方式多樣化，檔案種類也更豐富了。除了實物可以作為檔案歸檔，一些電子化的數(shù)據(jù)，如視頻、音頻等也可納入歸檔范圍，提高了檔案的準確性與有效性。

1.1 提升檔案信息利用率

傳統(tǒng)檔案管理方式中，檔案信息多數(shù)被記錄在紙質(zhì)載體上，如果需要借閱或者利用，大多數(shù)情況下離不開復(fù)印，如此一來，不僅操作復(fù)雜，工作效率也不高。在社會的不斷發(fā)展下，無紙化辦公被大力倡導(dǎo)，信息化的應(yīng)用能夠有效解決紙質(zhì)記載的局限，突破信息傳遞的速度，而且減少儲存空間的壓力，大大提升了檔案信息的整體利用率。

1.2 提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案檢索方式多以查閱紙質(zhì)目錄為主，檢索效率低，人工投入大，在檢索的數(shù)據(jù)量較大，翻閱的材料較多的時候，就需要多名檔案人員逐一查看，而且還不能很好地避免失誤現(xiàn)象。采用檔案信息化管理可有效解決這方面的不足，在檔案被數(shù)字化處理之后，檔案管理人員只需要檢索關(guān)鍵詞或者時間節(jié)點等相關(guān)信息便可以查到所需的內(nèi)容，不僅提高了查詢效率，也降低了誤差率，提升工作質(zhì)量。

1.3 實現(xiàn)遠程服務(wù)

對實體檔案進行物理管理是傳統(tǒng)檔案管理的一種表現(xiàn)形式，借閱的常用方式就是親自到檔案儲存地點申請查閱、借用，這種方式對異地有借閱需求的人帶來了難題。在科學(xué)不斷進步的今天，越來越多的檔案已被數(shù)字化處理，檔案信息的傳遞可以突破空間的約束，對于可被公開的檔案，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的幫助下便可實行遠程檢索，并且還可以進一步實現(xiàn)檔案信息的空間轉(zhuǎn)移，在網(wǎng)絡(luò)上對檔案進行復(fù)制，下載或者打印，為更多不便到現(xiàn)場借閱的人們提供了便捷的服務(wù)，更大程度地實現(xiàn)檔案服務(wù)于社會的基本價值。

2、檔案信息化管理所存在的安全問題

檔案信息化管理需要借助計算機作為管理的主要工具，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展卻影響著計算機這種管理工具的應(yīng)用。檔案信息化管理過程中最大的威脅就是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對計算機內(nèi)儲存信息的沖擊，這種沖擊將引發(fā)信息安全問題。筆者經(jīng)過歸納，將所存在的安全問題概述如下：

2.1 無法明確電子檔案的真實

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，以文書檔案為例，查看實物便可直觀地看到文件當中的簽名、蓋章等情況，雖然實物查看的流程相對繁瑣，但從嚴格上分析，其檔案信息的真實性可靠程度高，而經(jīng)過檔案信息化管理的文件，借閱者從電腦屏幕進行查看，就無法辨別文件的真實性和準確性。從另外一個角度分析，電子檔案可進行復(fù)制和修改，一些不法分子通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對計算機中的檔案信息進行竊取和不法利用，這樣一來無法從本質(zhì)上保障檔案信息的準確性和合法性，這一系列的安全問題會對檔案信息化管理造成制約與影響。

2.2 保存中存在安全問題

對檔案進行保存是十分重要的一個環(huán)節(jié)，與紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案保存時間更長，而且不用擔(dān)心蟲咬，光照等問題的影響。但不可否認的是檔案信息保存過程中同樣存在特殊情況，比如因為檔案管理人員自身原因?qū)е聶n案沒有保存，或者因為計算機死機、遭受電腦病毒等因素，也會導(dǎo)致電子檔案保存受到影響，因此，需要做好保存工作，多方面分析與研究，采取相應(yīng)的措施加以處理與解決。

3、檔案信息化管理問題的解決對策

為從根本上發(fā)揮出信息化的作用與價值，需要對其問題展開討論，并針對性地提出可行性建議與對策，最終真正實現(xiàn)檔案信息化管理的效率與質(zhì)量。

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理過程中檔案管理人員的專業(yè)程度對檔案管理效果起著關(guān)鍵性的作用，其中因為檔案管理人員自身因素所導(dǎo)致的各類安全問題層出不窮，這需要被引起重視，改善人為因素所導(dǎo)致的各類現(xiàn)象。筆者認為檔案管理人員需要針對檔案信息進行保密性的學(xué)習(xí)，了解法律法規(guī)，并且還需要從現(xiàn)實出發(fā)樹立憂患意識，對國家所更新的規(guī)章制度進行了解，并做好防止檔案信息被竊取的措施，真正實現(xiàn)檔案信息化管理的可行性。除此之外，新時期的檔案管理人員還需要明確當前管理工作中所存在的安全問題，樹立保密意識，在日常工作中嚴格遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，減少不安全因素所帶來的影響。同時，根據(jù)情況，對檔案管理人員進行培訓(xùn)與教育，其培訓(xùn)內(nèi)容不僅在于提高檔案管理人員的專業(yè)技能與水平，還需要將檔案信息的安全憂患意識深入每位檔案管理人員的心中，及時對曾經(jīng)出現(xiàn)的安全問題進行分析，得出解決措施，避免日后的管理中問題再現(xiàn)。從不斷的學(xué)習(xí)與實踐當中總結(jié)經(jīng)驗，提高檔案信息化管理的可靠性。

3.2 構(gòu)建檔案信息安全保障體系

要想真正提高檔案信息化管理的安全性，需要構(gòu)建檔案信息安全保障體系，這是實現(xiàn)檔案信息化管理的重要內(nèi)容，也是保證其安全性的關(guān)鍵所在。不管是原始檔案還是被數(shù)字化處理的檔案均需要得到規(guī)章制度的保護，這樣才能從本質(zhì)上保障檔案信息化管理的可行性。第一是積極貫徹落實檔案信息化管理制度，從現(xiàn)實出發(fā)，明確各項責(zé)任，并將責(zé)任精確到個人，這樣在發(fā)生問題的時候可以減少互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生；第二是要做好計算機的日常管理工作，比如殺毒工作，要選擇正版的殺毒軟件，避免計算機的運行受到影響；第三是要優(yōu)化檔案信息化管理的工作流程，招聘優(yōu)秀的人才做好程序的管理，提高其安全性；第四是需要在做好電子檔案管理工作的同是也要注重紙質(zhì)檔案管理，在現(xiàn)有的技術(shù)條件下，電子檔案無法全面取代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的自身優(yōu)勢依然存在，因此不能忽視這方面的管理，要做到兩手抓。

3.3 在技術(shù)層面上做好安全工作

第一是需要對使用權(quán)限加以驗證，這樣可以降低不法分子竊取信息的現(xiàn)象；第二是要對檔案采取加密處理，即便不法分子盜取了檔案信息，也無法打開；第三是要對檔案文件采取禁止編輯設(shè)置，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比較，電子檔案更易被修改，禁止編輯功能，只開放查詢與查看功能，這樣不僅可以提高檔案信息的安全性，并且也能夠提高其可靠性；第四是要做好網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督與控制的工作，外部網(wǎng)絡(luò)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)之間需要進行有效的隔離，要對檔案信息的輸入以及輸出加以監(jiān)控，并做好記錄保存，保證其安全性；第五是可以應(yīng)用簽署技術(shù)，主要包括兩種，分別是手寫式與電子證書式等，前者是指管理人員在輸入板上簽名，并通過技術(shù)轉(zhuǎn)化的方式保存，后者則是對文件的管理者采取加密處理，在使用文件的時候需要按照解密算法進行解密，通過將管理過程進行留痕與特殊處理，也能提高檔案信息化管理的可靠性。

參考文獻：

[1]林東芳. 探討檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：148-149.

[2]李麗. 信息化發(fā)展對行政事業(yè)單位檔案管理的影響研究[J]. 蘭臺內(nèi)外，2017（03）：26.

[3]王寶霞. 檔案信息化管理中安全問題的解決途徑[J]. 學(xué)理論，2009（14）：137-138.

[4]王薇. 檔案信息化管理的優(yōu)勢及相關(guān)安全問題分析[J]. 黑龍江科技信息，2016（12）：178.

[5]徐艷喆. 人事檔案管理的信息化工作[J]. 蘭臺世界，2016（11）：77-78.